Warum Event-Tech immer wichtiger wird

Event-Technologie ist längst bei der Organisation und Durchführung von Events angekommen. Online-Registrierung, digitales Teilnehmer*innen-Management, Online-Zahlungen, mobile Event-Apps, Engagement-Tools, Event-Plattformen oder Location-Plattformen sowie viele weitere digitale Lösungen haben die Art und Weise wie Events geplant, durchgeführt und bewertet werden, revolutioniert.

Event-Technologie ist mehr als nur ein Trend. Sie ist zu einer festen Säule bei der Planung und Durchführung von Events geworden. Auch die Integration von CRM- und Marketing-Lösungen ist ein entscheidender Bestandteil, um Event-Technologie zu nutzen und stets weiterzuentwickeln. Was besonders wichtig ist, um Event-Technologie und Event-Tech-Spezialist*innen im Unternehmen zu etablieren, erfahren Sie in diesem Beitrag und auf der Cvent CONNECT Deutschland.

Es gibt viele Gründe, warum bei Events immer mehr Technologie im Einsatz ist. Cvent hat dazu die folgenden Trends als Kern-Treiber identifiziert:

• 1. Personalisierung des Datenschutzes 
• 2. Mehr interne Eventtechnologien 
• 3. Mehr in Events integrierte Technologie 
• 4. Mehr interaktive Events 
• 5. Gastgewerbe und Personalisierung 
• 6. Die Branche wächst 
• 7. Vereinfachung 
• 8. Spezialisierung 

Ob Sie eine Online-Registrierung aufsetzen, das Programm der Veranstaltung auf die Website bringen oder eine Event-App nutzen wollen, Sie brauchen Event-Tech-Spezialist*innen für unterschiedlichste Bereiche und Prozesse. Die Aufgaben eines Event-Tech-Profis sind vielfältig. In der Regel ist es eine Kombination der folgenden Aspekte: 

• Management von Event-Tech: Entwicklung, Implementierung, Ausführung und Wartung der Event-Tools 
• RFP und Anbieter-Review-Management: Entwicklung von RFPs und Überprüfung von Anbietern, Verhandlungen mit Dienstleistern 
• Projektmanagement für die Registrierung und die Website, Optimierung der Prozesse für eine bessere User Experience 
• Datenanalyse: Umfangreiche Analyse und Reporting, Ableitung von Strategien 
• Forschung und Entwicklung: Event-Tech durch Tests und Forschung, kontinuierliche Bewertung und Anpassung von Strategien 
• Vor-Ort-Support: Zusammenarbeit mit externen Tech-Anbietern für Unterstützung von Events vor Ort 

• Analytisches Denkvermögen
• Lernbereitschaft / Lernfähigkeit
• grundsätzliches Verständnis von Technologie-Konzepten 
• Teamfähigkeit  
• Lösungsorientierung

Der oder die Event-Tech-Expert*in sollte eine Vorliebe für logistische Systeme und Arbeitsabläufe sowie eine gewisse Wertschätzung für Automatisierung mitbringen. Erfahrungen im Projektmanagement und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und zu delegieren, sind ebenfalls hilfreich. 

Erfolgskriterien für Event-Tech-Expert*innen sehen anders aus als für Planer*innen. Ihre Erfolgskennzahlen verdeutlichen beispielsweise die Teilnehmer*inneneinbindung dank Event-Technologie sowie die Akzeptanz dieser. Darüber hinaus sind sie dafür verantwortlich, viele dieser Daten an das Event- oder Marketing-Team weiterzuleiten und unterstützen diese dabei, einen nachweisbaren ROI zu ermitteln.

Event-Tech-Profis unterliegen natürlich auch mehreren unternehmensweiten KPIs und werden daran gemessen, ob und wie stark sie Prozesse effizienter machen. Oder ob interne und externe User*innen Probleme bei der Nutzung dieser Event-Tech hatten. Weniger Beschwerden und Anfragen sind wertvoll. Doch noch wichtiger sind die Verbesserungen der Event-Prozesse vor, während und nach dem Event sowie für alle Abteilungen und Dienstleister. 

Es gibt weder ein klares "Ja" noch ein klares "Nein" für eine der beiden Varianten, denn beide haben Vor- und Nachteile.  

PRO Insourcing 

• Neue Technologien stellen eine erhebliche Investition dar
• Mehr Kontrolle über Daten
• Ein/e interne/r Spezialist*in ist besser 
  auf spezifische Bedürfnisse und Kultur eingestellt
• Interne Investitionen in diese Kompetenzen bieten Raum 
  für Optimierungen
• Die interne Zentralisierung des Technologiemanagements vereinfacht die Due-Diligence-Logistik
• Flächendeckender Einsatz dieser Technologie 

PRO Outsourcing 

• Diskussion über die Vor- und Nachteile eines/r Event-Tech-Expert*in
• Vielfältiges Kund*innen-Portfolio
• Geringes Management-Buy-in intern
• Stresstest für die Teamfähigkeit

Event-Technologie beeinflusst die Planung und Durchführung von Events immer stärker und ist ein wichtiger Bestandteil des gesamten Eventmanagements geworden. Die Rolle von Event-Tech-Expert*innen nimmt daher weiter an Bedeutung zu. Wollen Sie Event-Technologie einmal live erleben und die neuesten Entwicklungen für die MICE-Branche aus erster Hand erfahren? Dann kommen Sie zur Cvent CONNECT Deutschland. Am 8. November 2023 live in Frankfurt – im SPARK von 9 bis 17 Uhr.