Mehr Service für Veranstalter

Und auch der Service überzeugt: Das Team des Kassel Convention Bureau (KCB) gibt täglich sein Bestes, um Veranstalter bei der Planung ihres Events in Kassel individuell zu unterstützen. Ob Location-Suche, Hotelbuchungen, Nachhaltigkeitsberatung, Ideen für Rahmenprogramme, schicke Give-aways mit lokalem Flair oder die Organisation von Shuttle-Bussen: Das Kassel Convention Bureau ist Ihr Sparringspartner, wenn es um Erfolgsveranstaltungen in Kassel geht. Hier erfahren Sie anhand von aktuellen Best-Practice-Beispielen, wie das Kassel Convention Bureau schnell und flexibel bei der Planung helfen kann. Ein umfassender All-Inclusive-Service, der komplett kostenfrei ist!

Michelle Spangenberg ist Veranstaltungsplanerin im Kassel Convention Bureau. Zu ihrem Tagesgeschäft gehört es, die passenden Locations für Events zu empfehlen. Erst kürzlich klingelte bei ihr das Telefon: Für eine Personalversammlung mit 250 Personen wurde die perfekte Location gesucht. „In solchen Fällen hole ich immer zuerst telefonisch alle wichtigen Eckdaten und Kundenwünsche ein“, berichtet Michelle Spangenberg. „Zum Beispiel im Hinblick auf Bestuhlung, technische Ausstattung, Lage und Catering. Im zweiten Schritt bekommt der Veranstalter dann über unser Angebotstool eine schön gestaltete, digitale Übersicht über ausgesuchte Locations, die zu seinen Anforderungen passen.“ Anschließend holte Michelle Spangenberg Angebote bei den Locations ein, die dem Kunden am besten gefielen. Die Wahl fiel schließlich auf den Südflügel des KulturBahnhof, eine attraktive Eventlocation direkt am Kasseler Hauptbahnhof.

„Ihre Mithilfe war eine super Unterstützung, ohne die es deutlich schwieriger gewesen wäre, die Organisation auf die Beine zu stellen. Vielen Dank dafür!“ – So lautete das Feedback des zufriedenen Veranstalters nach der Versammlung.

Auch diese Frage hört Michelle Spangenberg öfter – und hat dazu schnell die passende Antwort, denn Kassel bietet viele Möglichkeiten für kreative, naturnahe, kulturelle, sportliche, kulinarische und viele weitere Rahmenprogramme!

Einen ersten Überblick finden Veranstalter auf der Website des KCB in der Rubrik „Planen“, wo viele attraktive Ideen gelistet sind. Vor Kurzem erwies sich das Rahmenprogramm „Krimi Dinner“ als echter Volltreffer: Die Teilnehmer*innen genossen ein leckeres Drei-Gänge-Menü und lösten gleichzeitig einen spannenden Mordfall. „Wir vom Kassel Convention Bureau haben dafür das passende Restaurant vermittelt, Dienstleister für das Krimi Dinner angefragt und Angebote eingeholt“, berichtet Michelle Spangenberg. „Auch den Shuttle-Service von der Location zum Abendevent haben wir gerne organisiert. Die ganze Zeit über standen wir in unterstützendem Kontakt mit dem Kunden.“

Ob für eine Preisverleihung oder Verabschiedung: Der Klassiker unter den Geschenken ist die Herkulesstatue im Kleinformat – Kassels historisches Wahrzeichen. Aber auch mit regionalen Leckereien wie Honig, Gin und Ahle Wurscht lassen sich Teilnehmer*innen gerne verwöhnen. Tolle Ideen mit Kassel-Flair finden Sie hier im Shop.

Zu einem Geschenk mit besonderer Symbolik konnte Michelle Spangenberg einer Kundin verhelfen, die einen mehrtägigen Kongress in Kassel organisierte. Hier fiel die Wahl auf den „Himmelsstürmer“, einem weltbekannten Außenkunstwerk der internationalen Kunstausstellung documenta 9 – natürlich im handlichen Kleinformat. „Der Kundin war es wichtig, auf der Bühne ein attraktives Geschenk mit Kassel-Bezug überreichen zu können. Und auch die Symbolik für den Kongress – ‚Gemeinsam nach vorne!‘ – hat sie sofort überzeugt“, erzählt Michelle Spangenberg. Sie bestellte 170 Himmelsstürmer in kürzester Zeit und kümmerte sich auch um die individuelle Gravur. Eine schöne Erinnerung an ein besonderes Event in Kassel, die sicher so manchen Schreibtisch ziert!

Wer eine Veranstaltung plant, muss an vieles denken: Ob DJ oder Band, Mobiliar oder Bustransfer – das Kassel Convention Bureau ist lokal hervorragend vernetzt und vermittelt schnell und unkompliziert den passenden Profi. Ein Beispiel dafür ist die Tagung einer Versicherung, zu der 600 Personen nach Kassel anreisten. „Wir haben für diese Veranstaltung den Bus-Shuttle organisiert“, berichtet Michelle Spangenberg. „Die Teilnehmer*innen wurden bequem vom Hotel abgeholt, zur Tagungslocation Kassel Kongress Palais gefahren und zur Abendveranstaltung gebracht. Nach einem spannenden Programm ging es mit dem Shuttle wieder zurück ins Hotel.“

Sie suchen die passenden Hotelzimmer für Ihre Tagungsgäste? Auch hier unterstützt das Kassel Convention Bureau tatkräftig: Erst 2022 wurde dazu das Hotelagreement von 24 namhaften Kasseler Hoteliers unterzeichnet, um die Zimmerbuchung bei Kongressen zu erleichtern. Michelle Spangenberg erläutert: „Grundsätzlich stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl: Beim Festkontingent wird die gewünschte Zimmerzahl in den Hotels angefragt und gebucht. Der Veranstalter schließt dann einen Vertrag direkt mit dem Hotel ab. Die zweite Variante stellt individuelle Buchungskontingente zum Abruf für die Teilnehmer*innen zur Verfügung. Diese können dann in einem exklusiven Online-Bereich auf die Hotels zugreifen und ihr gewünschtes Zimmer selbst buchen. Daraufhin erhalten sie sofort eine Bestätigung.“

Bei einem internationalen Kongress wurde genau diese zweite Option genutzt: Der Veranstalter buchte über das Kassel Convention Bureau entsprechende Abrufkontingente. Die Gäste aus aller Welt konnten dann aus acht Hotels unterschiedlicher Klassen wählen und eigenständig buchen. So leicht geht es, wenn die Kasseler Veranstaltungsprofis vor Ort zur Stelle sind.

Planen auch Sie eine Veranstaltung in Kassel? Das Team des Kassel Convention Bureau steht Ihnen gerne zur Verfügung, um Kassel zu entdecken und unverbindlich Kontakt aufzunehmen.