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Meeting Design - mit allen Sinnen zu einer erfolgreichen Veranstaltung

Gastautorin Valerie Wagner, bloggt über digitales Hotelmanagement

„Was du mir sagt, vergesse ich. Was du mir zeigst, daran erinnere ich mich. Was du mich tun lässt, das verstehe ich.“ wusste bereits Konfuzius. Das beschreibt sehr gut, wie Menschen neues Wissen aufnehmen.

Die inhaltliche Verantwortung für eine Tagung oder ein Incentive hat Ihr Kunde, der Veranstalter oder die Agentur. Für das drumherum sind Sie als Dienstleister verantwortlich.

Wie können also Hotels beim Meeting Design unterstützen? Darum soll es heute in diesem Artikel gehen.

Was ist Meeting Design überhaupt?

Tagungsverkauf im Hotel ist heute digital, vernetzt und innovativ. Begeistern Sie Ihre Gäste mit unvergesslichen Erlebnissen für alle Sinne. Im Meeting Design geht es um die ganzheitliche Wahrnehmung der Teilnehmer einer Tagung. Sie unterscheiden nicht zwischen Location und Veranstalter. Sämtliche Do’s und Dont’s fallen auf Veranstalter und Location zurück. Daher ist es gerade in der gewandelten MICE-Branche umso wichtiger, zusammen zu arbeiten und dieselben Ziele zu verfolgen.

Die Tagungsteilnehmer von heute wollen Netzwerken, aktiv am Event teilnehmen und haben ein großes Interesse an der Sinnhaftigkeit der Tagung. Und das ist nur ungefähr die Definition. Denn eine allgemein gültige Beschreibung für Meeting Design steht noch aus bzw. ist vermutlich in der wandelbaren MICE-Welt von heute kaum noch möglich. Wer will sich schon in Grenzen pressen lassen?

Mi(ee)t Designen

Die geänderten Ansprüche der Teilnehmer fordern nicht nur Veranstaltungsplaner heraus. Sie als Hotelier sollten bereits bei der ersten Planung des Events beratend zur Seite stehen. Dazu gehört, dass Sie wissen wer die Zielgruppe ist, welches Ziel verfolgt wird und mit welchem nachhaltigen Erlebnis die Teilnehmer das Event verlassen sollen.

Und wie bereits im Artikel über neue Tagungsformate angesprochen: Tagungsverkauf ist heute mehr Beratung und Betreuung, statt stupides Zusenden von verstaubten Bankettmappen. Das bedeutet, Sie sollten nicht nur, sondern Sie müssen die Planung von Anfang an begleiten und betreuen. Nur so können Sie mitgestalten und das Event in eine Umgebung einbetten, die die Zielgruppe anspricht, das Ziel in den Fokus setzt und für die Teilnehmer erlebbar macht.

Valerie Wagner

Valerie Wagner schreibt auf www.valerie-wagner.de über digitales Hotelmanagement. Mit unterschiedlichen Content-Formaten, von Blogbeiträgen über Podcast und Video hilft sie Hoteliers bei der Digitalisierung, im E-Commerce und unterstützt bei Strategien für das Revenue- und MICE Management. Sie ist diplomierte Betriebsorganisatorin, zertifizierte Revenue- und E-Commerce Managerin und verfügt über 15 Jahre Berufserfahrung in der Hotellerie. Sie sagt: „Die Hotellerie ist ein starke Branche und sie macht Spaß! Sie hat das Potenzial für eine spannende Zukunft im digitalen Zeitalter, ohne das die Menschlichkeit verloren geht. Digitalisierung ist das neue Guest Relation! Dabei möchte ich unterstützen."

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Networking, networking und …Netzwerken

In einem Artikel von Matthias Schultze steht es bereits: Netzwerken beginnt bereits vor der Veranstaltung. Matching-Tools und Social Media Kanäle sollten bereits vor der Veranstaltung zum Informationsaustausch genutzt werden.

Bei einer ganzheitlichen Organisation einer Veranstaltung sind auch Sie als Hotel oder Location gefragt, daran teilzunehmen. So können Teilnehmer bereits vor der Veranstaltung einen Eindruck über Ihr Hotel oder Ihre Location gewinnen. Vor Ort ist es wichtig, diese Versprechen zu halten.

