Meeting Design

Warum es sich lohnt, das Rad immer neu zu erfinden!

Autor: Michael Heipel

Auf den großen Branchenmessen wie IMEX, IBTM oder ITB schallt seit einiger Zeit der Begriff Meeting Design durch die Flure. Wer jetzt aber denkt, damit seien besonders kreative Event-Logos gemeint, liegt falsch. Meeting Design umfasst viel mehr.

Beeinflusst von Strategien des Design Thinking sind in den letzten Jahren einige Methoden auf den Markt gekommen, die diese Konzepte auf die Gestaltung von Events anwenden.

Denn egal, ob es um die digitale Transformation eines Unternehmens geht, um die Vermittlung von Wissen im medizinischen Bereich oder um die Präsentation von technischen Neuerungen - ohne den persönlichen Austausch von Menschen auf Events kommt heute keine Kommunikationsstrategie aus.

Und das gilt auch und gerade in Zeiten voranschreitender Digitalisierung - was man sehr gut an dem Hype rund um die jährlichen Apple Keynotes, die hochkarätigen Events von SAP, Oracle, Microsoft, Samsung oder anderen ablesen kann.

Verhalten, Wünsche und Motivationen der Stakeholder im Fokus

Das Handelsunternehmen Otto Group ist auf dem Weg zu einem digitalen Unternehmen und veranstaltet regelmäßig interne "Fuckup-Nights", um die Fehlerkultur zu fördern. Diese Events spielen eine große Rolle beim Transformationsprozess. Sie holen die Mitarbeiter ab und tragen dazu bei, die Risikobereitschaft zu erhöhen.

Wo setzen Meeting Design Konzepte nun an? Auch wenn die Vorgehensweisen sich etwas unterscheiden, so werfen alle Meeting Design Konzepte zunächst einmal einen Blick auf die Stakeholder, die an einem Event beteiligt sind. Was sind die Ziele, Erwartungen und Motivationen, die sie mit dem Event verbinden?

Denn alle Meeting Design Konzepte gehen davon aus, dass ein Event dann erfolgreich ist, wenn eine Verhaltensänderung bei den Beteiligten nach dem Event ersichtlich wird. Ganz wie im Beispiel der Otto Group: Wenn Mitarbeiter sich mehr zutrauen und höhere Risiken eingehen sollen, dann kann ein Event wie die Fuckup-Night dazu beitragen, dieses Verhalten zu fördern.

Meeting Experience Design

Um Wandel im Verhalten zu initiieren, müssen sich Veranstaltungsplaner Gedanken über das optimale Event-Umfeld machen, das solch einen Wandel befördert. Dabei umfassen die gestalterischen Optionen nicht nur den Veranstaltungsraum, die Projektion oder ähnlich naheliegende Dinge.

Im Sinne eines Experience Design beschäftigen sich Meeting Designer mit allen Erfahrungen und Erlebnissen, die Stakeholder in Verbindung mit einem Event machen - vor, während und nach der Veranstaltung.

Wie kann schon vor der Veranstaltung Inspiration und Engagement gefördert werden? Welche Musik, welche Lichtstimmung, welches Mobiliar unterstützt die Lernziele? Welches Raum-Setup ermöglicht optimales Networking? Wie kann das Gelernte verfestigt werden, so dass ein nachhaltiger Effekt von einem Event ausgeht?

Die Zwickmühle: Standardisierung vs. Individualisierung

Klassische Konferenz-, Seminar- oder Messeveranstalter sehen sich hier oft in einem Dilemma. Denn sie sind bestrebt, Abläufe und Angebote möglichst zu standardisieren, um Skaleneffekte zu erzielen. Das fängt bei dem Einkauf von technischen Dienstleistungen an und geht über den Standbau bis hin zum einheitlichen Look-and-Feel von Websites.

Aus wirtschaftlichen Gründen macht das für Veranstalter Sinn, keine Frage. Im Sinne des Meeting Designs ist aber ein Ansatz im Sinne von "Das machen wir immer so" kontraproduktiv. Hier geht es darum, das Rad neu zu erfinden und eine Vielzahl von positiv überraschenden Elementen in die Event-Inszenierung einzubauen, um die Teilnehmer zu inspirieren.

Folgerichtig sind es oft nicht-traditionelle Veranstalter, die mit Event-Innovationen aufwarten. Anschauliche Beispiele hierfür sind das Online Marketing Rockstars Festival in Hamburg, re:publica in Berlin oder das Startup-Festival Bits and Pretzels in München.

