Event Technology, Webcast, Meeting Planning, Hybrid Events
22 Oct 2015

Hybride Events - Über Webcasts und Zweitverwertungen von Veranstaltungen

Während sich viele medizinische Gesellschaften, PCOs und auch die Vortragenden selbst noch über rechtliche Rahmenbedingungen, Einsatzszenarien, Refinanzierungen und den generellen Sinn oder Unsinn von multimedialen Aufzeichnungen und Übertragungen der Vortragsinhalte im Internet (Webcasts) kontrovers unterhalten, sind die Besucher von Kongressen und Nutzer dieser Medien schon einen großen Schritt weiter.

 

Smartphone als Aufnahmegeräte

Sie bringen mindestens ein, meistens zwei, manchmal sogar drei Geräte mit zum Kongress, die allesamt in der Lage sind, auf Inhalte aus dem Internet zuzugreifen. Vor allem Smartphones sind heute kaum mehr nur reine Telefone, sondern hochwertige, digitale Aufnahme- und Wiedergabegeräte für Videos, Tonaufnahmen und Fotos. Mit diesen „schlauen“ Geräten besuchen sie die Vortragsveranstaltungen auf Kongressen und filmen oder fotografieren gezielt und spontan für sie interessante Inhalte – ob das jetzt erlaubt ist oder nicht.

Kongressteilnehmer erwarten mehr Informationen

Hinzu kommt eine generell geänderte Mediennutzung und –erwartung: Kongressteilnehmer erwarten heutzutage Informationen zu den Vorträgen vor, während und nach den Veranstaltungen. Und zwar genauso, wie sie es auch im privaten Umfeld von aktuellen Nachrichten gewohnt sind: schnell, aktuell und jederzeit verfügbar.

Hybride Events

Nicht zuletzt sind die heutigen Kongressteilnehmer immer mehr in einem Dilemma, wie es nur durch echte „Hybrid-Events“ aufgelöst werden kann: Sie sind sowohl Teilnehmer auf der Veranstaltung, können aber gleichzeitig durch enge Termin- oder Budgetplanung  nicht den gesamten Kongress über Vor-Ort anwesend sein. Darüber hinaus müssen sie auch noch für Kollegen oder für das Eigenstudium die Inhalte von Vorträgen aufarbeiten.

Zugegeben: Schon heute werden auf vielen Kongressen ausgewählte Vorträge aufgezeichnet und mehr oder minder gut auf Kongresswebsites und in Online-Bibliotheken (Mediatheken) entweder einem geschlossenen Benutzerkreis oder frei verfügbar über das Internet als Webcast zur Verfügung gestellt.

Aber die Zeiten sind vorbei, in denen Veranstalter eigenmächtig vorab entscheiden, was für die Teilnehmer, die ja eigentlich Kunden sind und sich zunehmend als solche empfinden, relevant und wichtig ist. Auch eine Qualitätssteigerung und Automatisierung in der Produktionsweise von Streaming-basierten Aufzeichnungen wirkt sich positiv auf die Preisgestaltung von Webcasts aus.

Daher spricht vieles dafür, sich als PCO und Kongress-durchführende Gesellschaft aktiv mit der Frage nach einer Vollabdeckung des Kongresses mit Webcasts sowie einer Zweitverwertung der Vortragsinhalte zu beschäftigen. Und zwar sowohl als Live- als auch als On-Demand-Webcast.

Vorteile von hybriden Events

Es gibt bei dieser Überlegung viele Beteiligte mit unterschiedlichen Standpunkten. Daher hat die Vollabdeckung eines Kongresses mit Webcasts für alle durchaus viele Vorteile.

