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Digitalisierung
08 Sep 2014

Digitale Transformation ‒ Co-Creation-Formate lösen Konferenzen ab

Die Geschäftswelt verändert sich. Durch das Internet steht heute in vielen Geschäftsbereichen kein Stein mehr auf dem anderen. Kaum ein Produkt, das es nicht auch online zu kaufen gibt, kaum eine Information, die nicht im Netz zu finden ist. Die Veränderungen, die durch das Internet angestoßen wurden, stellen einen gigantischen Veränderungsprozess dar.

Das Internet folgt anderen Erfolgsfaktoren als die klassisch geprägte deutsche Industrie. Erfolgreiche Unternehmen aus dem „Silicon Valley“ leben vor, wie man die Dynamik der Netzwelt nutzen kann. Der Automobilhersteller Local Motors beispielsweise verfügt über eine Online-Community aus mehr als 36.000 Autofans und Fachleuten wie Ingenieuren und Designern rund um die Welt, die ihr Wissen vernetzen. Damit können Fahrzeuge zu einem Bruchteil der Kosten und in viel kürzerer Entwicklungszeit als bei herkömmlichen Konzernen entwickelt werden. Der Buchhandel weiß seit Jahren, was es heißt, wenn ein Internet-Anbieter wie Amazon in den Markt eintritt. Doch Local Motors, Amazon & Co. sind erst der Anfang: Das Internet verändert alle Produkte, Geschäftsmodelle und Branchen.

Neue Werte: Vernetzung, Offenheit, Partizipation und Agilität

Welche Faktoren machen Unternehmen fit für die Digitalisierung? Es sind dieselben, auf deren Basis das Internet funktioniert: Vernetzung, Offenheit, Partizipation und Agilität. Damit Unternehmen diese Erfolgsmuster nutzen können, müssen sich ihre Führungskräfte weiterentwickeln und das „Management by Internet“ lernen. Sie müssen erkennen, wann sie sich besser von Mechanismen wie Hierarchie und Kontrolle verabschieden, um sich stattdessen im Rahmen von Führung und Zusammenarbeit von Werten wie Vernetzung, Offenheit, Partizipation und Agilität leiten zu lassen.

Dazu gehört eine große Portion Mut: Mut zum Experimentieren und dazu, den Mitarbeitern Raum zur Selbstverantwortung und -organisation zu geben. Um dahin zu kommen, braucht es zunächst einmal einen Abbau von Bürokratie. Nur so kann Innovation entstehen und gedeihen. Arbeitsweisen, die dies begünstigen, gelangen durch die jungen Arbeitnehmer, sogenannte Digital Natives, zwar beinahe von selbst in die Organisationen. Aber die Führungskräfte müssen diesen Innovationspool auch nutzen, indem sie neue Arbeitsweisen zulassen und fördern.

Ein Teil davon sind neue Formen des Informationsaustauschs, die sogenannten Co-Creation-Formate. Sie schaffen Begeisterung, Ergebnisse und fördern das Mitmachen. PowerPoint und lange Sitzungen haben ausgedient. Sie werden ersetzt durch „Open Spaces“, „BarCamps“ und „FedExDays“ – Mitmachformate, die auf Vernetzung und Agilität bauen statt auf Vorträge und eindimensionale Information.


Peter Boutgoust, Intendant des SWR, für den doubleYUU die digitale Transformation als Beratungsunternehmen begleitet, sagt in diesem Zusammenhang: „Wir leben schon seit geraumer Zeit in einer permanenten Medienrevolution und beobachten, dass auch die sozialen Verhältnisse sich ändern. Das heißt, wir müssen uns ebenfalls verändern, wenn wir mit
diesen Entwicklungen mithalten wollen.“
Der SWR organisiert daher schon seit 2009 gemeinsam mit uns, der Managementberatung für digitale Transformation doubleYUU GmbH (doubleyuu.de/), Open Spaces und BarCamps. Und ist damit längst kein Vorreiter mehr.

Was ist Open Space?

Eigentlich heißt Open Space so etwas wie „offener Raum“ oder „Freiraum“. Und genau darum geht es bei Open-Space-Veranstaltungen. Sie haben mit herkömmlichen Meetings oder Konferenzen nichts zu tun. Der größte Unterscheid liegt darin, dass es zwar ein übergreifendes – meist recht komplexes – Thema gibt, aber weder eine geplante Tagesordnung noch festgelegte Teilnehmer. Die Idee entstammt einer Erzählung ihres Erfinders, Harrison Owen, der nach einem von ihm aufwendig vorbereiteten Kongress bemerkte, dass allen die Pausen am besten gefallen hätten. Sie waren der nützlichste Teil der Veranstaltung.
Ein Gefühl, das wohl jeder von uns kennt: Erst am Stehtisch mit dem Kollegen, den man vorher kaum kannte, bemerkt man, dass ein bestimmter Aspekt der Veranstaltung der eigentlich interessante ist und geht zurück in den Saal mit dem Versprechen, sich beim nächsten Mal intensiver darüber auszutauschen.

