29 September 2020

Best Practice: Veranstaltungen in Deutschland nach dem Re-Start

Der Tagungs- und Kongressstandort Deutschland befindet sich mitten im Re-Start. Unter Einhaltung der Hygiene- und Sicherheitsbestimmungen und mit zahlreichen neuen Ideen und Konzepten finden vielerorts wieder Business Events statt.  Je nach Bundesland und abhängig davon, ob die Veranstaltung in geschlossenen Räumen oder im Freien stattfindet, können Meetings, Tagungen und Kongresse mit mehreren hundert, teilweise bis zu 1.000 Menschen stattfinden. Auch Messen sind grundsätzlich wieder möglich. Wir haben für Sie einige Best Practice-Beispiele für Messen und Veranstaltungen zusammengestellt, die in den letzten Wochen bereits erfolgreich stattgefunden haben oder demnächst stattfinden werden.

Messe München führte erste Gastveranstaltungen erfolgreich durch

© SMX 2020

In zwei Locations der Messe München konnten Anfang September die ersten Gastveranstaltungen stattfinden: Die Search Marketing Expo SMX im ICM – Internationales Congress Center München sowie die FABRIC DAYS im MOC Veranstaltungscenter München. Die Veranstalter*innen der SMX, Deutschlands größter Konferenz für Suchmarketing, nutzten die im ICM zur Verfügung stehende Technologie und führten die SMX am 1. und 2. September erstmals als hybrides Event durch. Die Teilnehmer*innen konnten wählen, ob sie die Veranstaltung persönlich vor Ort oder virtuell im Livestream erleben wollen. Gäste vor Ort verpflichteten sich zur Einhaltung der umfangreichen Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen, die gemeinsam mit der Messe München erarbeitet wurden. Die FABRIC DAYS, eine Fachmesse der Textilindustrie, fand vom 1. bis 3. September in den Räumlichkeiten des MOC Veranstaltungscenter München als analoges Format unter Beachtung der geltenden Hygienevorschriften statt.

Hybride Jahrestagung im Congress Center Leipzig Anfang September

© Leipziger Messe

Anfang September tagte die Deutsche Gesellschaft für Phlebologie (DGP) im Congress Center Leipzig (CCL), einer Location der Leipziger Messe. Großzügige Raumkonzepte, entsprechende Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen sowie die virtuelle Erweiterung machten es möglich, dass der Veranstalter DGP zahlreiche Fachkolleg*innen zu seiner Jahrestagung willkommen heißen konnte. 600 Teilnehmer*innen waren vor Ort, 200 Gäste aus aller Welt nahmen außerdem per Livestream am hybriden Kongress teil. Im Video zur Veranstaltung, produziert vom CCL, zeigt sich, dass für viele Teilnehmer*innen insbesondere in der persönlichen Begegnung ein Höhepunkt des Kongresses lag. So lautet auch das Fazit von Daniel Metzler, der mit der Kongress- und Eventmanagement-Agentur wikonect für die Umsetzung des Kongresses verantwortlich zeichnete: „Alles ist unmöglich, bis es einer macht.“

Mainz Congress – Hybrides Konzept für IT-Fachkongress JAX in Mainz

Neue Zeiten erfordern neue Formate: Beim internationalen IT-Fachkongress JAX, der vom 7. bis 11. September in Mainz tagte, verteilten sich insgesamt 300 Teilnehmer*innen auf vier Veranstaltungshäuser: Die Rheingoldhalle, der Jockel-Fuchs-Saal als mobiler Bau, das Kurfürstliche Schloss und das Hilton Hotel waren Austragungsorte der hybriden Fachtagung. Bereits seit zwölf Jahren trifft sich die JAX – als größte, unabhängige Konferenz für Java, Architektur- und Software-Innovation – in Mainz. Statt den üblichen 2.000 Teilnehmer*innen konnten in diesem Jahr allerdings nur 300 Personen vor Ort zugelassen werden – weitere Interessierte wurden dafür digital zugeschaltet. Alle Teilnehmer*innen hatten im Vorfeld die Wahl: Entweder die Konferenz live zu besuchen oder sich online dazu zu schalten. Im Rahmen der Corona-konformen Durchführung wurden vor Ort mehrere Locations eingebunden. So galten in den Veranstaltungshäusern unter anderem Sicherheitsabstand, Maskenpflicht, entsprechende Hygienestandards sowie eine gesonderte Wegeführung.

