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Future Meetings, Digitization
29 Apr 2015

Smarte Events im Zeichen der digitalen Evolution

Per Smart Watch Termine vereinbaren, mit mobilen Applikationen Veranstaltungsinformationen in Echtzeit abrufen, Tagungsinhalte mit Datenbrillen anreichern und via virtuellen Wänden mit der Welt teilen, Produkte per Augmented Reality erlebbar machen und per menschlicher 3D-Projektion an Tagungen teilnehmen – was eher nach Science Fiction klingt, ist hier und da schon Realität in der Eventbranche. Doch wie viele und welche innovativen Technologien machen Sinn? Was ist trendige Spielerei und was ist echter Mehrwert?

Neue Technologien bringen in der Eventbranche durchaus viele Vorteile mit sich. So sparen immer weiter optimierte Teilnehmermanagementsysteme den Unternehmen wertvolle Prozesszeit und -kosten ein. Mobile Apps bieten Veranstaltungsteilnehmern eine neue Dimension von Netzwerkmöglichkeiten sowie praktische Informations- und Organisationshilfen. Bei der Anreise sind virtuelle Plattformen inzwischen für viele Eventgäste eine unverzichtbare Hilfe. Längst fester Bestandteil von Veranstaltungen sind interaktive Tools, zum Beispiel um seitens des Moderators Live-Abstimmungen durchzuführen oder nicht anwesende Interessenten über Inhalte der Veranstaltung zu informieren. Nach dem Event erleichtern neue Anwendungen die Reisekostenabrechnung, das Reporting und das Follow-up mit den neu gewonnen Geschäftsbeziehungen als Schnittstelle zwischen realen Begegnungen und virtueller Kontaktpflege.

Unliebsame Begleiterscheinung der zunehmenden Digitalisierung bei Veranstaltungen ist die allgegenwärtige, manchmal kaum zu bewältigende Informationsflut, die permanente Erreichbarkeit bis hin zur - zumindest gefühlten - Kontrolle der Eventteilnehmer sowie die Datentransparenz oder gar Gefährdung von persönlicher oder unternehmerischer Datensicherheit. Darüber hinaus ist der Einzug neuer Technologien mit zahlreichen Herausforderungen verbunden: Unternehmensabteilungen wie Travel- und Eventmanagement, IT, Personalabteilung und Buchhaltung müssen lückenlos miteinander vernetzt werden. Bei nur einem Medienbruch in der Datenkette funktioniert bereits die nächste Ebene der Vernetzung nicht mehr. Zudem müssen sich alle Beteiligten einer Veranstaltung jeden Alters und jedes Kompetenzbereichs mit den eingesetzten Technologien vertraut machen. Dies erfordert nicht nur die Alltagstauglichkeit und Nutzerfreundlichkeit der Technik selbst, sondern zudem viel Feingefühl, wann welche Tools Sinn machen, um den beteiligten Zielgruppen und den Veranstaltungsinhalten gerecht zu werden.

Ob also bei der nächsten Tagungsbewirtung ein Lebensmitteldrucker zum Einsatz kommt, der Eventablauf von einem Roboter gesteuert wird, die Tagungsunterlagen von einer Drohne überbracht werden oder sich die Teilnehmer eines Meetings als Projektion treffen, will gut überlegt sein, um nicht über das Ziel hinaus zu schießen.

Event-Kommunikation im 2.0-Zeitalter

Die digitale Evolution hat die Kommunikation in allen Lebensbereichen revolutioniert. Vom standortgebundenen PC bis zum beweglichen Laptop als Arbeitsgerät über das mobile Tablet als Lebensgerät sind wir nicht weit entfernt von den visionären Zukunftsszenarien rund um smarte Produkte, die jeden Lebens- und Arbeitsbereich mit Mikrosensorik, Handlungslogik und multipler, mobiler Internet-Konnektivität vernetzen. Datenbrillen und Datenuhren, Service-Roboter, smarte Gebäude, intelligente Fahrzeuge und sogar intelligente Kleidung werden unsere Kommunikationswelt weiter verändern und zwar schnell. So wurden auf der internationalen Consumer Electronics Show 2015 gerade erst über 2.700 zukunftsweisende Technologie-Produkte vorgestellt, die meisten davon mit direktem Einfluss auf die Kommunikationsfähigkeit. Durch sogenannte Off-Body- (z.B. Smart Phone), On-Body- (z.B. Smart Watch) und In-Body- (z.B. Smart Pill) Produkte verschmilzt der kommunikative Mensch zunehmend mit der virtuellen Technologie.


Gerade in der Veranstaltungswirtschaft bringen diese technologischen Innovationen einen eklatanten Wertewandel und neue Kommunikationsphänomene mit sich, ist doch ein Event in der realen Welt Inbegriff von Begegnung, Vernetzung, Informationsaustausch und Interaktion.


