Future Meeting Space unterwegs: Lernen durch Wissensaustausch in Barcelona

Unter Leitung des GCB German Convention Bureaus reisten die FMS-Forschungspartner nach Barcelona, um den Kern von Tagungen – Wissenstransfer durch zwischenmenschlichen Austausch – in die Praxis umzusetzen: Die Gruppe konnte innovative Unternehmen der Veranstaltungswelt kennenlernen und sich von vielfältigen Akteuren in der Stadt inspirieren lassen, die sich für ein gemeinschaftliches und kollaboratives Umfeld einsetzen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die gewonnenen Erkenntnisse im Überblick vor.

Barcelona Tech City hat es sich zum Ziel gemacht, die katalanische Hauptstadt als eines der weltweit wichtigsten Technologiezentren zu positionieren. Mit ihrer Arbeit zeigt die Organisation eindrücklich, wie eine Community von mehr als 800 Existenzgründer*innen den Fortschritt vorantreiben kann. Dass Zusammenarbeit dafür eine zentrale Rolle spielt, zeigt unter anderem das Pier 01-Zentrum. Gemeinsam arbeiten hier mehr als 100 Unternehmen und Start-Ups mit über 1.000 Mitarbeiter*innen in Co-Working Bereichen, Ausstellungsräumen und geteilten Arbeitsräumen, welche sowohl Innovation als auch kooperatives Arbeiten fördern sollen.

Eines der hier ansässigen Unternehmen ist BYHOURS. Die Buchungsplattform für Hotel-Kurzaufenthalte (sogenannte Microstays) stellte dem FMS-Team ihr Konzept des ultra-personalisierten Reisens vor: Nutzer*innen haben die Möglichkeit, Zimmer für weniger als 24 Stunden zu buchen, sie können ihre Check-In- und Check-Out-Zeiten selbst bestimmen und zahlen auch nur für die von ihnen in Anspruch genommene Zeit. Dieses Modell entspricht auch den bisherigen Forschungsergebnissen des FMS, denn individuell anpassbare Angebote werden bei Veranstaltungen der Zukunft eine Schlüsselrolle einnehmen. Veranstaltungsteilnehmer*innen verlangen eine aktive Mitgestaltung ihrer Tagesprogramme, eine persönliche Auswahl der Veranstaltungsformate und Redner sowie des Caterings. Analog zu BYHOURS persönlichem und flexiblem Konzept könnte die individualisierte Programmbuchung auch für Veranstaltungen neue Teilnehmer*innen anziehen und die Besucherzahlen erhöhen.

Das Start-Up Closer2Event stellte eine weitere Möglichkeit vor, um Teilnehmer*innen einen Mehrwert zu bieten: Anhand einer digitalen Karte können freie Unterkunftskapazitäten in der näheren Umgebung von Veranstaltungsorten in Echtzeit dargestellt werden. Zudem können Veranstalter ausgewählte Hotels auf der Karte hinzufügen. Die Reiseplanung der Tagungs- und Konferenzteilnehmer*innen wird durch dieses Informationsangebot erleichtert. Letztlich trägt die Plattform somit zu mehr Komfort und einer höheren Zufriedenheit bei.

Die Vernetzung, der Wissensaustausch und das Gemeinschaftsgefühl sind Schlüsselkomponenten für jede erfolgreiche Veranstaltung. Das FMS-Team erlebte die Umsetzung dieser Prinzipien als Best Practice-Beispiel auf dem jährlich stattfindenden, dreitägigen OFFF Festival in Barcelona. Neben den täglichen rund 5.000 Veranstaltungsbesucher*innen konnte sich OFFF auch ein weltweites Influencer-Netzwerk mit 100.000 Mitgliedern aufbauen. Laut Pep Salazar, Leiter des OFFF,  ist das Ziel der Veranstaltung die Bereitstellung einer ganzjährigen Content-Plattform, die lokale, kreative Gruppen aus der ganzen Welt zu kleineren OFFF Veranstaltungen weltweit zusammenbringt. Die Motivation sei, die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zu fördern. Zudem spielt die Wahl der Kommunikationswege eine entscheidende Rolle für das Team des OFFF Festivals. Sie haben ihren Newsletter eingestellt und setzen mittlerweile ausschließlich auf die sozialen Medien. Grund dafür sei, dass ihre Community nach mehr und schneller verfügbaren Informationen verlange. Ein weiteres Beispiel der drei genannten Prinzipien lässt sich in der OFFF Academy finden. Diese bietet Aus- und Weiterbildungsangebote für junge Kreativschaffende und bringt den Wissensaustausch somit auf ein neues Level.

Auf einem alten Industriegelände entsteht derzeit ein neues Innovationsviertel namens 22@ Barcelona. In einem dort ansässigen Co-Working Hub arbeitet auch das Team hinter der Veranstaltung 4YFN (4 Years From Now). Das Team konzipiert eine immersive Veranstaltung und verfolgt ebenfalls eine Strategie des ganzjährigen Angebots. Die Hauptveranstaltung wird jährlich als das Start-Up-Event der weltweit größten Mobilfunkmesse GSMA MWC organisiert. Über das Jahr verteilt finden aber auch zahlreiche internationale Events statt. So werden beispielsweise Business Talks, Networking-Aktivitäten, gemeinnützige Initiativen sowie Innovationsprogramme für Start-Ups angeboten. Der Kontakt zwischen den Existenzgründer*innen und Investoren sowie Unternehmen stellt einen Schwerpunkt dar. Ziel der 4YFN- und OFFF-Teams ist die Schaffung eines weltweiten Netzwerks in Verbindung mit Business Events und einem ganzjährigem Content-Angebot.

Doch auch die vielleicht wichtigste Schlüsselkomponente für Veranstaltungen, der Faktor Mensch, sollte auf der Reise nach Barcelona eine Rolle spielen. Dies zeigte der Dialog zwischen Existenzgründer*innen und innovativen Veranstaltungsplaner*innen. Der Austausch bekräftigte, dass die Technologie nur dann einen Mehrwert generieren kann, wenn die zwischenmenschliche Interaktion im Vordergrund steht. Dies gilt auch für neueste Technologien wie Virtual Reality, welcher eine große Rolle für zukünftige Veranstaltungen beigemessen wird. Denn Virtual Reality- Angebote können nur dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn das Veranstaltungserlebnis für die Teilnehmer*innen gesteigert wird und die menschliche und emotionale Interaktion weiterhin im Vordergrund steht. Dies ist auch dem Team des Start-Ups Domestic Data Streamers bewusst. Im Innovationsviertel 22@ Barcelona arbeiten sie an neuen Data Storytelling-Angeboten. Hierfür haben sie ein interdisziplinäres Team aus Anthropolog*innen, Psycholog*innen, Ingenieur*innen, Grafiker*innen und Kommunikationsexpert*innen zusammengestellt, um mithilfe von Design, Kunst, Wissenschaft und Technologie Menschen und Daten zusammenzubringen. Sie sind überzeugt, dass der zwischenmenschliche Informationsaustausch auf Emotionen und Erlebnissen beruhen müsse, da nur auf diese Weise eine Wissensbildung möglich sei. Ohne Zweifel ist dieser Ansatz im Einklang mit den bisherigen FMS-Forschungsergebnissen.  

Wir danken allen engagierten Forschungspartnern und Barcelona für diese spannende Forschungsreise!