Neue Tagungsformate erfolgreich verkaufen

Gastautorin Valerie Wagner, bloggt über digitales Hotelmanagement

Das GCB berichtet in zahlreichen Blogbeiträgen über interaktive und partizipative Veranstaltungsformate und die Event Planer in unterschiedlichen Unternehmen wissen, dass Frontalbeschallung längst aus der Mode ist. Was bedeutet das für Hotels? Und wie können Hotels ihr Tagungsangebot darauf ausrichten? Darum soll es heute in diesem Blogbeitrag gehen.

Zunächst muss das Wording geklärt werden. Was ist ein Barcamp und wie unterscheidet es sich von den Formaten World Café, Pecha Kucha, Fish Bowl oder Speed Geeking? Oder was haben alle gemeinsam?

Unterschiedliche Veranstaltungsformate kurz erklärt

Ein Barcamp ist eine sogenannte "Un-Konferenz". Hier gibt es keine Tagesordnung, keine festgelegten Vorträge - kurz: keinen Ablaufplan. Das einzige was vom Veranstalter festgelegt wird sind die Pausen. Dazwischen werden die sogenannten Sessions von den Teilnehmern selbst bestimmt. Jeder kann seinen Teil zum Gelingen der Veranstaltung beitragen. Im Artikel "Digitale Transformation ‒ Co-Creation-Formate lösen Konferenzen ab" wird das Barcamp sehr gut beschrieben. Dieses Veranstaltungsformat findet unter einem Thema statt und wird von den Teilnehmern gestaltet.

Das World Café eignet sich besonders zum direkten Austausch, um unternehmensrelevante Themen zu besprechen. Die Kollegen sitzen an mehreren, vorzugsweise runden Tischen und tauschen sich aus. In immer wieder neuen Gruppierungen bearbeiten die Teilnehmer in mehreren Runden jeweils das gleiche Thema. Pro Tisch werden am Ende die Ergebnisse ausgewertet, zusammengefasst und der restlichen Gruppe vorgestellt. Dabei kann es zu erstaunlichen Resultaten kommen.

Beim Pecha Kucha handelt es sich um eine schnelle Bühnenshow. Ein Vortragender hat 6 Minuten und 40 Sekunden Zeit, sein Thema vorzustellen. Dabei werden Bilder an die Wand projiziert, die jeweils 20 Sekunden gezeigt werden. Mit dieser Vortragsart wird der Blick auf das Wesentliche gelenkt und Kollegen können sich inspirieren lassen und mitdiskutieren. Es geht darum, Ideen, Projekte, Konzepte oder Strategien vorzustellen und neuen Input zu erhalten.

Die Fish Bowl eignet sich besonders um Diskussionen in großen Gruppen zu führen. Der Name kommt von der Anordnung der Stühle, die in einem Kreis stehen. Die restlichen Teilnehmer sitzen drum herum und schauen auf das Goldfischglas. Es gibt dazwischen keine Barrieren und alle dürfen sich an der Diskussion beteiligen. Wenn vom äußeren Kreis ein Teilnehmer in den Inneren möchte, kann er sich hinter einen inneren Stuhl setzen. Der innensitzende Teilnehmer ist dann aufgefordert, nach seinem Satz den Platz freizugeben.

Vielleicht kennen Sie Speed Dating. Beim Speed Geeking verhält sich das ähnlich, mit dem Unterschied, dass beim Speed Geeking nicht nur 2 Personen, sondern eine kleine Gruppe mit 4-6 Personen mitmachen. Jede Gruppe erhält vier Minuten Zeit für Kurzvorträge und eine Minute für das Beantworten von Verständnisfragen. Danach rotiert die Gruppe zu einem neuen Redner. Die Teilnehmer sind gezwungen das Thema im Kern zu erfassen und so erreicht die Aufmerksamkeit das höchstmögliche Level.

Valerie Wagner schreibt auf www.valerie-wagner.de über digitales Hotelmanagement. Mit unterschiedlichen Content - Formaten, von Blogbeiträgen über Podcast und Video hilft sie Hoteliers bei der Digitalisierung, im E-Commerce und unterstützt bei Strategien für das Revenue - und MICE Management. Sie ist diplomierte Betriebsorganisatorin, zertifizierte Revenue- und E-Commerce Managerin und verfügt über 15 Jahre Berufserfahrung in der Hotellerie. Sie sagt: „Die Hotellerie ist ein starke Branche und sie macht Spaß! Sie hat das Potenzial für eine spannende Zukunft im digitalen Zeitalter ohne das die Menschlichkeit verloren geht. Digitalisierung ist das neue Guest Relation! Dabei möchte ich unterstützen."

