Wow-Momente in einer Ära des Wandels schaffen

In einer Zeit, in der wir einer Vielzahl globaler Herausforderungen gegenüberstehen, müssen auch Tagungen, Meetings und Kongresse neu ausgerichtet werden. Die Forschungsphase „Navigating Business Events in Challenging Times“ des Innovationsverbundes Future Meeting Space hat sich zum Ziel gesetzt, die Rolle von Business Events in dieser Ära des Wandels zu überdenken und daraus konkrete neuartige und veränderte Eventformate und -konzepte abzuleiten. Dabei werden auch die sozialen Komponenten von Veranstaltungen als Ort des gemeinsamen Lernens und des Aufbaus von Netzwerken sowie ihre Unterstützung bei Transformationsprozessen untersucht. Ziel ist es, „Meaningful Events“ zu erschaffen, die sowohl einen klaren „Purpose“ (d.h. Sinn und Zweck) besitzen als auch eine „Legacy“ (d.h. ein Vermächtnis) jenseits des eigentlichen Ereignisses hinterlassen.

Der erste Schritt des für das Jahr 2023 konzipierten Forschungsprozesses identifizierte zunächst die Auslöser und Beweggründe für die Durchführung von Business Events aus Sicht der Veranstalter. Im zweiten Schritt konzentrierte sich die Forschung auf die Entwicklung neuer Bausteine für Eventkonzepte. Dazu wurden co-kreative Entwicklungsworkshops und Interviews mit Fachleuten und Expert*innen aus verschiedenen Disziplinen durchgeführt. Die Einbeziehung von Expert*innen aus den Bereichen Community-Building, Storytelling, Dramaturgie, Eventpsychologie, Wirtschaftsethik, Bildung und Diversität hat eine interdisziplinäre Perspektive geschaffen, um neue Eventbausteine zu entwickeln. 

Nach über 20 Gesprächen in Interviews und Workshops mit Expert*innen der verschiedenen genannten Disziplinen haben sich klare Trends und Entwicklungen herauskristallisiert, die zukünftige Veranstaltungen prägen werden. Die Expert*innen nannten dabei Nachhaltigkeit und Digitalisierung als Themen mit dem größten Einfluss. Aber auch Wirtschaftlichkeit, Fachkräftemangel, Kostendruck, Globalisierung und Regionalisierung, Demografie und New Work spielen eine maßgebliche Rolle bei Business Events der Zukunft. 

Nachhaltigkeit beginnt schon am Anfang eines Events mit der Anreise, denn diese macht einen erheblichen Anteil an CO2-Emissionen aus und erhöht die Notwendigkeit von ökologischem und ökonomischem Handeln immer weiter. Die nachfolgenden Generationen – beispielsweise Gen Z – legen besonders großen Wert auf Nachhaltigkeit und prüfen genau, ob es sich bei als nachhaltig kommunizierten Maßnahmen nicht nur um Greenwashing handelt. 

„Nachhaltigkeit als Trend zu sehen, ist manchmal etwas bedenklich, weil es ja eigentlich Standard sein sollte.“ 

Im Bereich der Digitalisierung bleiben hybride Formate weiterhin ein wichtiges Thema. Die interviewten Expert*innen sind sich jedoch auch einig, dass Veranstaltungen überwiegend entweder vor Ort oder digital stattfinden sollten, um sich auf eine der beiden Varianten und deren Ziele zu fokussieren. Es sollten entweder alle Vorteile der Digitalisierung genutzt werden oder aber die Möglichkeiten, vor Ort das persönliche Netzwerken zu intensivieren. Denn Learnings lassen sich zwar gut virtuell vermitteln und abrufen, die Vertiefung von Gelerntem, sowie das Networking funktioniere allerdings vor allem Ort. Auch Künstliche Intelligenz mit Anwendungen wie ChatGPT werden dabei aus Sicht der Expert*innen in Zukunft eine wichtige Rolle spielen und das Veranstaltungserlebnis maßgeblich verändern und prägen. 

Ein weiterer zentraler Aspekt, der in den Interviews zur Sprache kam, war das Networking. Die Qualität des Austauschs solle bei Business Events im Vordergrund stehen und daher mehr Zeit für Networking eingeplant werden. Teilnehmer*innen der Workshops, in denen die Entwicklung neuer Eventformate diskutiert wurde, gaben an, dass nicht ausschließlich die inhaltlichen Sessions einer Veranstaltung entscheidend waren, sondern vor allem auch der Austausch mit anderen Event-Gästen einen nachhaltigen Beitrag für meaningful Events leistet. 

„Entweder man ist digital und nutzt alle Vorteile davon oder man ist vor Ort und genießt die Möglichkeit sich zu vernetzen.“ 

Zudem diskutierten die am Forschungsprozess Beteiligten die Entwicklung neuer Formate. Durch die Veränderung der Zielgruppen von Business Events wird sich auch das, was auf der Bühne passiert, verändern. Einige der Expert*innen prognostizierten beispielsweise, dass Podcaster, YouTuber und TikToker in Zukunft die Bühnen dominieren und durch Einbindung von Sketchen, Filmen oder Kurz-Clips Abwechslung bieten werden. Auch Gamification wurde von den Expert*innen als wichtiger Faktor genannt, um das Publikum einzubinden. 

Individualisierung ist ein Dauerbrenner in unserer Gesellschaft und führt dazu, dass Veranstaltungen spezifischer auf die Bedürfnisse der Zielgruppe zugeschnitten werden müssen. Veranstaltungen können nicht mehr nach dem „One-size-fits-all“-Prinzip gestaltet werden, denn die Atmosphäre einer Veranstaltung, einschließlich Wohlfühlmomenten, Licht und Inspiration, gewinnt zunehmend an Bedeutung. Da die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit immer mehr zerfließen, nehmen Business Events zunehmend einen Festival-Character an. 

„Veranstaltungen gemäß dem „One size fits all“-Prinzip auf den einzelnen runterbrechen geht nicht mehr.“ 

Ebenso thematisiert wurde die steigende Unverbindlichkeit der Teilnehmer*innen. Die Veranstalter müssen sich mit dieser Herausforderung auseinandersetzen und Wege finden, um die Teilnehmer*innen stärker zu involvieren und zu binden. 

Im weiteren Forschungsverlauf der Forschungsphase 2023 des Innovationsverbundes Future Meeting Space werden nun konkrete Bausteine bzw. einzelne Elemente einer ganzheitlichen Veranstaltungskonzeption entwickelt und getestet, um diese anschließend zu evaluieren und anzureichern. Daraufhin werden die Bausteine zu einem Baukastensystem zusammengefügt und daraus praxisrelevante Handlungsempfehlungen abgeleitet. Ziel ist es, z. B. ein „Periodensystem für Events“ zu entwerfen, das als Orientierung für die Planung und Gestaltung von zukünftigen „meaningful“ Business Events mit Wow-Momenten dienen soll.