13 August 2020

Wissenschaftliches Fundament für das „New Now“

„BOCOM – Experience Borderless Communication“ am 3. September ist der erste hybride und räumlich-verteilte Kongress, der wissenschaftlich evaluiert wird. Im Fokus steht der ganzheitliche Blick auf das Thema Nachhaltigkeit – von der ökologischen Nachhaltigkeitsperformance der Veranstaltung bis hin zu den Auswirkungen des Formates auf die Teilnehmer*innen, etwa im Hinblick auf Wissenstransfer oder Netzwerken.

Infolge der Corona-Pandemie erlebt die Welt ein neues Level der Digitalisierung, insbesondere in Bezug auf Kommunikation und Kollaboration. Die meisten von uns haben in den letzten Monaten Erfahrungen mit virtuellen und hybriden Formaten gesammelt oder neue technische Lösungen ausprobiert. Reflexionen darüber, welche dieser Ansätze gut funktionieren und vor allem, welche Formate aus Sicht der Nutzer*innen wirklich hilfreich sind, haben jedoch gerade erst begonnen. Der hybride, räumlich-verteilte Kongress BOCOM am 3. September ist das erste Event seiner Art, das von einer Forschungsinstitution – dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO – begleitet wird und die praktischen Erfahrungen mit neuen Formaten auf ein wissenschaftliches Fundament stellt. Von grundlegender Bedeutung für die von der Deutschen Bundesstiftung Umwelt geförderte Begleitforschung zu BOCOM ist es, Präsenz- und Online-Elemente getrennt zu betrachten und somit Vergleiche sowohl hinsichtlich der Teilnehmer-Experience als auch der ökologischen Nachhaltigkeit zu ermöglichen und das hybride Event gesamtheitlich zu bewerten. Durch die in das Programm der Veranstaltung eingebauten und über die Event-App durchgeführten Befragungen spielt jede*r Teilnehmer*in selbst eine aktive Rolle im Forschungsprozess. Ziel der Evaluation ist die Ableitung konkreter Empfehlungen für die agile, teilnehmerfokussierte Gestaltung künftiger Event-Formate.

Konsequenter Blick auf die Teilnehmer*innen

Bei BOCOM sind Menschen an verschiedenen Standorten sowie virtuell miteinander vernetzt: Präsenz-Teilnehmer*innen befinden sich in der zentralen Konferenz-Location in Berlin sowie in den dezentralen Hubs in Amsterdam, Essen und Wien. Zudem sind mehrere Referent*innen extern zugeschaltet, beispielsweise aus Madrid, Paris oder Tel Aviv. Welche Wirkung hat diese räumliche Verteilung auf die Teilnehmer*innen? Wie unterschiedlich erleben Menschen, die vor Ort anwesend sind, ihre Delegate Journey im Vergleich zu den Livestream-Teilnehmer*innen? Wichtige Erfolgsfaktoren von Tagungen und Kongressen, die der Innovationsverbund Future Meeting Space vor einiger Zeit identifiziert hat, sind Wissenstransfer, Interaktion und die Bildung neuer Netzwerke oder disruptive Erlebnisse. Welche Effekte hat das Eventdesign mit dezentralen Locations und virtueller Teilnahme auf diese Kriterien? Bei BOCOM kommen eine Reihe neuer technologischer Lösungen zum Einsatz bzw. diese können während der Veranstaltung in verschiedenen Labs ausprobiert werden – von 3D-Visualisierungen von Locations über Conversational Interfaces bis hin zu innovativen Formen des Simultandolmetschens. Wie bewerten die Teilnehmer*innen diese Anwendungen? Schließlich hat die Corona-Pandemie auch zu einer veränderten Praxis bei Reisen und dem Besuch von Veranstaltungen geführt. Wie wirkt sich die Entwicklung der letzten Monate auf die Motivation zur Teilnahme an einem Event wie BOCOM aus? Die ganzheitliche Analyse all dieser Faktoren ermöglicht einen konsequenten Blick auf die Bedürfnisse von Teilnehmer*innen und die Ableitung entsprechender Handlungsempfehlungen für die Zukunft.

Ökologische Nachhaltigkeit: Von Ressourcenverbrauch bis Mobilitätsverhalten

Nachhaltigkeit ist ebenso wie die Digitalisierung einer der Megatrends in der Arbeits- und Veranstaltungswelt. Neben der Erhebung verschiedener Daten und Fakten rund um die ökologische Nachhaltigkeitsperformance, etwa dem Ressourcenbedarf, findet im Rahmen der BOCOM-Begleitforschung auch eine entsprechende Befragung der Teilnehmer*innen statt. Gemäß der unterschiedlichen Delegate Journeys von Präsenz- und virtuellen Teilnehmer*innen erhalten diese auch jeweils eigene Fragenpakete. Für die in Berlin oder in einem der lokalen Hubs anwesenden Gäste stehen unter anderem die Länge und die Verkehrsmittel ihrer Anreise oder die Art und Dauer ihres Hotelaufenthaltes im Fokus. Remote-Teilnehmer*innen werden hingegen danach gefragt, mit welchem Endgerät sie an BOCOM teilnehmen, welche Energieversorgung sie nutzen (konventioneller Strom oder Ökostrom) oder ob sie – ohne die Möglichkeit der virtuellen Teilnahme – auch persönlich angereist wären. Ziel dieser von CO2OL durchgeführten, in das Forschungsdesign des Fraunhofer IAO eingebetteten Evaluation ist es, konkrete Strategien abzuleiten, wie die Nachhaltigkeitsbilanz von Veranstaltungen optimiert werden kann.

Starkes Partner-Netzwerk

Die Idee zu BOCOM geht zurück auf das Innovationsnetzwerk „Future Meeting Space", das 2015 vom GCB und dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO gegründet wurde. Ziel der Forschungsinitiative war es, technische, organisatorische und räumliche Voraussetzungen für erfolgreiche Veranstaltungen der Zukunft zu definieren. Der räumlich-verteilte Kongress wurde dabei als eines dieser Future Meeting-Szenarien identifiziert. Aus dieser Idee ist eine Partnerschaft zwischen dem GCB, dem Fraunhofer-Institut IAO, C4 Berlin (vormals TRIAD) und dem visitBerlin Berlin Convention Office entstanden, um das erste Testlabor für grenzenlose Kommunikation im digitalen Zeitalter zu initiieren. Neben den Initiatoren engagieren sich die folgenden Partner bei BOCOM: Accor, AllSeated, deinCHATBOT, Design Offices, gamelab.berlin, IMEX Group, instaroom, KFP Five Star Conference Service, Neumann&Müller Veranstaltungstechnik, nomtek, robo.ai, Siemens, Ungerboeck, Urbanana, VR Business Club und WeAre. Der Bundesverband Community Management BVCM unterstützt BOCOM als Community Partner.