14 Aug 2018

Schluss mit Warteschlangen bei Ihren Events

Autorin: Karin Althaus, Senior Marketing Associate, Cvent

Bei Ihren Veranstaltungen kann so einiges schief laufen. Die meisten Probleme können allerdings gelöst werden, bevor die Teilnehmer überhaupt etwas merken. Was aber sicher wahrgenommen wird? Warteschlangen. Als eines der offensichtlichsten Probleme überhaupt vor Ort sind sie ein Fluch für jeden Eventplaner. Ihre Teilnehmer warten nicht gerne und haben sich Warteschlangen erst einmal gebildet, wird es schwierig, sie wieder loszuwerden. Wie lassen sich aber die gängigsten Warteschlangen vor Ort vermeiden?

Mit Eventmanagement-Technologie. Aufgaben hingegen manuell zu erledigen kann zu mehr Engpässen vor Ort führen und Teilnehmer verärgern.

Wo und weshalb manche Warteschlangen entstehen

Check-In + Namensschilder

All Ihre Teilnehmer treffen meist gleichzeitig bei Ihrer Veranstaltung ein und es ist deshalb nicht überraschend, dass eine Warteschlange entsteht. Müssen Ihre Teilnehmer mehr als einige Minuten in einer Schlange warten, kann dieses eine negative Erlebnis den allgemeinen Eindruck vom Event verschlechtern. Nichts ist so wichtig wie der erste Eindruck. Durch den Einsatz von Kiosken für den Self-Check-In sowie das Drucken von Namensschildern auf Abruf können Sie Warteschlangen verkürzen. Ihre Teilnehmer wissen, wie der Check-In über einen Bildschirm funktioniert – sie haben an Flughäfen reichlich geübt – und bringen den Check-In so viel schneller hinter sich. Und falls sie Fehler in ihren Registrierungsinformationen finden, können sie sie selber schnell und einfach korrigieren.     

Sessionzugang

Als Eventplaner möchten Sie nachverfolgen, wer welche Session besucht. Als Teilnehmer wiederum möchten Sie ohne lange Wartezeit in die Session gelangen. Schnelles Einscannen, RFID (Radiofrequenz-Identifikation) und andere technologische Lösungen ermöglichen es Teilnehmern, schnell in die Sessions zu gelangen, und Sie als Planer haben die Übersicht, wer wo ist.   

Mahlzeiten

Sie können erfassen, wie viele Teilnehmer eine Mahlzeit oder ein Getränk konsumieren in einer Pause. Wissen Sie wie? Die Erfassung der Besucherfrequenz hilft Ihnen dabei, Tische oder Kaffeestationen besser anzuordnen, um höher frequentiertere Bereiche im Raum auszugleichen. Oder sie zeigt Ihnen, wo Sie mehr Essen hinbringen müssen.    

Wenn Teilnehmer hungrig und deshalb etwas angesäuert sind, möchten sie keinesfalls auf ihr Essen warten müssen. Manchmal funktioniert auch ein noch so gut geplantes Mahlzeiten-Layout nicht. Nutzen Sie Live-Daten des Teilnehmertrackings, um nötige Anpassungen vorzunehmen.  

Orientierung

Manchmal gibt es einen guten Grund für die Entstehung von Warteschlangen. Aber oftmals entstehen sie einfach nur weil die Teilnehmer das Layout des Veranstaltungsortes nicht richtig verstehen. Möglicherweise gibt es Wege oder Bereiche, die niemand kennt und nutzt und deshalb stehen all Ihre Teilnehmer vor derselben Tür Schlange, um in die Keynote-Session zu gelangen. Setzen Sie eine mobile Event-App ein, um Push-Nachrichten zu versenden und so verschiedene Wege auf den in der App dargestellten Karten zu zeigen.  

Sessionänderungen / Verzögerungen

Sei suchen nach einer weiteren genialen Einsatzmöglichkeit für Push-Nachrichten Ihrer mobilen Event-App? Sessionänderungen oder Verzögerungen. Vermeiden Sie mögliche Warteschlangen und Verwirrung, indem Sie Ihren Teilnehmern eine Nachricht schicken. Des Weiteren werden sich die Lagepläne in der App im Falle von Raumänderungen als nützlich erweisen.

Fazit

Niemand steht gerne in einer Warteschlange. Eventmanagement-Technologie hilft, Engpässe vor Ort zu vermeiden und für Ihre Teilnehmer so ein groβartiges Eventerlebnis zu schaffen. Denn bestimmt möchten Sie als Planer in der Feedback-Befragung keine Beschwerden über zu lange Warteschlangen sehen. Lösen Sie das Problem, bevor es entsteht – durch Technologie. 

Hier erfahren Sie mehr über Cvents Lösungen fürs Teilnehmermanagement vor Ort sowie mobile Event-Apps.

Karin Althaus

Karin Althaus arbeitet seit Juni 2015 für Cvent. Aus eigener Erfahrung in der Organisation einer wissenschaftlichen Konferenz weiss Sie, welchen Herausforderungen Eventplaner gegenüberstehen und wie Technologie helfen kann, Events effizienter zu planen, zu verwalten, zu vermarkten und Erfolge zu erfassen. Als Senior Marketing Associate arbeitet Karin eng mit Cvents globalem Team zusammen, um in Europa im Allgemeinen und der DACH-Region im Speziellen Kampagnen zu planen und umzusetzen.

Über Cvent

Mit weltweit rund 25.000 Kunden und mehr als und 2.500 Mitarbeitern ist Cvent, Inc. führender Anbieter von Cloud-basierter Technologie fürs Eventmanagement.

Seit 1999 bietet Cvent Eventplanern Softwarelösungen an für die Erstellung von Eventwebseiten, die Abwicklung von Online-Registrierungen und -Zahlungen, die Teilnehmer- und Eventverwaltung, die Auswahl von Veranstaltungsorten sowie für E-Mail-Marketing und Online-Umfragen. Mobile Apps für den Check-In und das Drucken von Badges vor Ort, Lead Retrieval sowie für die Einbindung der Teilnehmer während des Events runden die Plattform ab.
Für Hoteliers stellt Cvent eine integrierte Plattform zur Verfügung, um ihre Häuser durch zielgerichtete Werbung vor die richtigen Planer zu bringen, die nach passenden Veranstaltungsorten suchen.

Erfahren Sie mehr unter www.cvent.de