Anzeige | 13 Mai 2020

​Virtuelle Veranstaltungsortsuche: Ein Blick in die Zukunft

Gastautorin Helena Lunzer, Project Coordinator, Cvent

Auf Grund der aktuellen Krisensituation stehen Eventplaner und Veranstaltungsorte gleichermaßen vor Herausforderungen.

Da derzeit keine vor-Ort-Besichtigungen von Veranstaltungsorten möglich sind, müssen Hotels und Veranstaltungsorte kosteneffiziente und wirkungsvolle Wege finden, um für Eventplaner weiterhin relevant zu bleiben und online sichtbar zu sein. Eventplaner können ihre geplanten Events nicht wie gewollt durchführen und müssen auf virtuelle Alternativen umsteigen, die Veranstaltungen absagen oder auf einen Termin in der Zukunft verschieben.

Digitales Marketing und langfristiges Veranstaltungsprogramm

Aus diesem Grund ist digitales Marketing für Veranstaltungsorte aktueller und wichtiger denn je. Denn viele Eventplaner sagen ihre Events nicht einfach ab, sondern verlegen diese auf einen späteren Termin oder wechseln auf virtuelle Events. Für Eventplaner empfiehlt es sich, ein langfristiges Veranstaltungsprogramm auszuarbeiten und bereits jetzt nach einem Veranstaltungsort für zukünftige Events zu suchen.

Obwohl Eventplaner aufgrund der aktuellen Situation von zu Hause aus arbeiten müssen, werden zukünftige Events bereits geplant und Veranstaltungsorte weiterhin gesucht. Planer sollten eine Anforderungsliste ausarbeiten, bevor sie sich mit einem Veranstaltungsort in Verbindung setzen oder mehrere Häuser miteinander vergleichen.

Eventplaner sollten sich unter anderem fragen: „Sind die ausgewählten Termine verfügbar?“, „Hat der Veranstaltungsort die richtige Größe und sind die richtigen Einrichtungen vorhanden?“, „Was sind die Kosten?“ Auch Veranstaltungsorte sollten sich diese Fragen stellen bzw. die Antworten und Informationen auf der eigenen Website oder auf Sourcing-Plattformen wie dem Cvent Supplier Network bereitstellen.

Denn für Veranstaltungsorte war es noch nie so wichtig, ihre Location virtuell zu verkaufen. Auch wenn ein Großteil der Häuser aktuell geschlossen ist, wollen sie weiterhin Geschäfte für später im Jahr gewinnen. Neben Online-Anzeigen, Social Media und E-Mail-Marketing sind auch die Suchmaschinenoptimierung oder die Nutzung von Sourcing Tools, Teil des digitalen Marketings.

Digitales Marketing lässt Hoteliers überall dort sein, wo Eventplaner nach Veranstaltungsorten suchen. Um mehr darüber zu erfahren, wie Veranstaltungsorte auch in dieser schwierigen Zeit relevant bleiben können, schauen Sie sich Cvents Webinar "Halten Sie Ihre Türen mit digitalem Marketing offen" dazu an oder lesen Sie den Leitfaden von Cvent zum Marketing in schwierigen Zeiten.

Helena Lunzer

Helena Lunzer arbeitet seit drei Jahren bei Cvent und ist als Project Coordinator für Cvents Onsite Solutions die Expertin für Check-In, Registrierung sowie den Druck von Namensschildern vor Ort. Aus der Planung und erfolgreichen Durchführung unzähliger Kundenprojekte vor Ort weiß sie, was man für den perfekten und reibungslosen ersten Eindruck vor Ort braucht und wie Technologie helfen kann, die Teilnehmenden von der ersten Minute an zu begeistern.

Das Cvent Supplier Network bringt Planer und Hoteliers zusammen.

Es ermöglicht Eventplanern, den gesamten Sourcing-Prozess für den Veranstaltungsort zu rationalisieren. Cvents Sourcing Tool bietet eine Datenbank mit über 268.000 Veranstaltungsorten weltweit und ermöglicht es Planern dadurch, Häuser nebeneinander zu vergleichen und RFPs (Angebotsanfragen) zu versenden, um die perfekte Location für jede ihrer Veranstaltungen zu finden.

Vorteile des CSN für Planer:

  • Veranstaltungsorte weltweit sind gelistet
  • Filteroption, um die Suchergebnisse zu optimieren
  • Direkter Vergleich mehrerer Häuser und Senden einer RFP an ausgewählte Häuser
  • Benutzerdefinierte Fragen können mit dem RFP hinzugefügt werden

Hoteliers können ihre Häuser mit Bildern, Grundrissen und Informationen zu den Räumlichkeiten optimal präsentieren. Hoteliers behalten den Überblick über eingehende Anfragen/Leads und können unkompliziert auf die RFPs und benutzerdefinierten Fragen der Eventplaner antworten - mit einem Angebot, einer Absage oder einem alternativen Terminvorschlag. Sie haben auch die Möglichkeit, Werbung zu schalten, um die Sichtbarkeit bei Planern zu verbessern.

Tipps für Hoteliers für das CSN Profil:

  • Maximieren Sie den Effekt Ihrer Bilder mit Bildbeschreibungen
  • Verkaufen Sie die Lage Ihres Hauses über beliebte Attraktionen in der Nähe
  • Aktualisieren Sie die Schlüsselzahlen und -informationen zum Veranstaltungsort laufend
  • Informieren Sie auf Ihrem Profil darüber, wann das Haus geschlossen ist

Das Cvent Supplier Network ermöglicht die effiziente Zusammenarbeit zwischen Veranstaltungsorten und Eventplanern und unterstützt den Aufbau eines Netzwerkes für zukünftige Events.

Auch in Zukunft werden persönliche Treffen ein essenzieller Bestandteil der Meetings- und Eventindustrie sein und so können Veranstaltungsorte sowie auch Eventplaner dem letzten Quartal und Anfang 2021 optimistisch entgegensehen.

Das RFP-Volumen im Cvent Supplier Network zeigt Anzeichen einer Stabilisierung und weist darauf hin, dass die Planer ihre Events auf Herbst 2020 (ab September) verschieben und auch aktiv nach Veranstaltungsorten für 2021 suchen. Wenn Sie mehr Einsichten in diese Sourcing Daten erhalten möchten, können Sie an Cvents Webinar Serie "The Cvent Source: MICE Business Insights" teilnehmen oder auch in Cvents neustem Lookbook schnuppern, wie Sie sich als Eventplaner jetzt schon auf die Veranstaltungsortsuche für das Ende des Jahres vorbereiten können.