Auftakt zu einer neuen Dekade: Die Trendthemen der Veranstaltungswelt in 2020

Die Nachhaltigkeit einer Veranstaltung wird auch 2020 eine wichtige Rolle spielen. Das Thema umfasst inzwischen weit mehr als regionales und saisonales Catering oder umweltfreundliche Transport- und Logistiklösungen: Die Einhaltung nachhaltiger Standards im Hinblick auf die sozialen Aspekte ist genauso in den Mittelpunkt gerückt wie das nachhaltige wirtschaftliche Handeln. 

Nachhaltige Veranstaltungen umzusetzen ist gar nicht so schwer. Hier ein paar Tipps zur Planung:

• „Zeichen“ setzen und auf Zertifizierungen für Orte und Zulieferer achten. Wählen Sie eine nachhaltig betriebene Eventlocation aus und arbeiten Sie bevorzugt mit grünen Anbietern zusammen.
• So viele ortsansässige Partner und lokale Produkte wie möglich nutzen.
• Beim Catering gilt: regional und saisonal für die verwendeten Produkte; wieder verwendbar oder zumindest recycelbar für das Geschirr.
• Bieten Sie die Möglichkeit, zu recyceln und zu kompostieren.
• Papierlos arbeiten. Projektbetreuung wie Teilnehmermanagement kann problemlos online erfolgen, Konferenzmaterial zum Download bereitgestellt werden.
• Energie & Ressourcen sparen: Strom oder Wasser, „sparsame“ Alternativen wie LED, Spartaste und Co. nutzen.
• Klimaneutral „bewegen“: Ob es um die Teilnehmer*innen oder beauftragte Firmen geht, Alternativen wie kurze Wege oder emissionsreduzierte Transportmittel gibt es viele.

Mehr über Nachhaltigkeitsmanagement in der Veranstaltungsbranche können Sie in unserem GCB Seminar erfahren.

Frontalbeschallung war einmal: Auch 2020 wird sich der Trend zu mehr Interaktion und Partizipation der Teilnehmer*innen von Tagungen und Konferenzen fortsetzen. Verschiedene neue Formate beziehen die Teilnehmer*innen zunehmend aktiv in die Veranstaltung ein. Das fördert sowohl die Wissensvermittlung als auch die Begeisterung der Menschen für einzelne Themen wie auch für das Event insgesamt.

Die smarte Verzahnung von analogen und digitalen Erlebniselementen wird ebenfalls eine zentrale Bedeutung bekommen. Heute zählt nicht nur, dass Events digitale Komponenten wie interaktive Apps oder Virtual Reality-Anwendungen einbinden, sondern vor allem, wie diese für die Teilnehmer*innen eingesetzt werden. Wichtig ist, analoge und digitale Tools sinnvoll, effizient und nutzer- bzw. anwendungsfreundlich zu kombinieren, sodass das Besuchererlebnis für unterschiedliche Zielgruppen in Gänze profitiert.

Versuchen Sie doch mal, interaktive Elemente in Ihr Veranstaltungsprogramm einzubauen. Formatideen sind hier Business-Speed-Dating, Table Sessions, Fish Bowl, World Café, BarCamp, Pecha Kucha oder auch der Einsatz digitaler Tools.

Ein Veranstaltungsformat der ganz besonderen Art ist der räumlich-verteilte Kongress. Das German Convention Bureau wird dieses Szenario erstmals 2020 gemeinsam mit Partnern in Form der Borderless Communication Conference (kurz: BOCOM) umsetzen. Die Idee ist aus einer Initiative des Innovationsverbundes „Future Meeting Space“ heraus entstanden, die u. a. vom GCB und dem Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO 2015 ins Leben gerufen wurde. Der räumlich-verteilte Kongress ist eines von sechs Szenarien, die als zukunftsträchtige Veranstaltungsformate entwickelt wurden.

Die BOCOM – initiiert vom GCB, TRIAD Berlin, Fraunhofer IAO und visitBerlin – wird nicht nur eine digitale Konferenz sein, sondern vielmehr ein Experimentier-Labor, in dem Menschen jenseits von kulturellen, sprachlichen oder räumlichen Grenzen kommunizieren und kollaborieren. Die zentrale Konferenz-Location in Berlin wird verbunden mit dezentralen Hubs in verschiedenen Teilen der Welt. In Test-Labs können die Teilnehmer*innen neue Technologien ausprobieren, im Plenum spannende Key Notes erleben oder – ganz analog – beim Netzwerken inspirierende Kontakte knüpfen. Die Teilnehmer*innen der BOCOM sind nicht nur passive Rezipienten, sondern bewegen sich in ihrer individuellen, auf ihre Interessen und Bedürfnisse zugeschnittenen Customer Journey.

