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02 May 2016

Partizipation statt Langeweile – Neue Konzepte für interaktive Veranstaltungsformate

Die Wissensgesellschaft des 21. Jahrhunderts agiert im Veranstaltungsmanagement noch immer nach tradierten Mustern. Veranstalter geben alterprobte, vermeintlich funktionierende Abläufe vor, während Teilnehmer von Kongressen, Tagungen oder Meetings die Versuche frontaler Faktenvermittlung über sich ergehen lassen müssen. Beide Seiten verpassen dabei die mitreißenden Möglichkeiten neuer Veranstaltungsformate, die bislang nur in Nischen des Tagungsgeschehens Einzug auf dem Parkett der Wissens-Generierung und -Vermittlung sowie des Erfahrungsaustauschs gefunden haben.

 

Der Ausbruch aus dem normativen Veranstaltungsverständnis bedeutet zusätzliche verantwortungsvolle Arbeit für die Veranstalter in Vorbereitung und Durchführung. Der moderne Ansatz anspruchsvoller Events wird bestimmt durch neue technische Hilfsmittel, neue pädagogische Ansätze und nicht zuletzt durch eine neue Generation anspruchsvoller Teilnehmer, deren Partizipation den Erfolg einer Veranstaltung entscheidend mitbestimmen kann.

Ziel ist es, durch den forcierten Einsatz partizipativer Formate neue Ideen und Lösungsansätze zu kreieren und einen größtmöglichen Erfahrungsaustausch und Wissenstransfer zu bewerkstelligen. Durch eine intensive Zusammenarbeit von Teams oder Netzwerken können das Engagement und die Eigenverantwortung der Teilnehmer signifikant erhöht und das Gemeinschaftsgefühl über Interessengruppen hinweg umfassend gestärkt werden.

Sicherlich werden neue Tagungsformate nicht jedem Tagungsziel gerecht, doch sollten sie in ihrer modernen Didaktik, ihrem Miteinander völlig verschiedener Ausgangspunkte und ihrer nur scheinbaren Unkalkulierbarkeit ein Beispiel geben, alte Formate zu überdenken und neuen eine Chance zu geben.

Neue Formen der Beteiligung, wie Barcamps, World Cafés, Roundtable-Gespräche oder auch Science Slams sind Ansätze einer aktiven Mitgestaltung von Veranstaltungen. „Mitmachen“ bedeutet hierbei nicht zuletzt eine Emotionalisierung der Teilnehmer, was durch die Auseinandersetzung mit Themen, Fragestellungen und Meinungen vollkommen neue Wege auf allen Ebenen eines umfassenden Wissenstransfers ermöglicht.

Barcamps sind sogenannte „Ad-hoc-Konferenzen“. Die Inhalte dieser offenen, partizipativen Veranstaltungen werden ausschließlich von den Teilnehmern direkt bestimmt. Dieses Format wird gerne auch als „Unkonferenz“ bezeichnet. So lautet ein zentrales Motto: „No spectators, only participants!“. Barcamps sind sehr intensive Veranstaltungen mit Präsentationen, Vorträgen, Workshops, Problem-Analysen und Diskussionen der Teilnehmer untereinander, über den gesamten Tag hinweg. Die offene Atmosphäre in Kombination mit der Möglichkeit, inhaltlich alles selbst zu gestalten, führt zu sehr aktiven, innovativen, lebendigen Events. Dies zeigt sich schon bei der Vorstellungsrunde zu Beginn jedes Barcamps, in der man sich mit Namen, Herkunft und drei Schlagworten („Hashtags”) zur eigenen Person kurz vorstellt – und man duzt sich durchgehend! Das bricht sofort das Eis, stärkt das Gefühl der Zusammengehörigkeit und erleichtert das spätere Networking. Anschließend werden von den Teilnehmern eigenständig Themen vorgestellt, über die sie gerne sprechen möchten. Vorgetragen wird indes nur, was die Zustimmung einer Mindestzahl von Teilnehmern erhält. Nach der Vorschlagsrunde suchen sich die Teilnehmer dann frei aus, an welchen Sessions sie über den Tag hinweg teilnehmen möchten, ob und wie sie sich darin einbringen und für welche Dauer.

