Future Meetings, Digitalisierung
08 Sep 2014

Konferenz 4.0 – auf dem Weg zur Community

Tagungen und Kongresse wandeln sich. Stand bislang die Vermittlung von Wissen im Vordergrund, geht es heute vor allem darum, den persönlichen Austausch der Teilnehmenden zu fördern. Innovative Konferenzformate und digitale Technologien unterstützen diese Vernetzung.

Am produktivsten sind die Pausen. Diese Beobachtung inspirierte Tim O’Reilly zum Konzept der „Unkonferenzen“. Der irische Verleger und Software-Entwickler stellte fest, dass bei klassischen Konferenzen die Kaffeepausen den größten Mehrwert für die Teilnehmer bringen, also erklärte er kurzerhand die Auszeiten zur Hauptsache. 2005 initiierte er sein erstes „FooCamp“ („Friends of O’Reilly“) im kalifornischen Palo Alto: ein Ad-hoc-Event, bei dem die Teilnehmenden Inhalt und Ablauf aus dem Stand selbst organisierten.

Heute gehören „Unkonferenzen“ zu den innovativen Veranstaltungsformaten, die den Wandel der Wissensvermittlung bei Konferenzen und Tagungen widerspiegeln. Angesichts der Möglichkeiten des Internets und Sozialer Medien, die Informationen mit wenigen Klicks zugänglich machen, geht es heute weniger darum, reines Wissen durch Vorträge und Ausstellungen zu vermitteln. Im Mittelpunkt steht vielmehr der persönliche Know-how-Transfer durch den Austausch und die Vernetzung der Teilnehmenden untereinander.

 

Mehrwert durch Austausch

„Konferenzteilnehmer sind heute sehr gut informiert und nicht mehr durch Frontalvorträge zu überzeugen“, sagt Evententwicklerin Claudia Brückner, die den Begriff der Event- oder Meeting Experience prägte. „Sie erwarten Antworten auf ihre individuellen Fragen und wollen sich mit anderen Teilnehmenden sowie den Rednern über Erfahrungen und Lösungsansätze austauschen, um wechselseitig voneinander zu profitieren.“ Laut Brückner stehen Veranstalter vor der Herausforderung, neue, offene Formate zu entwickeln, die Interaktion und Partizipation ermöglichen. „Events müssen über den Informationsaustausch oder die Wissensvermittlung hinaus die Chance zu Community Building und echter Zusammenarbeit bieten“, meint sie.


Adrian Segar, Autor des Buchs „Conferences That Work: Creating Events That People Love“, sieht das genauso. Für ihn liegt die Stärke von Tagungen in ihrer sozialen Komponente. „Da nützliche Inhalte mehr und mehr online zur Verfügung stehen, sollten Tagungen das fokussieren, was sie am besten können: es Menschen zu ermöglichen, sich zu treffen, miteinander in Kontakt zu treten und sich zu beteiligen.“ In Zukunft, meint Segar, konzentrierten sich Konferenzen verstärkt darauf, die Teilnehmenden aktiv ins Geschehen einzubinden, ihre Beteiligung zu verstärken und sinnvolle Verbindungen zu fördern: „Menschen lernen besser, wenn sie aktiv am Lernprozess teilhaben, anstatt einfach nur passiv zuzuhören.“

 

Agenda per Abstimmung

Open-Space-Konferenzen und BarCamps sind die inzwischen am weitesten verbreiteten Formate, bei denen die Teilnehmenden Inhalte und Ablauf einer Veranstaltung selbst entwickeln. Der Vorteil: Die Expertise der Anwesenden lässt sich ad hoc einbeziehen. So wie im März beim „DevCamp Karlsruhe“, einer Unkonferenz für Software-Entwickler, die das Netzwerk für Hightech-Unternehmer „CyberForum“ veranstaltete. Mehr als 120 Teilnehmende tauschten sich in spontan erstellten Gruppen, Vorträgen und Workshops aus. Zum Auftakt schlugen sie Themen vor, eine Abstimmung entschied, welche davon es auf die Agenda schafften.
Ähnlich funktioniert das „CarCamp“ für Social-Media-Interessierte aus der Kfz-Branche. Auch hier entstehen die Themen in einer gemeinsamen Vorstellungsrunde zu Beginn der Veranstaltung. Thematisch gegliederte Onlineforen vernetzen die Teilnehmenden vor und nach dem Event sowie währenddessen.
Dass sich verschiedenste Interessengruppen dieses innovativen Formats bedienen, zeigt die Do-it-yourself-Veranstaltung „XOXO“ in Portland, USA, ein Event für freie Kunstschaffende, Filmemacher und Game-Entwickler. Als die via Crowdfunding finanzierte Konferenz 2012 erstmals stattfand, waren die 400 Eintrittskarten online in zwei Tagen vergriffen, 700 Mäzene spendeten insgesamt 173.000 US-Dollar.