Genauso funktioniert ein Open Space. Es ist geeignet für Gruppen von acht bis zehn Teilnehmern bis hin zu mehreren tausend. Das Fehlen einer vorgefertigten Tagesordnung heißt nicht, dass es überhaupt keine Struktur gibt. Diese entsteht etwa in den ersten anderthalb Stunden der Veranstaltung. Hierfür setzen sich zunächst alle Teilnehmer in einen Kreis bzw. bei mehr als 50 Teilnehmern in konzentrische Kreise.  Nun hat jeder die Chance, in die Kreismitte zu treten und sein Anliegen zum Thema vorzutragen. Wichtig hierbei: Er oder sie muss bereit sein, die Verantwortung für das Thema zu übernehmen. Denn eines der Gesetze des Open Space lautet, dass jedes Thema von jedem vorangetrieben werden darf. Schon hier entsteht eine unglaubliche Energie. Vielleicht ist es der Volontär oder die Buchhalterin, die einen bestimmten Aspekt eines umfassenden Veränderungsprozesses in den Vordergrund stellen und diesen damit wesentlich vorantreiben.

Freier Austausch mit Ergebnis, aber ohne Bürokratie

Wenn alle Anliegen vorgetragen sind und auf dem „Marktplatz“ an der Wand hängen, tragen sich alle Teilnehmer dort ein, wo sie am liebsten mitmachen möchten. Und dann geht es los: Jede Gruppe arbeitet selbst organisiert an ihrem Thema. Am Ende veröffentlichen alle ihre Ergebnisse, Empfehlungen oder Verabredungen an der „Nachrichtenwand“. Besonders befruchtend sind die „Hummeln“: Teilnehmer, die von Gruppe zu Gruppe „fliegen“ und Brücken zwischen den unterschiedlichen Themen bauen. So entsteht ein Netzwerk, das dem Wissensaustausch im Internet sehr ähnlich ist und vor allem von keinerlei bürokratischen oder firmenpolitischen Hürden behindert wird.

Bevor ein Open Space beendet wird, bekommen alle Teilnehmer die Ergebnisse der einzelnen Gruppen ausgehändigt. Diese können zur weiteren Vertiefung verwendet werden oder für sich stehen. Wer so ein Open Space einmal erlebt hat, weiß: Das Besondere ist, dass der Geist einer solchen Veranstaltung weit über die zwei oder drei Tage, die sie üblicherweise dauert, hinausgeht. Die Teilnehmer nehmen neben den Ergebnissen auch die Erfahrung mit, gehört worden zu sein, ein für sie wichtiges Anliegen bearbeitet zu wissen, und werden meist getragen von dem Gefühl, selbst organisiert etwas bewirkt zu haben.  

BarCamps

Noch etwas lockerer organisiert als ein Open Space ist ein BarCamp, das derselben Grundidee folgt. Dass auch diese Veranstaltungsform ihre Wurzeln in der digitalen Welt hat, zeigt schon der Name: „Bar“ ist ein IT-Fachbegriff und bezeichnet einen Platzhalter. Damit soll deutlich gemacht werden, dass jeder teilnehmen kann, eine Einladung wird nicht benötigt. Aber auch andere Aspekte der BarCamps machen ihren digitalen Bezug deutlich: Sie werden meist schon über das Internet geplant, es gibt oft einen eigenen Blog oder eine eigene Website, über die sich interessierte Teilnehmer schon vorher vernetzen können. Jedes BarCamp wird auf Laptops oder anderen Endgeräten mitgeschrieben, fotografiert und dokumentiert und sofort auf die Website hochgeladen.
Das fördert nicht nur den freien Austausch von Ideen, sondern ist der Kern des Ganzen. Was also anderswo verpönt ist ‒ paralleles Surfen im Netz ‒, ist hier Bestandteil der Veranstaltung. Eine gute IT-Infrastruktur der gemieteten Räumlichkeiten ist daher natürlich Grundvoraussetzung.

FedExDay

Ein weiteres Veranstaltungsformat, das herkömmliche Konferenzen öffnen und ablösen kann, ist der FedExDay. Er erhielt seinen Namen von einem Kurierdienst, der damit wirbt, innerhalb von 24 Stunden zu liefern. Auch hier geht es um „Lieferungen“, aber natürlich nicht von Paketen, sondern von Ergebnissen. 24 Stunden nehmen sich Entwickler und Fachleute Zeit, sich mit Themen auseinanderzusetzen, die im Zusammenhang mit der Dienstleistung oder dem Produkt ihres Unternehmens stehen. Auch hier herrscht völlige Autonomie innerhalb der Gruppen, gearbeitet wird, mit wem man will und an Themen, die man selbst für wichtig erachtet.
Das Besondere hier ist die Zeit: Üblicherweise beginnt ein FedExDay mittags und wird nachts für eine kurze Ruhepause unterbrochen. Am Ende der Veranstaltung werden die Ergebnisse der Gruppen den anderen Teilnehmern vorgestellt. Und hier ist das Format streng: Geliefert wird nach 24 Stunden!

Diese neuen Veranstaltungsformate sind nicht umsonst auf dem Vormarsch. Was hier passiert, ist mehr als Informationsvermittlung. Es ist Ausdruck eines echten Wandels in Unternehmen, ein Teil der digitalen Transformation. Hier kann der Geist des „Silicon Valley“ in jedes Unternehmen geholt werden, das etwas verändern möchte. Sicher sind solche Formate nicht für alle Inhalte geeignet. Aber für alle, die Unternehmen am Herzen liegen, die komplex und neu sind. Probieren Sie es aus, nur Mut!

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