© GCB / Luis Bompastor

15 September 2020

Meetings made in Germany - Nachhaltige Gesamtkonzepte für Events der Zukunft in Deutschland

BOCOM als Showcase für ein hybrides, räumlich-verteiltes Event

Die Tagungs- und Kongresswelt ist in der "neuen Normalität" angekommen und erste Veranstaltungen finden mit geeigneten Sicherheits- und Hygienekonzepten sowie unter Beachtung der jeweils gültigen Rechtslage wieder statt. Die aktuelle Situation erfordert mehr denn je innovative und nachhaltige Eventformate sowie den Einsatz von digitalen Technologien, um das persönliche Erlebnis mit dem virtuellen zu verbinden und so die Teilnahme für jede*n zu ermöglichen. Nachhaltige Gesamtkonzepte für Veranstaltungen der Zukunft sind gefragt. Die Akteure am Tagungs- und Kongressstandort Deutschland zeigen aktuell, dass sie für diese Herausforderung bereit und gerüstet sind. Denn Meetings made in Germany bieten Planer*innen auch in Zukunft beste Voraussetzungen für Veranstaltungen, bei denen der Zugang zu innovativen Konzepten und Networking mit Substanz im Mittelpunkt stehen.

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BOCOM als erfolgreiches Beispiel eines Veranstaltungsformats der Zukunft

Der hybride, räumlich-verteilte Kongress „BOCOM – Experience Borderless Communication“ am 3. September zeigte , wie Veranstaltungsformate der Zukunft – auch und gerade unter den gegenwärtigen Bedingungen einer globalen Pandemie – aussehen können. Bei BOCOM erlebten und testeten die Teilnehmer*innen neue Technologien und Ideen, wie grenzüberschreitende, effektive und nachhaltige Zusammenarbeit und Kommunikation in Zukunft aussehen kann – ganz innovativ, barrierefrei und partizipativ. Insgesamt mehrere hundert Teilnehmer*innen trafen sich vor Ort im zentralen Konferenzort in Berlin, in den Hubs Amsterdam, Essen und Wien sowie virtuell auf allen Kontinenten, um sich inspirieren zu lassen und gemeinsam zu diskutieren, wie wir künftig arbeiten und kommunizieren werden.

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Raum für Ideen statt „Business as usual“

Das Programm der BOCOM entstand in einem ko-kreativen Prozess mit Partnern aus Unternehmen, Agenturen und Wissenschaft und legte einen besonderen Fokus darauf, die Erfahrungen der letzten Monate zu reflektieren und neue Lösungen zu diskutieren. So kamen im Laufe der Vor- und Nachmittagssessions Speaker*innen mit ganz unterschiedlichen Hintergründen zu Wort – von Akteuren der Corporate-Welt, städtischer Marketing-Organisationen und der Hotellerie über Tech-Spezialisten, Event Professionals und Start-up-Gründer bis hin zu Tourismus-Forscher*innen, Nachhaltigkeits-Expert*innen und Künstler*innen. Neben der Conference Area bot die Interactive Area allen Teilnehmer*innen - ob vor Ort oder virtuell vernetzt - vielfältigen Raum zum Corona-konformen Ausprobieren: Ob im Virtual Reality-Workshop, beim Erleben virtueller Locations mit VR-Brillen, im vertiefenden Gespräch mit Referent*innen in der Speaker’s Corner oder im interaktiven Engagement Canvas-Workshop. Sprachbarrieren überwand BOCOM dank Remote Simultaneous Interpreting und dem Konzept des Silent Conferencing, für das alle Live-Gäste mit Kopfhörern ausgestattet wurden. Gäste im Livestream konnten ebenfalls zwischen deutscher und englischer Tonspur wählen.

Test-Lab mit wissenschaftlichem Fundament

Elementarer Bestandteil von BOCOM ist die wissenschaftliche Begleitung durch das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO. Alle Teilnehmer*innen der Veranstaltung – egal an welchem Ort – waren aufgerufen, ihre Beweggründe zur Teilnahme an BOCOM, ihre Erwartungen und Bedürfnisse sowie insbesondere ihre Bewertung der einzelnen Formate des hybriden, räumlich-verteilten Kongresses im Rahmen eines Fragebogens zu äußern. Ziel der Forschung ist es unter anderem herauszufinden, wie sich die räumliche Verteilung auf die Teilnehmer*innen auswirkt, beispielsweise auf Wissenstransfer, Interaktion und Netzwerken, wie die Teilnehmer*innen die unterschiedlichen Formate erlebt haben und welche ökologische Nachhaltigkeitsperformance die BOCOM erzielt. Die Resultate der Evaluation inklusive entsprechender Handlungsempfehlungen werden in wenigen Wochen veröffentlicht. Im Sinne der stetigen Weiterentwicklung laden die Initiatoren der BOCOM alle Gäste und Partner ein, ihre Erfahrungen auch jenseits des Forschungsprozesses zu teilen, um die getesteten Formate weiterzuentwickeln.

Doppelter Fokus auf persönlicher Begegnung und digitaler Vernetzung

BOCOM hat gezeigt, wie Veranstaltungen unter veränderten Rahmenbedingungen mit innovativen Konzepten erfolgreich als hybride Events durchgeführt werden können. Voraussetzung sind entsprechende Sicherheits- und Hygienemaßnahmen vor Ort in Kombination mit einer erstklassigen technischen Infrastruktur für den virtuellen Teil des Events. Dies ist jedoch erst der Beginn von neuen Ansätzen "made in Germany", mit denen der Tagungs- und Kongressstandort Deutschland als Gastgeber in Zukunft inspirierende Begegnungen schafft und Menschen miteinander verbindet.