 

Spaß als Konzentrationsturbo

Der Spaßfaktor gehört bei Veranstaltungen wie diesen zum Programm: Innovative Formate sollen alle Sinne ansprechen und stimulieren. „Die Erfahrung zeigt, dass sich dies positiv auf die Konzentrationsfähigkeit, Kreativität und Produktivität der Konferenzteilnehmer auswirkt“, betont Adrian Segar. Spielerische Elemente und erfrischende Rituale – etwa ein „Speed-Dating“ für das schnelle persönliche Kennenlernen zu Veranstaltungsbeginn –, würden sich in Zukunft als feste Konferenzbestandteile etablieren. Die positive, konstruktive Atmosphäre, die dadurch entstehe, erhöhe nicht nur die Aufnahmefähigkeit der Teilnehmer, sondern auch deren Bereitschaft, sich mit eigenen Beiträgen zu äußern.


Davon profitiert auch das Wir-Gefühl bei Konferenzen – einer der wesentlichen Vorteile von Live-Veranstaltungen gegenüber Online-Events. Face-to-Face-Kommunikation befriedigt das zentrale Bedürfnis des Menschen nach Geborgenheit, Vertrauen und Zugehörigkeit – und zwar unabhängig davon, ob es sich um ein Vier-Augen-Gespräch oder eine Gruppendiskussion handelt. Darüber hinaus wirkt die persönliche Kommunikation glaubwürdiger als die virtuelle. Damit entsteht ein umfassenderes Bild des Gegenübers, in das nonverbale Signale wie Mimik und Gestik einfließen. Nicht umsonst hängt der Erfolg multinationaler Teams in Unternehmen auch davon ab, dass sich die Beteiligten zumindest einmal persönlich treffen.


Konferenzen bieten darüber hinaus Orientierung durch die Informationsflut und entschleunigen den meist eng getakteten Alltag, dessen Tempo sich gerade im Beruf immer weiter erhöht. Konferenzteilnehmer nehmen sich eine bewusste Auszeit: Sie wollen sich in Ruhe intensiv mit anderen austauschen, systematische Diskussionen führen und Netzwerke knüpfen, von denen sie nachhaltig profitieren.

 

Veranstalter als Community-Manager

Bei dieser Vernetzung spielen neue Technologien eine Schlüsselrolle. Sie unterstützen den Austausch während der Veranstaltung sowie vorher und danach, wie Claudia Brückner betont. Digitale Tools und Plattformen erweiterten den physischen Eventraum zeitlich unabhängig durch einen digitalen – eine Herausforderung mit Zukunftspotenzial für die Konferenz- und Tagungsbranche. „Mit diesen Möglichkeiten werden Eventmanager zunehmend zu Community-Managern. Sie erhalten die Chance, eine Community nicht nur durch ein bestimmtes Thema, sondern auch durch ihre spezifische Herangehensweise und das Erlebnis, das sie dadurch gestalten, nachhaltig aufzubauen und parallel dazu ein entsprechendes Geschäftsmodell zu entwickeln“, sagt Brückner.


Schon jetzt binden immer mehr Veranstalter interaktive Möglichkeiten wie Facebook oder Twitter-Walls in Konferenzen ein. Damit können die Teilnehmenden unmittelbar Feedback geben oder Fragen stellen. Auch Abstimmungen während eines Vortrags – auf Wunsch direkt per Mobiltelefon – sind Methoden, um eine Konferenz aufzulockern und das Publikum einzubinden.

 

Hightech für High-Touch

Der Megatrend der fortschreitenden Technisierung wird die Tagungs- und Konferenzbranche bis 2030 nachhaltig prägen. Das bestätigt auch Michaela Evers-Wölk, Forschungsleiterin Zukunftsforschung und Partizipation beim Institut für Zukunftsstudien und Technologiebewertung (IZT) in Berlin. Das Internet der Dinge und Dienste werde neben den Menschen auch Geräte und Alltagsgegenstände miteinander vernetzen, was sich auf die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Kongressen auswirke. „Echtzeitinformationen über ,Wissensansammlungen’, also die Häufung von Personen an interessanten Diskussionsstandorten, können beispielsweise helfen, Veranstaltungen spontan und tagesaktuell zu gestalten. Exponate können in die Lage versetzt werden, ihrem Publikum interaktiv Informationen zu ihrer Entstehungsgeschichte zu geben und Zusammenhänge zu vermitteln“, zeigt Evers-Wölk die Potenziale auf.


Das IZT selbst praktiziert seit vielen Jahren verschiedene Formen der Beteiligung und Interaktion im Rahmen zukunftsbezogener Forschungs- und Beratungsprojekte. Neue Medien wie „Hangouts on Air“, bei denen Live-Veranstaltungen und Diskussionen weltweit stattfinden oder übertragen werden, spielen dabei eine Schlüsselrolle.

Hightech und High-Touch – Technik und menschlicher Umgang – sind für Evers-Wölk kein Widerspruch. Das Bedürfnis nach „realer“ Kommunikation habe weiterhin Bestand, sagt sie. Davon ist auch Diplompsychologe Georg Stark vom Kölner Steinweg Institut fest überzeugt: „Die Medienvielfalt wächst, die Medien ändern sich, aber die Menschen brauchen weiterhin ihre archaischen Zusammenkünfte – auch in der fernen Zukunft. Denn nur so können sie erfahren, worauf sie sich verlassen und wem sie vertrauen können oder wo sie im Vergleich zu anderen stehen.“

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