Challenges accepted: KI-Potenziale für Business Events

In fünf Teams setzten sich die rund 30 Teilnehmer*innen an zwei Tagen intensiv damit auseinander, welche konkreten KI-Anwendungen künftig die Welt von Business Events bereichern könnten. Die zu diskutierenden Themen waren von den Teilnehmer*innen selbst im Vorfeld der Veranstaltung bei einem Digital-Meetup identifiziert und priorisiert worden.

Business Events stehen vor einem enormen Entwicklungssprung. Angetrieben insbesondere durch neue Technologien erleben wir momentan eine Transformation der Prozesse und die rasante Weiterentwicklung der Instrumente, mit denen Business Events strategisch ausgerichtet, geplant und umgesetzt werden können. In diesem Kontext ist das ebx.lab konzipiert als transformative Plattform für den strategischen Austausch rund um Prozessinnovationen für Business Events und Brand Experiences.

Inhaltlicher Fokus der ersten Edition 2023 sind Lösungen im Bereich Künstliche Intelligenz. Das Format – initiiert vom GCB in Kooperation mit dem Fraunhofer IAO – richtet sich explizit an Entscheider*innen aus Marketing-, Kommunikations- und Eventabteilungen führender Unternehmen und Verbände. Ergänzt wird diese Gruppe durch strategische Fach- und Führungskräfte der Dienstleisterseite von Business Events, das heißt aus Destinationen, Agenturen, Veranstaltungszentren und Hotels.

Den Auftakt des ebx.lab 2023 bildete ein Digital-Meetup im September, bei dem sich die rund 30 Teilnehmer*innen bereits online kennenlernten und im Anschluss an einen Impuls von Dr.-Ing. Maximilien Kintz (Fraunhofer IAO) gemeinsam Themen für die weitere Diskussion erarbeiteten. Auf dieser Grundlage konnte die Gruppe bei der Präsenzveranstaltung am 5. und 6. Oktober in Frankfurt direkt in eine intensive Arbeitsphase einsteigen. Eröffnet wurde das ebx.lab zunächst mit einem inhaltlichen Impuls von KI-Expertin Dr. Tina Klüwer (K.I.E.Z. Berlin), die in ihrer explorativen Keynote über das Potenzial von KI für die Eventbranche sowie über deren Einfluss auf die zukünftige Arbeitswelt sprach.

Unter der Anleitung von Facilitator Felix Rundel (Future Hain) tauchte die ebx.lab-Community anschließend tief in die Materie KI ein. Fünf Workshop-Gruppen, benannt nach bekannten KIs aus der Popkultur, wählten jeweils eine spezifische Herausforderung entlang des Event Cycles – vor, während und nach einem Event – aus, um sich in einem offenen Kreativprozess Schritt für Schritt einer möglichen Lösung dieses Pain Points durch eine KI-Anwendung zu nähern.

Inhaltlich widmeten sich die Arbeitsgruppen vielfältigen Themen: von der Teilnehmer*innen-Akquise und Zielgruppenanalyse bzw. -segmentierung über maßgeschneidertes Programmdesign und Teilnehmer*innen-Engagement während eines Events bis hin zur Post- und Echtzeit-Evaluierung eines Events sowie der Fähigkeit, mithilfe von KI die Teilnahme bestimmter Zielgruppen systematisch zu prognostizieren.

Die von jeweils zwei Moderator*innen begleiteten Teams drangen dabei so tief wie möglich in ihre Anwendungsfälle ein und diskutierten neben Langzeit-Zielen, Mehrwerten für einzelne Nutzergruppen, konkreten Funktionalitäten oder benötigten Datenquellen auch Kosten-Nutzen-Abwägungen und mögliche Blind Spots bzw. Herausforderungen, die auf dem Weg zu einer tatsächlichen Anwendung bestehen könnten.

So unterschiedlich die sehr offenen und kreativen Prozesse beim ebx.lab auch waren, ein inhaltliches Kernelement vereinte alle Gruppen: Im Fokus der strategischen, von KI gestützten Event-Planung steht künftig noch stärker als bisher das Erlebnis der Veranstaltungs-Teilnehmer*innen – vor, während und nach einem Event. KI bietet aus Sicht der ebx.lab-Community enorme Potenziale zur Ausgestaltung einer möglichst optimalen Customer Journey.

Mit zwei intensiven Arbeitstagen schufen die engagierten Teilnehmer*innen des ebx.lab eine hervorragende Grundlage zur weiteren Ausarbeitung der KI-Lösungsansätze. Die fünf identifizierten Use Cases und Prototypen werden nun durch das Fraunhofer IAO wissenschaftlich evaluiert und beim kommenden Digital-Meetup mit der ebx.lab-Community diskutiert. Die Ergebnisse werden darüber hinaus demnächst in einem Whitepaper veröffentlicht.