Zukunftsszenarien für Business Events

01.03.2022

Wie wird die Zukunft aussehen? In einer komplexen Welt mit vielschichtigen Herausforderungen fällt der Blick auf das „big picture“ manchmal schwer. Der Innovationsverbund Future Meeting Space (FMS) hat in seiner jüngsten Forschungsphase daher drei Zukunftsszenarien für Business Events in der Post-Corona-Ära entwickelt, die der Zukunft ein Gesicht geben.

Die Studie mit dem Titel „Ökosysteme im Wandel – Zukunftsszenarien für Business Events im Zeitalter grenzenloser Kommunikation" veranschaulicht, wie sich Veranstaltungen aufgrund verschiedener Einflussfaktoren verändern werden. Darüber hinaus ermöglicht sie uns, die Auswirkungen dieses Wandels für jedes der drei Szenarien auf Veranstaltungsorte, -formate, Technologien und die künftig benötigten Qualifikationsprofile zu übertragen.

Zurück zum Altbewährten mit Schwerpunkt auf persönlichem Service

Im Szenario "Tried and trusted – renaissance of the real" stellen wir uns eine Welt vor, in der wir zum Vertrauten zurückkehren und persönliche Treffen das A und O bleiben. In diesem Umfeld dominieren zentrale, große Veranstaltungsorte, die möglichst viele Teilnehmer*innen aufnehmen können. Die Räume sind klassisch gestaltet, verfügen aber auch über spezielle clubähnliche Bereiche sowie persönliche Arbeits- und Erholungsräume. 

Ähnlich konventionell sind die Veranstaltungsformate mit einem hohen Strukturierungsgrad. Das bedeutet, dass Inhalte vor allem in klassischen Präsentationen vorgestellt und interaktive Formate oder kreative Workshops nur sehr selektiv für bestimmte Zielgruppen und Themen eingesetzt werden. Da der persönliche Austausch für die Teilnehmer*innen an erster Stelle steht, rücken Networking-Möglichkeiten in den Mittelpunkt von Veranstaltungen.

Im "bewährten" Szenario benötigen Veranstaltungen weniger technisches Equipment, weil sie rein analog durchgeführt werden und somit keine digitalen oder hybriden Setups erfordern. Digitale Tools werden nur dann eingesetzt, wenn sie das physische Erlebnis verbessern und den persönlichen Austausch unterstützen. 

Betrachtet man die Qualifikationsprofile von Event Professionals, so steht ein erstklassiger Service bei Veranstaltungen im Vordergrund. Dies erfordert kundenorientierte Mitarbeiter*innen mit sehr guten Netzwerkfähigkeiten. Soft Skills wie Empathie, Leidenschaft und ein Grundverständnis für Kundenanliegen bilden die Basis der künftigen Kompetenzprofile.

Maximale Flexibilität für Infrastruktur und Menschen

Das Szenario "Diverse and flexible – the global community" ist das genaue Gegenteil des „tried and trusted“-Ansatzes: Es herrscht Flexibilität in Bezug auf Zeit und Raum. Veranstaltungen sind nicht mehr an einen Ort gebunden, da eine digitale Teilnahme problemlos möglich ist. Weltweite Kooperationen zwischen Veranstaltungsorten entstehen und technologiegestützte Multi-Site-Events werden zum Massenphänomen. Kleinere Veranstaltungsräume in Stadtzentren, die nicht exklusiv nur Veranstaltungslocations sind, werden bevorzugt. 

Wenn Menschen vor Ort an Veranstaltungen teilnehmen, entscheiden sie sich ganz bewusst dafür. Die persönliche Begegnung mit anderen Menschen hat dann oberste Priorität, da Networking und Socialising im digitalen Raum nur sehr begrenzt möglich sind. Im Allgemeinen nimmt die Vermittlung rein informativer Inhalte sowohl bei physischen als auch bei hybriden Veranstaltungen ab. Es werden neue modulare Workshop-Formate entwickelt, die von den Teilnehmer*innen individuell gestaltet werden können. Dies fördert einen hohen Partizipationsgrad bereits im Vorfeld von Veranstaltungen, was wiederum mutige und innovative Konzepte entstehen lässt.