Die BOCOM wird am 23. April 2020 stattfinden. Seien Sie von jedem Ort der Welt aus dabei – in unserem Live-Stream! Weitere Infos unter bocom.online

Ein stärker werdender Wettbewerb im Veranstaltungsmarkt stellt Veranstalter und Vermarkter vor neue Herausforderungen. Sowohl national als auch international ist eine gesteigerte Selbstvermarktung und eine hohe Flexibilität seitens der Anbieter gefordert. Vorbei sind die Zeiten, als ein Event nur einen Computer und einen Beamer benötigte. Alle Veranstaltungslocations müssen heute technologisch auf dem neuesten Stand sein, Zugang zu High-Speed-Internet wird von Veranstaltenden und Teilnehmer*innen ganz selbstverständlich erwartet. Klassische Kongresszentren oder Tagungsräume müssen immer mehr Flexibilität in der Planung bieten, um die Gestaltung von Events nach den individuellen und spezifischen Anforderungen der Kunden variieren zu können. Das Schema F gibt es nicht mehr.

Die Nutzung von Social Media ist mittlerweile auch in der Tagungs- und Kongresswelt unverzichtbar geworden. Dank sozialer Plattformen wie LinkedIn, Twitter oder Facebook können die Menschen rund um Events Beziehungen aufbauen und pflegen. Dies führt zu wichtigen nachhaltigen Netzwerken und vertieft die kurze Interaktion während des analogen Treffens. Aber auch zu Kund*innen lassen sich auf diesem Weg nachhaltige Beziehungen aufbauen. Denn die sozialen Medien sind auch ein wichtiger Marketingkanal geworden, der Aufmerksamkeit für die eigenen Themen generiert.  Durch Social Media hat ein Unternehmen die Chance, sich zu positionieren, das eigene Image zu fördern und Gesicht zu zeigen. Auf diese Weise lässt sich den Kund*innen ein besseres und authentisches Bild von sich selbst vermitteln.

Künstliche Intelligenz (KI) wird in den nächsten Jahren massiv an Bedeutung gewinnen. Immer mehr Technologien werden sich einer KI bedienen und immer mehr Services werden über eine KI abgewickelt werden können. Künstliche Intelligenz wird einen bedeutenden Einfluss auf Veranstaltungen haben und als Problemlöser standardisierte, wiederkehrende Aufgaben automatisieren. Diese Automatisierung ermöglicht es, große Datenmengen von Events zu analysieren und daraus neues Wissen abzuleiten, etwa um Abläufe noch effizienter zu gestalten. Wann ist der beste Zeitpunkt, eine Veranstaltung zu vermarkten? Wie können durch die thematische Anordnung von Messeständen Wege für Besucher*innen minimiert werden? Darauf kann mit Hilfe von KI Antworten gegeben werden. KI-gestützte Chatbots werden als virtuelle Berater ebenfalls immer wichtiger in der Kommunikation mit Kund*innen oder Teilnehmer*innen. Sie könnten der Kundenservice der Zukunft werden.

Das Herzstück der Tagungs- und Kongresswelt wird es auch 2020 sein, Menschen zusammenzubringen und den Wissensaustausch zu fördern. Anbieter müssen dabei aber vermehrt die Bedürfnisse ihrer Kund*innen im Blick haben, Planer*innen die individuellen Anforderungen der verschiedenen Teilnehmer*innen des Events. Veranstaltungen, die begeistern, beruhen nicht auf Zufall. Der Innovationsverbund „Future Meeting Space“ hat sechs Haupterfolgsfaktoren identifiziert, die sich gegenseitig beeinflussen: Networking, Disruption, Digitalisierung, Wissenstransfer, Interaktion, Zufriedenheit. Hier können Sie mehr über die einzelnen Erfolgsfaktoren erfahren.

Das Erlebnis der Teilnehmer*innen ist letztlich entscheidend für den Erfolg einer Veranstaltung. Daher werden neben neuen Formaten für den Wissenstransfer auch Networking- und Matchmaking-Lösungen zu einem zentralen Element.

Der Einsatz von virtueller und erweiterter Realität bietet ebenfalls große Chancen – nicht nur für das Erlebnis der Teilnehmer*innen, sondern auch in der Zusammenarbeit von Planern und Eventlocation. Beispielsweise können mit Hilfe von digitalen Zwillingen virtuelle Besichtigungen ermöglicht oder via VR-Technologie gemeinsam und ortsunabhängig die Bestuhlung für eine Veranstaltung geplant werden.

Um den Faktor Mensch  wird sich auch  die 5. Meeting Experts Conference (MEXCON) in Berlin drehen. Unter dem Motto "Menschen machen Meetings" werden dort vom 29. bis zum 30. Juni 2020 Antworten auf drei zentrale Fragekomplexe erarbeitet: Warum machen Menschen Meetings und welche Ziele verfolgen Sie damit? Wer macht Meetings und wer nimmt an Meetings teil? Und schließlich: Wie machen Menschen Meetings?

Das "Machen" ist bei der MEXCON 2020 wörtlich zu nehmen: Aktiv gestalten statt passiv konsumieren lautet die Devise. Weniger Key, mehr Note. Anhand von interaktiven Sessions, spannenden Impulsvorträgen und vor allem mit jeder Menge Raum für Networking widmen sich die Teilnehmer*innen in Berlin Themen wie dem Ziel von Veranstaltungen und ihrer Erfolgsmessung, dem Fachkräftemangel und Leadership 4.0 oder der Rolle der Plattformökonomie für die Veranstaltung der Zukunft.

Nachtrag: Die Mexcon 2020 konnte aufgrund der Corona-Pandemie leider nicht stattfinden. Klicken Sie hier für mehr Infos!