Mit den neuen technischen Möglichkeiten wandeln sich auch die Eventformate. Glaubt man so mancher Prognose, scheinen traditionelle Konferenzen ausgedient zu haben. Tatsächlich ist jedoch wohl eher eine Verschmelzung von gewohnten und zukunftsweisenden Formaten realistisch. Das Publikum wird nicht mehr nur „beschallt“ und „bespaßt“, sondern aktiv in die Veranstaltung eingebunden. Inhalte werden gemeinsam erarbeitet - analog und digital; vor, während und nach dem Event.


So erwartet der moderne, zukunftsorientierte Veranstaltungsteilnehmer denn auch, in seiner Lebens- und Arbeitswelt über den jeweils verfügbaren und bevorzugten Kanal informiert zu werden und interagieren zu können. Eigentlich tradierte Attribute wie Service, Nutzen und Wirkung treten somit intermedial, also sowohl in Printmedien und im Web, in Apps und Social Media Kanälen, in den Fokus. Sinnvolle Digitalisierung heißt in diesem Zusammenhang, Produkte, Botschaften und Inhalte in einen greifbaren Nutzungskontext und eine der Situation entsprechenden Dienstleistung zu transformieren. Im Klartext: Der Service zählt!

Digitale Optimierung von Events

In der Eventbranche haben verschiedene Dienstleister den Digitalisierungstrend bereits umgesetzt. Ein wesentliches Element für die professionelle Veranstaltungsplanung und Qualitätssicherung sind virtuelle Teilnehmer-Management-Systeme (TMS). Die webbasierten Informations-, Registrierungs- und Buchungs-Tools sparen dem Eventplaner viel Zeit, um sich auf die Veranstaltungsinhalte konzentrieren zu können. Aber auch Eventteilnehmer, Referenten und Event-Dienstleister profitieren von dem automatisierten Registrierungsprozess und der digitalen Vor- und Nachbereitung der Veranstaltung.


Analoges Networking als zentrales Element einer Konferenz wird durch die digitale Kontaktherstellung rund um eine Veranstaltung optimiert. Dabei helfen Apps für den direkten Dialog, Websites per Desktop und mobilen Geräten für die indirekte Informationsbeschaffung sowie sogenannte „iBeacons“ für die Live-Besucherkommunikation vor Ort via Bluetooth für Networking, Voting, Fragen an Referenten und Echtzeit-Kommunikation. Zudem kann der Veranstalter anschließend smarte Daten erheben und so personenbezogene Suchergebnisse zur Analyse von Teilnehmerdaten und zur Eventoptimierung nutzen.


Die Themen Story Telling und Content Marketing via Social Media Kanälen hat die Eventbranche ebenfalls für sich entdeckt: Twitter, Facebook, YouTube und Co. dienen längst dazu, Neugier auf Tagungen und Events zu machen und Veranstaltungsinhalte zielgruppengerecht zu transportieren. Zudem gibt es spezielle Tools und Apps für Kongresse, Meetings und Events. Damit betreiben Eventveranstalter Cross Marketing und Sponsoring, werden Bewertungsportale frei geschaltet, Terminplanung ermöglicht, Workshops gebucht, individuelle Profile von Teilnehmern und Referenten sowie Präsentationen veröffentlicht, Live-Veranstaltungsdaten übermittelt, Umfragen und Feedback-Erhebungen initiiert sowie die Vernetzung und Kommunikation der Eventbeteiligten gefördert. Im Idealfall sind TMS, webbasierte Anwendungen, Apps, Cloud Speicher, Besucherterminals, Veranstaltungs- und Präsentationstechnik sowie Analyse- und Reporting-Tools aufeinander abgestimmt, um einen lückenlosen Informations- und Kommunikationsfluss zu gewährleisten.

 

Moderne Veranstaltungs- und Medientechnik

Während die Kommunikationstechnik individuelle Endgeräte von Eventteilnehmern bedient, erzeugt die moderne Veranstaltungs- und Medientechnik Aufmerksamkeit auf breiter Front. Moderne Gebäude-Architektur von Event-Locations berücksichtigt die technologischen Innovationen bereits in der Planung. Aber auch bestehende Veranstaltungsstätten und Hotels mit Tagungskapazitäten lassen sich mit den intelligenten Systemen auf- oder umrüsten.


Mithilfe von Multiscreens lassen sich beispielsweise zahlreiche Projektionen an einer großen Fläche aneinander reihen und überaus beeindruckende Effekte erzeugen. So kann ein eigentlich unauffälliger Konferenzraum zu einer spektakulären 360-Grad-Leinwand mutieren oder eine Hauswand zur XXL-Bühne werden.