Estrel Berlin - 1.000 Gäste aus aller Welt zur ABB FIA Formula E Championship-Serie

© Estrel Berlin

Im Rahmen eines Rennens der ABB FIA Formula E Championship-Serie zeigte das Estrel Berlin, wie Hospitality für rund 1.000 Gäste aus aller Welt unter den Bedingungen einer globalen Pandemie aussehen kann. Die 24 Fahrer der Rennserie absolvierten auf dem Gelände des ehemaligen Flughafens Berlin-Tempelhof zwischen dem 5. und 13. August 2020 insgesamt sechs Rennen und waren in dieser Zeit mit ihren Teams im Estrel untergebracht. Die komplexe Logistik für das Vorhaben hatten die Verantwortlichen des Estrel Berlin gemeinsam mit dem Veranstalter ausgearbeitet. Die enorm große Gästezahl sowie deren globale Herkunft erforderten besonders strenge Bestimmungen sowie Sicherheits- und Hygienekonzepte. So musste beispielsweise jeder ankommende Gast vor dem Check-In einen verpflichtenden Corona-Test durchführen und anschließend für 24 Stunden in seinem Hotelzimmer bleiben, bis das Ergebnis vorlag. Eine der behördlichen Auflagen bei der Genehmigung der Veranstaltung war zudem, dass sich die Gäste ausschließlich im Estrel Berlin oder auf dem Gelände des Tempelhofer Feldes aufhalten durften. Das hieß für das Team des Estrel, die Gäste nicht nur für das Frühstück, sondern auch für das Abendessen Corona-konform auf die verschiedenen Restaurants und Bars des Hauses aufzuteilen. Um die Zahl der Kontakte jeder*s Einzelnen zu reduzieren, wurden vier feste Gruppen gebildet, die sich während ihres Aufenthaltes innerhalb des Hotels so wenig wie möglich begegnen sollten.

Hypermotion 2020 wird erstes hybrides Event der Messe Frankfurt

© Messe Frankfurt Exhibition; Pietro Sutera

Die Hypermotion findet vom 10. bis 12. November statt – vor Ort in Frankfurt und gleichzeitig im virtuellen Raum. In einem Mix aus Messe, Konferenzen, Tech Talks und Start-up-Pitches bringt die Hypermotion alle Verkehrsträger zusammen, um gemeinsam neue Geschäftsmodelle für Verkehr, Transport, Infrastruktur, Mobilität und Logistik zu finden. Alle Konferenzinhalte werden live gestreamt und ausgewählte Sessions auch nach dem Event verfügbar sein. Keynote-Speaker ist u.a. Whistleblower Edward Snowden zum Thema „Datenschutz in Mobilität und Logistik nach Corona“. Per Umfrage-Tool können sich Teilnehmer*innen an Diskussionen und Fragerunden aktiv beteiligen. Networking wird dieses Jahr durch eine neu integrierte Matchmaking-Software, die auf künstlicher Intelligenz basiert, unterstützt. Durch intelligentes Matchmaking wird ermittelt, welche Personen, Aussteller und Konferenzinhalte für den jeweiligen User interessant sein können. Teilnehmer*innen haben zudem die Möglichkeit,1-zu-1-Videoanrufe zu nutzen und sich mit interessierten Unternehmen und Geschäftspartner*innen zu Face-to-Face Meetings im virtuellen Raum zu verabreden. Die integrierte Chat-Funktion der Digital Experience kann ebenso für den direkten Austausch untereinander genutzt werden.

UPDATE vom 13. Oktober 2020: ReiseLust und CARAVAN Bremen werden aufgrund der jüngsten regionalen Entwicklungen im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie auf 2021 verschoben

© CARAVAN Bremen

Auch in der MESSE BREMEN gibt es wieder Messen: Vom 6. bis 8. November 2020 werden die Urlaubsmesse ReiseLust und die CARAVAN Bremen stattfinden. Die Bremer Behörden haben grünes Licht für das Hygienekonzept gegeben, das die Organisationsteams entwickelt haben und das unter anderem breitere Gänge vorsieht.

Business Events in der neuen Normalität wieder möglich

All diese Beispiele zeigen, dass auch in Corona-Zeiten größere Veranstaltungen und Messen erfolgreich und sicher in Deutschland realisiert werden können – selbstverständlich immer in enger Abstimmung mit Behörden, Partnern und Kund*innen sowie unter Einhaltung von hohen Hygiene- und Sicherheitsstandards. Denn die Sicherheit der Teilnehmer*innen und aller Beteiligten steht an oberster Stelle. Zudem haben einige der Best Practice-Beispiele verdeutlicht, dass die Kombination von Präsenzveranstaltung und virtueller Teilnahme zu hybriden Formaten vielfältige Ansätze bietet, ein größeres, auch internationaleres Publikum einzubinden. Meetings made in Germany verbinden auf diese Weise die Welt miteinander und rücken den Tagungs- und Kongressstandort Deutschland „at the heart of future events.“