Das Convention Bureau der Zukunft

Die digitale Transformation erfolgreich gestalten

30.09.2021

Digitalisierung, Globalisierung, demografischer Wandel oder Nachhaltigkeit: Die Welt wird immer komplexer und verändert sich stetig – Convention Bureaus stehen dadurch vor vielfältigen neuen Herausforderungen.

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Der Trend zu hybriden, räumlich-verteilten oder komplett virtuellen Veranstaltungen hat durch die Corona-Pandemie zusätzlich an Dynamik gewonnen. Gleichzeitig steigt die Bedeutung von realen und authentischen Orten in einer immer stärker digitalisierten Welt. Für Convention Bureaus bedeutet das, ihre Rollen und Aufgaben für die Zukunft zu identifizieren und herauszuarbeiten, wie sich die verschiedenen Handlungsfelder der digitalen Transformation in praktisch umsetzbare Bausteine herunterbrechen lassen. Zusätzlich gilt es, die Bedürfnisse der Kund*innen, Anbieter und Partner zu erfüllen. 

Das neue GCB-Whitepaper „Das Convention Bureau der Zukunft“, entstanden in Kooperation mit den 7Cities, soll allen involvierten Akteuren entlang von sechs Handlungsfeldern Orientierung und Inspiration bieten und sie so bei der aktiven Gestaltung ihrer Zukunft unterstützen. 

Convention Bureaus agieren in einer immer komplexer werdenden Welt.

I: Vision und Strategie 
Eine klare Vision zu verfolgen ist unerlässlich, um den richtigen Spirit im Team zu erlangen. Nach einer sorgfältigen Analyse des Status Quo lässt sich daraus eine konkrete Strategie entwickeln. Das Handlungsfeld „Vision & Strategie“ fließt auch in alle anderen Handlungsfelder mit ein und schafft wechselseitige Synergien.  

II: Kultur und Menschen 
„Change is the new normal“ – die Art und Weise wie wir arbeiten verändert sich aktuell komplett: Neue Rollenmodelle, agile Arbeitsplatzgestaltung oder flexible Arbeitszeiten sind nur wenige der zahlreichen Entwicklungen. Dabei sind stets neue Skills und Profile in divers zusammengesetzten Teams sowie Digitalkompetenz als wesentliche Grundlage für alle künftigen Aufgaben gefordert.  

III: Technologie 
Für smarte Technologien sind smarte Köpfe im Team gefragt – die richtige Nutzung digitaler Tools bedarf einer kompetenten Betreuung innerhalb des eigenen CVBs. Cross Mentorings sind zusätzlich eine gute Möglichkeit, um kollaborativ Kompetenzen aufzubauen. Auch hier gilt: Die Ziele müssen klar definiert werden. 

IV: Stakeholder 
Die Bedürfnisse von Veranstaltungsplaner*innen, Anbietern und Partnern verändern sich, wodurch sich die Aufgabe der Convention Bureaus von der Vermittlung hin zur Beratung und ganzheitlichen Imagepflege und Inspiration verlagert. Sie dienen zukünftig als kompetente 360°-Anlaufstelle, um individuelle, personalisierte Veranstaltungspakete zu schnüren. Zudem werden sie als Community Builder ein Knotenpunkt im Netzwerk der Destination. Darüber hinaus fungieren sie als Impulsgeber, Wissensvermittler und Sprachrohr der Destination. 

V: Daten 
Als wesentlicher Erfolgsfaktor für Convention Bureaus ist die systematische und zielgerichtete Datennutzung und -analyse, z.B. durch Key Performance Indicators (KPIs), nicht mehr wegzudenken. Data Profiling gewinnt insbesondere für ein optimales Kundenerlebnis immer mehr an Bedeutung. Nicht zu vergessen – Datenschutz hat immer Vorrang!

VI: Prozesse 
Convention Bureaus der Zukunft versuchen bei ihren Aktivitäten stets ihre Qualität und Effizienz zu steigern und ressourcenschonend zu arbeiten. Dazu besteht die Aufgabe der CVBs darin, ihre Prozesse ganzheitlich mit dem Blickwinkel aller Stakeholder aus dem Ökosystem von Convention Bureaus zu denken und in entsprechende Abläufe und Kanäle zu lenken. So lassen sich zusätzliche Synergien schaffen. 
 
Das gesamte Whitepaper „Das Convention Bureau der Zukunft“ steht exklusiv den Mitgliedern des GCB über unser Intranet zum Download zur Verfügung. 

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