Virtuelle Kommunikationsplattformen und digitale Tools sind in diesem Szenario integraler Bestandteil vieler Veranstaltungen. Hybride Formate werden zum Standard. Um die Interaktion zwischen physischen und virtuellen Teilnehmer*innen zu verbessern, wird die Verfügbarkeit sogenannter „Smart Surfaces“ in den Locations zum Schlüssel. VR/AR-Technologien unterstützen die virtuelle Teilnahme. Da der Besuch von Veranstaltungen häufiger mit privaten Reisen verknüpft wird, um die Reisezeit optimal zu nutzen und den damit verbundenen Aufwand zu rechtfertigen, werden Apps zum Kennenlernen des jeweiligen Reiseziels eingesetzt.

Durch die Zunahme virtueller und hybrider Veranstaltungen wächst der Bedarf an digitalen Kompetenzen der Mitarbeiter*innen immens. Gefragt sind vor allem "Interface Manager" für die Gestaltung von Schnittstellen zwischen der virtuellen und realen Welt. Die Zusammenarbeit in internationalen projektbasierten Teams erfordert neben dem fachlichen Know-how auch Soft Skills. Flexibilität und schnelle Anpassungsfähigkeit werden zu Grundvoraussetzungen.

Nachhaltiges Verhalten treibt innovative Events voran

Im Szenario "Green and aware – the net zero society" ist Nachhaltigkeit das Leitprinzip allen Handelns. Vor allem bereits bestehende Gebäude werden als Veranstaltungsorte gewählt und deren optimale Nutzung möglichst ohne Leerstand ist von zentraler Bedeutung. Große Veranstaltungslocations dienen daher auch als Bildungseinrichtungen oder temporäre Arbeitsräume. Besucher*innen erwarten authentische und ganzheitliche Nachhaltigkeitskonzepte. Um klimaneutrale Gebäude zu schaffen, müssen sowohl die Gebäudetechnik als auch andere Infrastrukturelemente erneuert und nach nachhaltigen Standards gestaltet werden. "Green Events" werden zur zentralen Marketingstrategie.

Während klassische Frontalveranstaltungen weitgehend verschwinden, sind neue Formate gefragt, die die natürliche Umgebung stärker einbeziehen und durchaus auch unter freiem Himmel stattfinden können. Generelle Leitlinie für Veranstaltungsformate ist die Reduktion auf das Wesentliche. Improvisation und die Entwicklung innovativer Lösungen gemeinsam mit den Teilnehmer*innen stehen im Vordergrund. Tatsächlich stellen die Veranstalter zunehmend nur noch die Plattform zur Verfügung, ohne ein festes Programm vorzugeben.

Die Investitionen in neue Technologien und digitale Tools steigen, um neue Lösungen für ein nachhaltiges und ökologisches Ressourcenmanagement zu schaffen. Ein Schlüssel dazu sind grüne Technologien für eine nachhaltigere Wirtschaft. Auch Gesundheitsmanagement spielt bei Veranstaltungen eine größere Rolle, da die Menschen immer mehr auf ihre geistige und körperliche Gesundheit achten. Kognitive Umgebungen, die sich an die spezifischen Nutzerbedürfnisse anpassen lassen, werden zu einem Megatrend. Im Sinne ihrer Gesundheit und ihres Wohlbefindens akzeptieren die Teilnehmer*innen auch den Einsatz neuer Technologien wie Tracking-Systeme.

Für solche smarten und nachhaltigen Veranstaltungen werden spezialisierte IT-Mitarbeiter*innen benötigt – mit einem Schwerpunkt auf der Entwicklung und Integration grüner Technologien. Darüber hinaus erfordern virtuelle und hybride Veranstaltungen hochqualifiziertes technisches Personal. „Sustainability-Eventmanager" kümmern sich um die Organisation nachhaltiger Veranstaltungen und spezielle Schulungen zu Ökologie und Nachhaltigkeit werden zum festen Bestandteil im Arbeitsalltag von Event Professionals.

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