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User Experience an 365 Tagen

Zur User Experience (UX), also dem Nutzererlebnis, gehören alle Erfahrungen Ihrer Nutzer, also Ihrer Teilnehmer vor, während und nach Ihrem Event. Was so selbstverständlich klingt, ist es in der Praxis bei Weitem noch nicht. Oder wie viele Event-Veranstalter kennen Sie, die Ihnen ganzjährig einen Newsletter rund um ihre Veranstaltung senden? Nur wenige vermute ich. Und wie sieht's bei Ihnen aus? Schicken Sie Newsletter auch nur zum Frühbuchertermin und später noch einmal zum Anmeldeschluss heraus? Dann verschenken Sie echtes Potenzial mit Blick auf die User Experience Ihrer Teilnehmer. In diesem Artikel erhalten Sie einige Anregungen und Tipps, damit Ihre Teilnehmer an 365 Tagen gute Erfahrungen mit Ihrem Event machen.

Bauen Sie eine Community rund um Ihr Eventthema auf

Dafür eignen sich die Sozialen Medien hervorragend. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie auch wirklich mit Ihrer Community ins Gespräch kommen. Senden Sie nicht nur Werbebotschaften in die Kanäle sondern beteiligen Sie sich aktiv an Diskussionen. Ein hervorragendes Beispiel dafür ist der #meetwoch vom GCB und CIM auf Twitter. In den Sozialen Medien können Sie auch wunderbar recherchieren. Themen, die pausenlos diskutiert, geliked und geteilt werden, gehören unbedingt in Ihr Veranstaltungsprogramm.

Wenn Sie nicht ganz so viel Manpower investieren können, greifen Sie ruhig auf klassische Newsletter zurück. Einmal im Monat könnten Sie diesen im professionellen Layout an Ihren Event-Verteiler senden. Von Save-the-Date, über Call for Paper oder neue Speaker, aktuelle Hotelkontingente, neue Sponsoren bis hin zu Anreisetipps - Sie haben ganz bestimmt viel zu erzählen. So fühlen sich Ihre Teilnehmer rund ums Jahr bestens informiert und nehmen Sie nicht nur als Eventverkäufer wahr.

Networken Sie auch offline. Besuchen Sie Branchenevents, auf denen Sie Ihre Zielgruppe treffen. Kommen Sie mit Ihren Kunden auch einmal außerhalb Ihrer Veranstaltung ins Gespräch - ganz ohne Akquiseabsichten. So erfahren Sie, was Ihre Community wirklich umtreibt. Dieses Wissen können Sie später dann hervorragend für Ihre Eventgestaltung und Ihre Verkaufsaktivitäten einsetzen.

Ermöglichen Sie Ihren künftigen Teilnehmern die Kontaktaufnahme auf vielen unterschiedlichen Wegen: Post, Telefon, über eine personalisierte E-Mail-Adresse sowie alle weiteren Kanäle, die Sie haben. Und wenn Sie jetzt noch ein Foto Ihrer Teammitglieder auf der Website veröffentlichen, kann sich Ihr Kunde ein wenig besser vorstellen mit wem er spricht. So ein professionelles Portraitfoto auf Ihrer Eventwebsite baut auch schon einmal Vertrauen für den Kontakt vor Ort oder auf anderen Branchenevents auf.

Katrin Taepke

Katrin Taepke bloggt auf www.micestens-digital.de und ist Eventprofi mit Leidenschaft für Digitalisierung und interaktive Eventformate. Seit mehr als 20 Jahren organisiert sie Events unterschiedlichster Größe und Ausrichtung. Ihr Credo: Rettet die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzt digitale Tools für Eure Prozesse!

Beantworten Sie Fragen bevor Ihr Kunde diese stellt

Zentrale Anlaufstelle Ihres Events ist sicherlich die Website. Und mit dieser Strategie liegen Sie - so die Erkenntnisse der jüngsten Studie von XING-Events - auch goldrichtig, denn auch Ihre Teilnehmer wünschen sich das so. Beantworten Sie daher alle erdenklichen Fragen Ihrer Teilnehmer auf Ihrer Website. Erstellen Sie darüber hinaus eine FAQ-Liste. Am besten aus den wirklich am häufigsten gestellten Fragen. Wann immer ein Kunde eine Frage stellt, überlegen Sie kurz, ob diese schon häufiger vorkam und fügen Sie diese kurzerhand der Liste hinzu. Und wenn eine Frage besonders oft gestellt wird, könnte es sein, dass der Prozess oder das Formular dahinter doch nicht so selbsterklärend ist, wie Sie vielleicht dachten.

Nach dem Event ist vor dem Event

An eine Evaluierung Ihrer Veranstaltung denken Sie sicherlich. Doch teilen Sie die Ergebnisse auch immer mit Ihrer Community und mit Ihren Sponsoren? Seien Sie ehrlich beim Versand des Feedbacks und ziehen Sie Konsequenzen aus den Learnings. Fanden viele Ihrer Teilnehmer die Keynote einschläfernd, die Mitgliederversammlung zu spät am Tag oder sich in der Location nur schwer zurecht, sollten das im nächsten Jahr auf jeden Fall besser lösen. Noch besser: Sie kündigen Ihre Lösung schon mit dem Versand der Evaluierung an. Spätestens in dieser E-Mail kommunizieren Sie den Termin für Ihre Folgeveranstaltung. Es gibt immer ein paar Early Birds, die sich diesen sofort eintragen oder ein paar Influencer, die ihn gern schon jetzt verbreiten.