Hybride Events auf dem Siegeszug

Doch gerade nach den vielen Monaten ohne persönliche Begegnungen sehen wir eine große Nachfrage bei angekündigten Live-Events. Dass diese noch nicht wieder so groß ausfallen wie vor COVID-19 ist verständlich - vielerorts gelten weiterhin besondere Sicherheits- und Hygienevorschriften für Veranstaltungen und auch die Anreise ist für internationale Teilnehmer*innen zum Teil noch nicht problemlos möglich. Seit den ersten Lockerungen erfreut sich daher ein neues Eventformat immer größerer Beliebtheit: Hybride Veranstaltungen. 

In diesem Blogartikel gehen wir der Frage nach was hybride Events eigentlich sind, bei welchen Veranstaltungen dieses Konzept bereits erfolgreich umgesetzt wurde und worauf es dabei wirklich ankommt. 

Hybride Events sind Veranstaltungen, bei denen Besucher live vor Ort, aber auch virtuell teilnehmen und beide Gruppen miteinander interagieren können. Präsentationen und Diskussionen finden mit einem Publikum am Veranstaltungsort statt und werden gleichzeitig live an Teilnehmer*innen übertragen, die nicht persönlich dabei sein können oder wollen. Dabei ist festzuhalten, dass virtuelle Teilnehmer*innen längst nicht nur passiv zusehen. Bei einem gut organisierten hybriden Event können sie mit den anderen Teilnehmer*innen interagieren, Fragen stellen und netzwerken.

Gerade während der Pandemie wurden hybride Veranstaltungsformate schnell zu einer beliebten Alternative. Schon im März 2020 sahen laut GCB German Convention Bureau 60% der befragten Anbieter hybride Events als zukunftsweisend. Aufgrund ihrer zahlreichen Potenziale wird die Beliebtheit hybrider Events auch weiterhin steigen. 

Nach der erfolgreichen Cvent CONNECT Hybrid-Konferenz in Las Vegas Anfang August, wurde dieses Format auch für Cvent CONNECT EUROPE im Oktober geplant. Im InterContinental London O2 kamen dafür über 70 Expert*innen zusammen. Zwei Tage lang wurden in 65 Vorträgen, Workshops und Diskussionen aktuelle Themen rund um MICE, Marketing, Nachhaltigkeit, Technologie u.v.m. intensiv behandelt.

Die Teilnehmer*innen konnten bei Cvent CONNECT Europe zwischen einem rein virtuellen und einem hybriden Ticket wählen. Beide Optionen ermöglichten es den Gästen, alle Teile des Events in Echtzeit zu erleben. Wer dennoch etwas verpasst hat oder eine Präsentation erneut ansehen möchte, kann noch bis Ende November auf sämtliche Aufzeichnungen zugreifen. 

Das Ziel der Cvent CONNECT Europe Konferenz war es, neben der Vorstellung der neuesten Cvent Technologie, die Veranstaltungsbranche an sich zu unterstützen. Darum legten die Organisator*innen großen Wert darauf, neueste Daten und Erkenntnisse zu teilen, branchenführende Weiterbildung anzubieten sowie das Netzwerken unter Branchenexpert*innen zu fördern. All dies gelang für die Teilnehmer*innen vor Ort und jene, die virtuell an der Veranstaltung teilnahmen.

"Das Beste an der Arbeit mit Cvent ist das Netzwerk, die Community und die Produkte, durch die viele Einblicke ermöglicht werden, die es ohne sie gar nicht geben würde. Die Möglichkeit, an einer Veranstaltung wie Cvent CONNECT teilzunehmen und all diese Menschen persönlich zu treffen, war großartig. Endlich waren sie nicht mehr nur ein Name auf einer Teilnehmerliste, sondern tatsächlich live vor Ort. Bei vielen anderen Plattformen, die wir in der Vergangenheit genutzt haben, ist das nicht der Fall – dort fehlt die Interaktion und die Konnektivität. Meiner Meinung nach ist Cvent mehr als nur eine Plattform oder ein Laptop. Es ist eine Community und ein lebendiges Netzwerk, das die zukünftigen Beziehungen verbessern wird" sagt Jessica Southworth, Verkaufsleiterin, Hotel Football.

