„Wir brauchen ein starkes Konzept, bevor wir über Tools und Inhalte nachdenken“

Matthias Schultze: Am 14. April fand der Global Meetings Industry Day (GMID) mit dem neuen #GMIDgoesvirtual erstmals online statt – ein Versuch, einen neuen Guinness-Weltrekord mit dem größten virtuellen Veranstaltungspublikum aufzustellen. Sie waren Teil des Organisationsteams. Wie ist es gelaufen? Was sind Ihre größten Lehren aus dieser Veranstaltung?

Miguel Neves: GMID Goes Virtual war ein beeindruckendes Erlebnis! Die Planungen begannen erst einen Monat vor der Veranstaltung, doch sie wurde von 50 Veranstaltungsexpert*innen, allesamt Freiwillige, organisiert und diese hatten ein gemeinsames Ziel: Die Branche zusammenzubringen. Die Gruppe brachte so viel Leidenschaft in das Projekt und die Arbeit war unglaublich lebhaft. Nicht zuletzt deshalb war es mir eine große Freude, an diesem Projekt beteiligt gewesen zu sein. Den Weltrekord konnten wir zwar nicht knacken, doch wir sind stolz auf unsere erfolgreiche Arbeit und dass es uns gelungen ist, unsere Branche zu vereinen.

Matthias Schultze: Haben Sie Tipps für Ihre Kolleg*innen, die vor der Herausforderung stehen, eine virtuelle Veranstaltung ohne viel Vorlaufzeit zu organisieren?

Miguel Neves: Mein Rat für alle Kolleg*innen, die an einer ähnlichen Herausforderung arbeiten, ist die Erarbeitung eines starken Konzepts. Dieses muss gewährleistet sein, bevor sie über die Instrumente oder gar Inhalte der Veranstaltung nachdenken.

Da aktuell fast alle Veranstaltungen virtuell stattfinden, sollten wir sie zudem als globale Veranstaltungen wahrnehmen und uns darüber im Klaren sein, dass es nie einfacher war, an ihnen teilzunehmen. Es gibt keine Ausreden mehr, weshalb jemand nicht über den Computer zugeschaltet sein sollte. Dies bedeutet aber auch, dass es nur einen „Klick“ benötigt, um sich E-Mails oder anderen Dingen zu widmen. Es zeigt sich, dass wir bei virtuellen Veranstaltungen einen ganz anderen Grad von Engagement sehen als bei Präsenzveranstaltungen. Zudem sind der Kreativität von Planer*innen virtueller Veranstaltungen fast keine Grenzen gesetzt, und sie verfügen über eine Vielfalt an Tools, um diese weiter auszuloten. Deshalb ist die direkte Übertragung von traditionellen Veranstaltungsformaten in die virtuelle Welt möglicherweise nicht die beste Lösung.

Stattdessen müssen wir uns Gedanken über neue Veranstaltungsstile und -konzepte im virtuellen Raum machen. Letztlich können nur auf diese Weise die Ziele und Erwartungen der Teilnehmer*innen, Organisator*innen und Sponsoren erfüllt werden. Erst wenn ein starkes Konzept erarbeitet wurde, können wir uns den Speakern und den für die Produktion und die Durchführung der Veranstaltung erforderlichen Tools widmen.

Matthias Schultze: Mit welchen Ideen reagieren Sie auf die aktuelle Krise?

Miguel Neves: Die aktuelle Krise ist definitiv nicht „business as usual“ und wir alle mussten unsere Arbeit anpassen. Gerade Unternehmen, die mit der Durchführung von virtuellen Veranstaltungen beschäftigt sind, haben aktuell hervorragende Möglichkeiten. Es gibt aber auch andere Bereiche, die sehr interessant und lohnenswert sein können. Deshalb habe ich meine Zeit damit verbracht, kreative Ideen für verschiedene Veranstaltungsformate zu erarbeiten und hoffe, dass diese im kleineren Rahmen bald umgesetzt werden können. Außerdem habe ich in den letzten Monaten gespannt auf die Entwicklung neuer Veranstaltungsformate geblickt und bin insbesondere von solchen begeistert, die online beginnen und real fortgesetzt werden können.

Matthias Schultze: Wie stellen Sie sich die Tagungs- und Veranstaltungsbranche Post-Corona vor?

Miguel Neves: Die kommenden Monate, und möglicherweise auch Jahre, werden sicherlich von der aktuellen Krise geprägt sein. Aus diesem Grund wird es für unsere Branche wichtig sein, einen Mehrwert zu generieren anstatt lediglich zu versuchen, zu der Zeit vor der Krise zurückzukehren.

Veranstaltungen werden sich vielleicht unwiderruflich verändern, aber das muss nicht zwingend negativ sein. Ich sage das, weil ich der Meinung bin, dass wir weiterhin sensibel auf staatliche Vorgaben, persönliche Wahrnehmungen und die sehr verschiedenen Komfortlevel von potenziellen Veranstaltungsteilnehmer*innen reagieren müssen. Wie eine solche Veranstaltung genau aussehen wird, das kann ich jedoch nicht sicher sagen. Deshalb appelliere ich an alle Kolleg*innen, dass wir weiterhin an einem klaren Ziel und mit einer Offenheit für neue Ideen zusammenarbeiten.