Networking ist die Essenz von Live-Veranstaltungen. Menschen verknüpfen sich mit Menschen, suchen Gleichgesinnte und wollen in Kontakt treten und bleiben. Die Location oder das Hotel hat also die Aufgabe, dieses Ziel zu erreichen. Das können Sie schaffen, in dem Sie Räume bereitstellen, die zum Netzwerken einladen. Meeting Design bedeutet nicht zwangsläufig ein durch und durch gestalteter Raum, sondern im Event einen Platz zu haben, bei dem Netzwerken möglich wird. Solange der Raum jederzeit verfügbar ist, kann das im Alt- und Neubau gelingen. Selbstverständlich spielt die Ausstattung ebenfalls eine Rolle und auch das technische Equipment muss zur Veranstaltung und zum Ziel passen.

Sinn kommt von unseren Sinnen 

Eine Tagung wird als sinnvoll und sinnhaftig wahrgenommen, wenn alle unsere Sinne angesprochen werden. Wir nehmen unsere Umgebung mit Augen, Ohren, Nase, Händen und Mund wahr. In der Pausenverpflegung können Sie am besten damit spielen. Steht die Veranstaltung unter dem Motto „Green Meeting“, lassen Sie diese Farbe in der Kaffeepause immer wieder einfließen. Zum Beispiel mit grünen Smoothies oder grüner Götterspeise. Das fällt ins Auge.

Schmecken muss es natürlich auch! Und zwar nach dem, was die Farbe verspricht. Außerdem steht die Farbe Grün in der Farbenlehre für Neuanfang, Hoffnung und Zuversicht.

Soll die Veranstaltung, die Transformation eines Unternehmens unterstützen, können Sie kulinarisch zum Beispiel, konträre Geschmacksrichtungen verwenden, wie süß und salzig oder Schokolade und Chili. Die rote Chili und damit die Farbe Rot signalisiert Lebensfreude, Tatkraft und Dynamik. 

Doch Vorsicht. Jeder Mensch nimmt Farben anders wahr und hat auch eine Abneigung gegen die ein oder andere Farbe. Das bringt wiederum die Zielgruppe ins Spiel. Außerdem kann Reizüberflutung den gegenteiligen Effekt erzeugen. Deshalb sollten Sie diese mit Bedacht und Sorgfalt wählen und lieber weniger als mehr einsetzen.

Beleuchtung und Raumduft

Haben Sie gewusst, dass Supermärkte bestimmte Leuchtmittel und Farben einsetzen und damit das Einkaufserlebnis ihrer Kunden beeinflussen? Das geht auch im Tagungsraum. Indirekte Beleuchtung, warmes bzw. kaltes Licht oder Tageslicht – auch das hat Auswirkungen auf die Wahrnehmung einer Veranstaltung.

Düfte beeinflussen unsere Gefühlswelt unmittelbar. Sicherlich kennen Sie die Aussage, dass Sie jemanden nicht riechen können. Durch unsere Nase nehmen wir unsere Umwelt riechend wahr. Dieses Sinnesorgan speichert Gerüche ab. Selbst wenn wir diesen einen Duft über Jahre nicht gerochen haben, werden wir uns sofort erinnern, sobald er uns in die Nase steigt. So können Sie die Chill-Out-Lounge im Strandlook mit einer Brise Meeresduft ergänzen.

Ganzheitlich und die Teilnehmer im Mittelpunkt

Wahrnehmbar mit allen Sinnen - so muss eine Tagung heute sein. Die Teilnehmer müssen im Mittelpunkt stehen. Bieten Sie Möglichkeiten zum Netzwerken und werden Sie kreativ in der Gestaltung der Veranstaltung. Begleiten Sie den Veranstaltungsplaner von Anfang an und steuern Sie Ihren Teil als Dienstleister bei.

Ihr Ziel als Hotel oder Location muss es sein, die Veranstaltung Ihres Kunden so zu unterstützen, dass sie erlebbar ist und nachhaltig im Gedächtnis bleibt. Der Inhalt kommt vom Planer und Ihre Aufgabe ist es, diesen Inhalten einen Rahmen zu geben und perfekt in Szene zu setzen. Damit schaffen Sie eine Win-Win-Situation auf beiden Seiten. Auf der einen Seite der Veranstalter, der eine erfolgreiche, ganzheitliche und nachhaltige Veranstaltung durchführen kann. Auf der anderen Seite das Hotel oder die Location, die einen guten Eindruck bei vielen potenziellen Kunden hinterlässt. Dazu gehört natürlich auch das Überdenken bisheriger Strukturen in der Hotellerie. Vielleicht planen Sie bald ein Meeting mit Design für sich und Ihre Mitarbeiter.

In diesem Sinne happy designing und bis zum nächsten Mal!