Hybride Events: Das Beste aus zwei Welten

Autor: Matthias Schultze, Managing Director, GCB German Convention Bureau e.V.

Digital ist Trumpf: Mit hybriden Events verbinden Sie die Vorteile von realen und virtuellen Veranstaltungen. Fünf Tipps, wie Sie von diesem Veranstaltungsszenario profitieren.

Bei einem Hybrid-Event wird eine reale Veranstaltung per Live-Stream ins Internet übertragen. Die virtuelle Parallelwelt ermöglicht es Teilnehmenden, sowohl physisch als auch digital anwesend zu sein - weltweit und interaktiv per Notebook, Tablet oder Smartphone. Das Szenario ist deshalb besonders zeiteffizient, preiswert und vor allem erlebnisreich. Sascha Lobo, Blogger, Buchautor und Journalist, nennt es "eine Art Zwillingspärchen - wenn in der richtigen Umgebung die richtigen Menschen zusammenkommen, entsteht eine gemeinschaftliche und gleichzeitige Begeisterung, die es nirgendwo sonst gibt."

Veranstaltungsplaner und Locationbetreiber können mit einem Hybrid-Event ihre Teilnehmenden besser informieren, mehr motivieren und stärker beteiligen, wenn sie folgende Punkte beachten.

1. Schnelle und sichere IT bereitstellen

Jedes Hybrid-Event lebt von der Technik. Entscheidend ist eine schnelle und sichere Internetverbindung mit WLAN-Zugriff. Gemeinsame Anbindung und Austausch können durch Apps erleichtert, der Auftritt von Referenten oder die Vermittlung von Inhalten kann durch verschiedenste Präsentationstechniken erweitert und bereichert werden.

2. Sprachregelungen erarbeiten

Klären Sie unbedingt die Zuständigkeiten bzw. Sprachregelungen, um die Interaktion zwischen den Teilnehmenden besser zu steuern und Missverständnisse und Kommunikationspannen zu vermeiden. Dazu gehört es zum Beispiel zu wissen, wer für den Veranstalter sprechen darf, ob und welche "Tabu-Themen" es gibt und ob Kommentare gefiltert werden.

3. Teilnehmende in den Mittelpunkt stellen

Mit neuen Medien/Technologien (Hologramme, Tangible Media, Bluescape etc.) kann die Interaktion weiter verstärkt werden. Dazu gehören auch digitale "Matchmaking"-Tools, indem die Teilnehmer im Vorfeld der Veranstaltung ihre thematischen Präferenzen und Interessen übermitteln. Der Veranstalter kann mit diesen Daten gezielt Teilnehmende mit ähnlichen Präferenzstrukturen zusammenbringen.

4. Social Media nutzen

Hier sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Einige Beispiele: Vor dem Event können Sie Spiele oder Cityguides als App für den Veranstaltungsort einbinden. Während der Veranstaltung sorgen Twitter-Wall, Abstimmungen mit Echtzeit-Auswertung, digitales Gästebuch oder QR-Codes für mehr Infos und Interaktivität. Und nach dem Event können Sie Ihre Fotos und Videos auf Youtube, Facebook oder Instagram stellen - am besten, indem Sie Feedback-Tools einbinden. Ein gutes Beispiel für den Einsatz von Social Media auf Events ist unsere digitale Kommunikation rund um die Digital and Innovation Day 2017, wodurch wir sogar bei Twitter auf den Trending Topics Platz 3 gelandet sind.

5. Spielerisch motivieren

Mit spielerischen Elemente, die in einem spielfremden Kontext integriert werden ("Gamification"), lassen sich Teilnehmende aktiv einbinden sowie Organisation und Methodik einer Veranstaltung weiterentwickeln. Erfahrungspunkte, Fortschrittsbalken, Ranglisten oder Auszeichnungen motivieren dazu, auch komplexe Inhalte und Aufgaben spielerisch zu meistern und möglichst viele Veranstaltungen zu besuchen.

Wie Veranstaltungen interaktiver gestaltet werden können, zeigt der "Future Meeting Room"  - ein integriertes Gesamtszenario, das der Innovationsverbund "Future Meeting Space", bestehend aus dem Fraunhofer IAO, dem EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. sowie dem GCB German Convention Bureau e.V., entwickelt hat.

Der Innovationskatalog bildet eine Reihe von Trends ab, die für die neue Generation von Tagungs- und Kongressteilnehmern eine Rolle spielen.

Das Projekt "Future Meeting Space" gibt klare Handlungsempfehlungen. Die Management Summary des "Future Meeting Guide" fasst die von Januar 2015 bis Juni 2016 erhobenen Ergebnisse aus Analysen, Experteninterviews und Fokusgruppen zusammen.                 

Buchtipp: Dams, Colja M., Luppold, Stefan: Hybride Events – Zukunft und Herausforderungen für Live-Kommunikation, Springer 2016