Mehr Infos zu Cvent CONNECT Europe, den Expert*innen und Präsentationen finden Sie hier.

Wie Sie sehen, gab es in letzter Zeit einige erfolgreiche hybride Events. Nun stellt sich die Frage, ob hybride Veranstaltungen nach der Pandemie auch weiterhin gefragt sein werden.

Zu diesem Thema haben wir ein aufschlussreiches Gespräch mit Anna Heuer, Verbandsgeschäftsführerin des HSMA Deutschland, geführt. Nachdem sie zum zweiten Mal an der Organisation des hybriden HSMA e- & MICE Day mitgewirkt hat, konnte sie interessante Einblicke mit uns teilen. 

Um den Erfolg eines hybriden Events sicherzustellen, rät Anna zur Beachtung folgender Punkte:

• Ein starkes, relevantes Konzept: Wie bei rein analogen Veranstaltungen auch, muss das Konzept die Zielgruppe ebenso bei hybriden Events perfekt ansprechen und für sie relevant sein. 
• Abwechslungsreiche Formate: Eine Mischung aus Panels, Diskussionen, Präsentationen, usw. ist wichtig, um für alle Teilnehmer*innen ein interessantes Erlebnis zu schaffen. 
• Testen, testen, testen: Bei hybriden Veranstaltungen wird mehr Technik benötigt, wodurch auch etwas schiefgehen kann. Darum ist es immens wichtig, alle Einstellungen, Streamingkanäle, etc. mehrmals zu testen. 
• Alle Teilnehmer*innen einbinden: Egal ob die Gäste vor Ort oder virtuell dabei sind, sie sollten die Möglichkeit haben an Diskussionen, Workshops und Fragerunden teilzunehmen. Das gilt auch für die Moderator*innen und Redner*innen. Sie sollten sowohl auf das Publikum im Saal als auch auf die zugeschalteten Teilnehmer*innen eingehen. 
• Networking für alle: Auch beim Netzwerken ist es wichtig, gute analoge und digitale Lösungen zu finden. Das fördert den Austausch zwischen den Gästen und verbessert ihre Erfahrung, vor allem wenn sie digital teilnehmen. 
• Gut geschulte Mitarbeiter*innen: Als Hotel oder Veranstaltungsort sind Sie der*die Berater*in, der*die Kund*innen dabei hilft, ein ausgezeichnetes Event auf die Beine zu stellen. Ihr Team sollte wissen, worauf es bei hybriden Veranstaltungen ankommt, welche Technik notwendig ist und wie sie den Organisator*innen die Planung erleichtern können. Außerdem sind die richtigen technischen Lösung notwendig, zum Beispiel der Cvent Attendee Hub oder die Cvent Social Tables.
• Solide Organisation und Kommunikation: Gerade für virtuelle Teilnehmer*innen ist dies besonders wichtig. Teilen Sie ihnen genau mit, wann und wie sie Zugang zum Event erhalten und wie sie die verschiedenen Bereiche nutzen können. Gestalten Sie die Kommunikation so einfach und klar wie möglich, um Missverständnisse zu vermeiden. So können Sie sicher sein, dass Ihre Gäste viel vom Event mitnehmen. 

Kurz zusammengefasst ist ausgezeichnete Technik und Organisation sowie das Feingefühl für Ihre Teilnehmer*innen das A und O für ein erfolgreiches hybrides Event. 

Die meisten Eventplaner*innen wissen die Vorteile hybrider Events zu schätzen, daher lohnt es sich für viele Hotels und Locations, in diesen Bereich zu investieren.

Wenn Sie Ihre Kapazitäten für hybride Veranstaltungen ausbauen möchten, wenden Sie sich gerne an unser kompetentes Expert*innenteam.