World Cafés und Round Table Sessions bieten ein enormes Potenzial, um Veranstaltungen aufzuwerten, sie interaktiv und spannend zu gestalten. Sie bedienen das wachsende Interesse vieler Teilnehmer, Veranstaltungen aktiv mitzugestalten, ohne alle diejenigen einzuschränken, die passiv bleiben möchten. World Cafés sind eine angewandte Form von Crowd Sourcing und vernetzter Ideen-Generierung, bei der das Potenzial des Kollektivs Zukunftsfragen beantworten hilft. Round Table Sessions sind ein funktionierendes Werkzeug für Vernetzung und themenorientiertes Community Building. Befragungen auf Kongressveranstaltungen zeigen: Kleinere vernetzende Formate wie Round Table Sessions und World Cafés fördern die Zufriedenheit der zunehmend anspruchsvollen Teilnehmerschaft. Indem Veranstalter diese Formate anbieten, teilen sie die Verantwortung für den Erfolg ihrer Veranstaltungen mit ihren Gästen. Dadurch werden Teilnehmer zu echten, mündigen und vor allem zufriedenen „Teilhabern“ dieser Veranstaltungen und in den meisten Fällen auch zu begeisterten und loyalen Freunden.

Ein Science Slam ist ein Vortragswettbewerb von Wissenschaftlern, die ihre eigene Forschung binnen zehn Minuten vorstellen. Nach Beendigung aller Vorträge bestimmt das Publikum, welches die beste Präsentation war. Während einer Tagung oder Konferenz wird ein Science Slam oft nur als Rahmenprogrampunkt wahrgenommen, dabei kann dieses Format viel mehr beitragen als nur ein „Comic Relief“, also eine unterhaltsame Auflockerung. Die nähere Betrachtung der „Science Slam“ Regeln und Chancen zeigt auf, wie die Teilhabe des Publikums als Jury in einem engagierten Rednerwettstreit das thematische Aufnahmevermögen des Publikums schärft. Zudem kann durch frühzeitige Planung eine ganze Tagung oder Konferenz von solch einem Veranstaltungselement profitieren, entweder über die Science Slam Redner selbst, die in der Regel gestandene Wissenschaftskommunikatoren sind, oder über die Beteiligung von anderen Teilnehmern am Science Slam, die die Gelegenheit nutzen können, eine andere Sichtweise aufzuzeigen. Durch eine weitsichtige Strategie im Vorfeld einer Veranstaltung kann ein Science Slam zum Alleinstellungsmerkmal werden. Dies kann durchaus Anlass für die Teilnehmer sein, die nächste Terminankündigung deutlich ernster zu nehmen.

Neue Kongress- und Tagungsformate mit einem hohen Grad an Mitwirkung werden in Zukunft den Eventmarkt wesentlich mitbestimmen. Event-Teilnehmer erhalten erstmals die Möglichkeit, sich aktiv in die Veranstaltung einzubringen, gemeinschaftlich kreative Ansätze oder Problemlösungen zu finden und persönliche Netzwerke gezielt zu erweitern. Unterstützt durch eine ausgefeilte Methodik und neue Medien, bedeutet „Mitmachen“ hier auch eine durchgehende Emotionalisierung der Teilnehmer und damit eine deutlich intensivere Auseinandersetzung mit Themen, Fragestellungen und Meinungen. Echte Kommunikation und Perspektivenwechsel werden so möglich.

Worauf es dabei ankommt und wie diese neuen partizipativen Veranstaltungsformate den lebendigen, zukunftsweisenden Markt der Möglichkeiten im Kongress- und Tagungswesen bestimmen werden, darüber referiert und diskutiert der Veranstaltungsexperte Dr. Thorsten Knoll mit Kollegen bei der Fachkonferenz „MEXCON – Meeting Experts Conference“, die vom 6. bis 7. Juni 2016 in Berlin stattfindet.

Weitere Informationen rund um die Meeting Experts Conference sind abrufbar unter www.mexcon.de.

German Convention Bureau

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