Interaktive Tagungsformate sind Erlebnisse

World Café, Pecha Kucha oder Fishbowl sind gut geeignet für Unternehmen, die mit ihren Mitarbeitern an Lösungen arbeiten wollen. Statt einer parlamentarischen Bestuhlung auf denen die Teilnehmer stupide auf den Stühlen Platz nehmen, werden die interaktiven Eventformate für kreativen Austausch genutzt. Denn genauso, wie sich unsere Arbeit an sich verändert, verändert sich auch die Meetingkultur. In Zeiten von New Work müssen sich Unternehmen genau überlegen, wie sie die Unternehmensziele auf einen Nenner und die Anforderungen der Mitarbeiter an ihren Arbeitstag zusammenbringen. Dafür sind die genannten Tagungsformate sehr gut geeignet.

Erfolgreiche Tagungen sind effizient, abwechslungsreich, ergebnisorientiert und zielführend. Sie können Ihren Kunden mit interaktiven Tagungsformaten unterstützen, indem Sie Ihr Angebot erweitern und aktiv in die Planung einsteigen.

Beim World Café sind runde Tische gefragt. Wenn Sie dann noch beschreibbare Papiertischdecken und bunte Stifte bereithalten, sind Sie bestens ausgestattet. Nichts leichter als das?

Dann gehe ich noch einen Schritt weiter. Begeistern Sie Ihre Kunden!

Zum Beispiel könnten Sie die beschriebenen Papiertischdecken aufhängen und ablichten lassen. Quasi ein Gruppenbild mit den Teilnehmern vor den erarbeiteten Inhalten. Und in Zeiten der Digitalisierung ist das Drucken eines Bildes sehr schnell erledigt. Warum überraschen Sie die Teilnehmer nicht mit diesem Bild im Bilderrahmen als Give Away? So bleiben Sie in Erinnerung.

Gestalten Sie Ihre Tagungsräume!

Selbstverständlich können Sie an den baulichen Gegebenheiten Ihres Hotels nichts ändern. Aber Sie können die Innenausstattung gestalten. Bunte Farben, ausgefallene Sitzmöglichkeiten und stimmungsvolle Beleuchtung beeinflussen Menschen. Ich hatte es bereits weiter oben angesprochen. Die Standard-Bestuhlung ist out. Wie wäre es mit bequemen Sesseln, Bistrotischen, Sofas, Sitzsäcken und ähnliches?

Wir Menschen nehmen unsere Umgebung unbewusst, aber mit allen Sinnen wahr. Dazu gehört auch der Geschmacksinn und damit die Verpflegung während der Veranstaltung. Am Ende muss alles ein stimmiges Bild abgeben.

Tagungsverkauf ist heute mehr Beratung und Betreuung

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Zeit und die Ressourcen für eine gute Beratung und lassen Sie sie verkaufen. Durch die Immaterialität der Hotel-Dienstleistung ist es wichtig bereits vor der Buchung, also bei der Site Inspection entsprechend zu überzeugen. Denn nur der Überzeugte kauft.

Neue Tagungsformate erfordern neue Maßnahmen im Verkauf. Präsentieren Sie Ihren Kunden also keine verstaubte Bankettmappe, sondern zeigen Sie die Tagungsräume für diese Veranstaltung mit einer VR-Brille. Diese sind mittlerweile kostengünstig und können mit dem eigenen Smartphone erstellt werden. Ein 360-Grad-Foto des letzten Barcamps oder der letzten Fishbowl zeigen Ihren Kunden, wie ihre Veranstaltung aussehen könnte.

Ihre Mitarbeiter müssen natürlich auch inhaltlich in die Veranstaltung einsteigen und den Eventplaner beraten. Definieren Sie für Ihre Mitarbeiter ganz klar, welche Formate für welche Veranstaltungsart geeignet ist.

Tagungsverkauf im Hotel ist heute digital, vernetzt und innovativ. Begeistern Sie Ihre Gäste mit unvergesslichen Erlebnissen für alle Sinne.