Auch LED-Technik spielt eine immer größere Rolle bei Events aller Art. Die flexiblen Module sehen nicht nur stylish aus, sondern verhelfen Locations jeder Größenordnung zu optimaler Raumnutzung. Besonderer Vorteil ist zudem die Kosteneffizienz von LED-Systemen, die bis zu 70 Prozent günstiger sind als herkömmliche Projektionsmethoden.

Geht es darum, personelle Kapazitäten und Prozesskosten zu sparen und durch Reisevermeidung Nachhaltigkeitsvorgaben einzuhalten, gibt es ebenfalls verschiedene Möglichkeiten: Die Regie-Automation ist zum Beispiel ein probates Mittel, um aus einer zentralen Regie mit nur einem Redner gleichzeitig mehrere Räume zu bedienen. Ähnlich funktionieren auch Videokonferenzen, bei denen Teilnehmer von verschiedenen Orten per Videoübertragung zugeschaltet werden. Transportaufwand teurer Produkte oder großer Objekte lässt sich durch den Einsatz von Augmented Reality Tools vermeiden, die auf großer Bühne oder mithilfe mobiler Gadgets Objekte dreidimensional erlebbar macht.

Die 3. Dimension wird inzwischen sogar auch bemüht, um Meeting- oder Event-Teilnehmer per 3D-Telepräsenz zu entsenden, was schon bald die zweidimensionale Videokonferenz ablösen könnte. Wer also demnächst seinem Tischnachbarn im Meeting die Hand reichen möchte, könnte ins Leere greifen...

 

Bedarfsfakten und Bedürfnisfaktoren

Veranstaltungsplanung basiert nicht nur auf harten Fakten. So liegen einem Event neben den bedarfsorientierten Komponenten wie Termin, Teilnehmerzahl, Destination, Hotelkategorie, Budget, Anzahl der Übernachtungen, Anforderungen an den Tagungsraum, Technik etc. auch bedürfnisorientierte Faktoren wie Art und Zielsetzung der Veranstaltung, Zielgruppe, Charakter, Werte, Motivationselemente, Anforderungen an Ambiente und Atmosphäre etc. zugrunde. Insbesondere im Zuge zunehmender Digitalisierung stellen eben diese Ansprüche eine echte Herausforderung dar.

Während sich also der Bedarf, also die rein faktischen Komponenten rund um die geplante Veranstaltung, gut digitalisieren lässt, können persönliche Werte und manche individuellen Bedürfnisse an ein Event sowohl seitens des veranstaltenden Unternehmens als auch seitens der Teilnehmer und Dienstleister nicht immer per Klickfunktion abgefragt oder erfüllt werden. So wird in der Veranstaltungsberatung, -planung und -buchung nach wie vor in einigen sensiblen Bereichen bewusst offline gearbeitet. Denn selbst wenn die digitalen Kommunikationsmedien noch so ausgefeilt sind, werden bei einem Event Menschen in der realen Welt zusammen geführt. Sie sollen motiviert, inspiriert und überzeugt werden von Schulungsmaßnahmen, einer Geschäftsidee, einem neuen Produkt oder einer Marke. Dies erfordert weit mehr als die reine Recherche und Buchung von Veranstaltungsleistungen. Die Berücksichtigung vieler emotionaler Kriterien, die weit über den faktischen Bedarf hinausgehen, machen eine Veranstaltung erst einzigartig, „berühren“ die Teilnehmer und hinterlassen einen bleibenden Eindruck. Dafür bedarf es durchaus moderner, digitaler Tools, aber dennoch kombiniert mit höchstem persönlichem Einsatz und einem guten Gespür für die „analogen“ Bedürfnisse aller Beteiligten.

Resümee: Zurück in die Zukunft

Bei allen fortschrittlichen digitalen Trends, die das Event-Management und die Veranstaltungsdurchführung durchaus bereichern, ist gleichzeitig eine Rückbesinnung auf bestehende Werte in der Eventlandschaft zu beobachten. So funktionieren neue technologische Dimensionen nur auf solider Basis von gelebter Serviceorientierung.


Denn bei zu viel digitaler Aktion, Interaktion, Kommunikation und Information mutet ein traditioneller Vortrag mit ganz altmodischer Frontalbeschallung, ein paar Pausen-Häppchen und Foyer-Plaudereien dann doch hin und wieder ganz angenehm an.

Mit einer gesunden Mischung also aus innovativer Technologie, ein paar hippen Gadgets sowie zielgruppen- und trendgerechten Eventformaten kombiniert mit einer nachvollziehbaren Wertewelt, ein paar konservativen Veranstaltungselementen, Motivationsimpulsen und inspirierenden Veranstaltungsinhalten hinterlässt jedes Event einen bleibenden Eindruck – analog und digital!

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