Die Veranstalter/PCOs:

  • Sie bekommen einen kompletten „Hybrid-Event“, live und on-demand im Internet
  • Sie erhalten ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber anderen Verbänden und konkurrierenden Kongressen
  • Sie erhöhen ihre Relevanz und Wichtigkeit sowohl bei der Zielgruppe der Teilnehmer als auch bei den Industriepartnern
  • Sie bieten optimalen Service für ihre Mitglieder und rechtfertigen ihre Mitgliedsbeiträge
  • Sie erweitern die Wertschöpfung an den Kongressinhalten durch Zweit- und Mehrfachverwertung
  • Alle Werte bleiben "Inhouse", können also nicht von anderen abgegriffen werden
  • Der Kreis der Teilnehmer wird insgesamt größer

Die Teilnehmer:

  • Sie entscheiden selbst, ob und wann sie sich welchen Vortrag ansehen
  • Sie erhalten mehr Freiheit in ihrer Kongressplanung
  • Sie können ihre eigenen Prioritäten (z.B. persönliches „Networken“ vs. Vortragstermin) den aktuellen Gegebenheiten anpassen
  • Ihr Kongressbesuch wird stressfreier
  • Sie können Inhalte in Ruhe im Hotel oder wieder zuhause nachbereiten
  • Ihr Status wird aufgewertet. Sie werden mehr zu "Scouts" für die großen Themen der Branche und bekommen einfacher einen besseren Überblick über Trends
  • Sie müssen nichts mehr verpassen
  • Sie können an einem wichtigen Kongress teilnehmen, ohne vor Ort sein zu müssen
  • Sie können Vorträge zur internen Schulung einsetzen und sich so selbst und andere qualifizieren

Die Vortragenden:

  • Jeder erhält die gleiche Chance zur Präsentation auf der Online-Plattform
  • Die Kluft zwischen erfahrenen „Keynote-Speakern“ und unbekannten Rednern wird geringer
  • Sie sind und bleiben Autoren und Urheber ihrer Werke 
  • Sie können durch qualifizierte und interessante Inhalte schneller internationalen Stellenwert gewinnen
  • Sie schaffen mit der Aufzeichnung ihrer Vorträge einen deutlich abgegrenzten, „transparenten“ Raum und können ihn dennoch durch "Off-the-records"-Gespräche am Bühnenrand wie gewohnt erweitern

Die Sponsoren/die Industrie:

  • Sie erreichen eine schärfer definierte Zielgruppe mit ihren Inhalten
  • Sie können Ihre eigenen multimedialen Inhalte effektiver platzieren
  • Sie bekommen neue Plattformen, die nachhaltiges Social Marketing ermöglichen
  • Sie erhalten eine bessere Erfolgskontrolle

Weitere Aspekte, die für eine Vollabdeckung sprechen:

  • Webcasts sind ein nachhaltiges Kongress-Instrument
  • Sponsorengeld wird nicht kurzfristig verpulvert sondern langfristig investiert
  • Gerade große Verbände können hier Pionierarbeit leisten, von der dann die gesamte Kongressbranche profitiert

Glossar:

Hybrid-Event. "A hybrid event is a tradeshow, conference, unconference, seminar, workshop or other meeting that combines a "live" in-person event with a "virtual" online component." (Wikipedia)

Webcast: Internet-Übertragung mit Video (Sprecher), Präsentationen (Folien, Filme), Untertiteln, Agenda-Anzeige

Live Webcast: Übertragung von Vortragsveranstaltungen, Podiumsdiskussionen u.a. in Echtzeit mit allen Folien, Animationen usw.

On-demand Webcast: Nach einem durch den Veranstalter definierten zeitlichen Abstand zum Kongress, stehen die Einzelvorträge als vollwertige Webcasts in einer Online-Bibliothek/Mediathek zur Verfügung.

Directly-on-demand Webcast: Kurz nach Ende des einzelnen Vortrags steht dieser als vollwertiger Webcast navigierbar mit Sprungmarken zur Verfügung.

Interaktiver Webcast / Webinar: Webcast mit Rückkanal für Zuschauer-Fragen und Kommentaren sowie weiterer Interaktions-Möglichkeiten (z.B. TED-Votings)

Streaming: Technologie zur Übertragung von kontinuierlichen "Medien-Strömen" im Internet.

Mobile-Streaming: Spezielle Übertragungstechnik für mobile Endgeräte, insbesondere für Apple-Produkte.

Autor: Seit über 15 Jahren überträgt und dokumentiert meta-fusion Kongresse, Tagungen und Marketing-Veranstaltungen mit intelligenten Webcasts und Webinaren.

Tags: 

Hybride Events, Webcast, Technik, Veranstaltungsplanung

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