Denn nur ein effizientes Teilnehmermanagement wird dem aktuellen, durch die Corona-Pandemie beschleunigten Wandel von Business Events gerecht. Nachhaltige und digitale Lösungen sind auch hier in Zukunft gefragter denn je.

Viele Eventplaner arbeiten mit unterschiedlichen Tools für ein Event: Es gibt ein Tool zur Erstellung einer Event-Website, ein anderes zur Teilnehmerverwaltung, eine Event-App und vor Ort eine Registrierung oder Einlasserfassung. Kein Tool ist mit dem anderen gekoppelt und so entstehen unhandliche Einzelschritte, die Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Zudem wird meist parallel zum Einsatz einer Event-Appein gedrucktes Booklet mit Programm, Lageplan undweiteren Infos ausgegeben. Ändert sich dann auf der Veranstaltung beispielsweise ein Raum, ein Referent oder ein Workshop, ist eine kurzfristige Reaktion nicht mehr möglich.

Wie lassen sich all diese Einzelschritte vernetzen? Das Zauberwort heißt: Digitales Datenmanagement. Was wenig spannend klingt, vereinfacht allerdings die Arbeit von Eventplaner*innen maßgeblich.

Ein Beispiel für die Einzelschritte ist die Event-App: ein gutes, digitales Tool, um die Teilnehmer*innen einer Veranstaltung über Workshops, Speaker oder Räumlichkeiten zu informieren.

Um aber das volle Potenzial einer Event-App zu nutzen, bietet sich die Vernetzung mit der Onlineregistrierung an. Dies funktioniert über Schnittstellen zwischen Online- oder Event-App-Anbieter und einem zentralen Datenmanagement - der Event-Cloud. Der Vorteil: Die Teilnehmer*innen registrieren sich selbst und können schon im Vorfeld individuelle Buchungen vornehmen und Networken. Vor Ort erhält jede*r Teilnehmer*in in der App Zugriff auf individuelle Inhalte. Bei kurzfristigen Änderungen können Teilnehmer*innen bequem per Push-Nachricht informiert werden.

Was in die eine Richtung funktioniert, funktioniert auch anders herum: Im Nachgang werden die Daten aus der Event-App wieder zurück in die Teilnehmer-Verwaltung gespielt. Der Eventplaner kann so eine detaillierte Event-Auswertung vornehmen.

Das Thema Datenhoheit, Registrierung und Nutzungder Teilnehmerdaten auf dem Event ist ein großes Thema. Auch hier ist ein digitales Datenmanagement der Schlüssel. Die meisten Eventplaner*innen arbeiten bereits mit einer Onlineregistrierung zur Erfassung ihrer Kundendaten. Die Übertragung der Daten für die Registrierung vor Ort erfolgt allerdings immer noch per Excel-Liste. Nicht selten kommt es dann vor, dass nach der finalen Liste noch zwei weitere folgen.

Durch die Event-Cloud, ein zentrales Datenmanagement, fließen die Daten am Tag X in das Onsite-System und können jederzeit bearbeitet werden. Mittels Kopplung von Modulen wie Onlineregistrierung, Event-App und Onsite-Registrierung über die Hybrid EventCloud können neu einfließende Daten direkt ausgewertet und genutzt werden - ein klarer Vorteil für Eventplaner*innen vor, während und nach der Veranstaltung.

Für ein zentrales Datenmanagement bietet der Markt derzeit einige All-In-One-Lösungen. Sie sind umfangreich, allerdings auch recht starr in ihrer Funktionalität und benötigen einen hohen organisatorischen und technischen Aufwand. Daher sind sie meist eher für Großunternehmen mit einem gleichbleibenden Servicebedarf auf Events geeignet.

Für die Veranstaltungsbranche hat der Anbieter FastLane die HybridEventCloud entwickelt: Eine zentrale Datenbank, einführendes System und Datenintegrationen für verschiedene, herstellerunabhängige Tools wie Onlineregistrierung, Onsite-Services, Einlassmanagement oder Event-Apps bieten eine hohe Flexibilität. Die einzelnen Tools können so individuell gekoppelt werden und ermöglichen eine nahtlose personalisierte Besucherinteraktion vor Ort.

Mehr Informationen unter www.fastlane-gmbh.de.