Diese Events gehen beim Meeting Design neue Wege und orientieren sich konsequent an den Bedürfnissen ihrer Zielgruppen - mit Ideen, auf die ein klassischer Messe- oder Kongressveranstalter nicht zwingend kommen würde.

Wie setze ich als Veranstalter Meeting Design um?

Meeting Designer wie Martijn TimmermansEric de GrootRuud JanssenElling HamsoMaarten Vanneste oder Adrian Segar kommen oft aus ganz anderen Fachgebieten wie z.B. dem Theater oder dem Film. Gutes Meeting Design verknüpft den strategischen Ansatz der Kunden-Zentrierung mit kreativen Ideen.

Strategische Tools wie z.B. der Event Canvas (Janssen) oder der Event Storyboard Canvas (Timmermans) sind - zusammen mit entsprechenden Anleitungen - meist kostenfrei verfügbar. So können Veranstaltungsplaner einen Meeting Design Prozess sehr einfach starten und die strategische Basis legen für weitere Schritte.

Wenn es dann um die Ausgestaltung des Experience Designs geht, sind interdisziplinäre Teams gefragt. Fachleute aus der Branche, kreative Querdenker, erfahrene Veranstaltungsplaner und Vertriebs-Spezialisten arbeiten zusammen an einem Designkonzept, das den angestrebten Event-Zielen optimal gerecht wird.

Hierfür kann man sich externe Experten hinzuholen, je nachdem, welche Kernkompetenzen man intern bereits abdecken kann und welche noch fehlen.

Fazit

Meeting Design ist ein Weg, um neu und frisch an die Ausgestaltung von Events heranzugehen und sich bewusst zu machen, wofür man das Ganze überhaupt macht. In Verbindung mit Tools des Visual und Design Thinking entstehen so inspirierende Erlebnisse, mit denen Veranstaltungsplaner ihre Kunden begeistern und nachhaltige Erfolge erzielen können.

Drei Fragen an...

1. Was ist so grundsätzlich anders am Konzepte des #EventCanvas?

Der #EventCanvas ist eine neu Sprache für die MICE Industrie. Einmal erlernt, können alle Protagonsten der Wertschöpfungskette auf allen Ebenen miteinander klar kommunizieren. CEO mit Marketing, mit der Eventabteilung, mit den Agenturen, mit Hotels, mit AV Designern, mit Locations, mit Caterern usw.. Der #EventCanvas ist eine Sprache die auch unsere Kunden verstehen und basiert dabei auf der zentralen Fragestellung: Welche Verhaltensmuster der Hauptzielgruppen sollen sich im gegebenen Kostenrahmen durch den Event ändern und wie können wir diese Veränderungen und den daraus resultierenden Mehrwert messbar machen?

2. Warum sollten sich Veranstalter damit beschäftigen?

Wie oft gibt es Anfragen, bei denen so viele Inhalte unklar sind und man sich fragt, ob man tatsächlich die selbe Sprache spricht? Nur wenn wir alle, Anbieter und Kunden, gemeinsam diese Sprache lernen und perfekt beherrschen, sie Grundlage für all unsere Planungen wird, können wir konkret Verantwortung für die zielgerichtete Umsetzung übernehmen. Eine Gemeinsames Sprache schafft Vertrauen. Sie definiert den Rahmen in dem verschiedene Event Prototypen entwickelt werden können. Die Inszenierung der Ereignisse und das didaktische Design der Prototypen werden dabei so verwoben, dass der gewünschte Veränderungsprozess beginnt.

3. Welche Events haben sich mithilfe von #EventCanvas neu "erfunden"?

Über 3.500 Interessierte Nutzer haben sich den #EventCanvas seit 2014 kostenlos heruntergeladen. Konkret haben wir diverse Beispiele wie z.B. den NUCLEAR SECURITY SUMMIT 2014, die Internet Society und das Internationale Olympische Committee IOC, die den Wert des #EventCanvas erkannt haben und ihre Veranstaltungen mit dem #EventCanvas nutzerzentriert optimieren. Weitere Casestudies sind unter http://www.eventmodelgeneration.com/ einsehbar.

Gerrit Jessen, CED CMM CMP, hat in den letzten 25 Jahren erfolgreich Unternehmen aufgebaut und seine Teams motiviert, persönliche und unternehmerische Erfolge zu erzielen. Seit 2013 verfolgt das Entstehen des #EventCanvas und hat im Januar 2017 das Certified Event Designer Programm absolviert. Er leitet die Event Design Collective Germany und trainiert Event Design mit der #EventCanvas Methode.