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7 Aug 2018

User Experience: Unterwegs zu erfolgreichen Tagungen

Die ersten Schritte für Tagungen gehen Veranstalter lange bevor die ersten Teilnehmer sich registrieren. Am Anfang steht das Suchen und Finden der richtigen Destination. Welche Stadt bietet die besten Voraussetzungen und welche Partner unterstützen vor Ort? In Leipzig werden Veranstalter schon bei diesen ersten Schritten professionell begleitet und die knapp bemessene Zeit für Site Inspections wird effektiv genutzt. Einen umfassenden Einblick bekommen sogar Veranstalter, die nicht persönlich hierherkommen.

© Cornelia Lach

Der erste Eindruck zählt und in Leipzig sorgt ein eingespieltes Team für den bestmöglichen ersten Eindruck. Als Kongressinitiative „Feel the spirit…do-it-at-leipzig.de“ kooperiert ein Netzwerk von rund 50 Partnern bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen eng zusammen. Schon bei Site Inspections arbeiten Vertreter von Kongress- und Eventlocations, Tagungshotels, Serviceagenturen, lokalen PCOs und Logistikpartner Hand in Hand. Gemeinsam stellen sie Veranstaltern in maßgeschneiderten Programmen die vielfältigen Möglichkeiten für ihre Vorhaben vor.

Der Einladung zu einer Site Inspection folgte im Februar 2018 beispielsweise die i-contravel GmbH, eine der führenden Agenturen für Full-Service-Destinationsmanagement in Deutschland. Das mehrsprachige Expertenteam begleitet Veranstalter aus aller Welt von der Planung bis zur Umsetzung ihrer Events. Nachdem auf einem Branchentreffen das Interesse für die sächsische Metropole geweckt wurde, erwartete i-contravel-Chefin Liliane Emnet-Propper und ihre Kollegen in Leipzig ein perfekt durchgeplantes Programm.

© Sylvia Gramann

Locations in Leipzig erkunden und die Stadt vor Ort erleben

Mit "Your Confriends", einem Zusammenschluss der größten Leipziger Tagungshotels, und dem "do-it-at-leipzig.de"-Team ging es auf Entdeckungsreise. In eineinhalb Tagen wurden die Gäste an 15 Orten in der Stadt von den jeweiligen Hausherren begrüßt, darunter allein in sechs Tagungshotels. "Unsere Erwartungen wurden voll erfüllt", erzählt Liliane Emnet-Propper. "Überrascht hat uns die gute Zusammenarbeit der Hotels untereinander, man kennt und hilft sich! Das war sehr angenehm." Mit Besuchen im Zoo Leipzig, bei Porsche Leipzig, in der Moritzbastei und in den Salles de Pologne bekam die Gruppe einen Einblick in das breite Spektrum von Tagungsräumen in Leipzig. Mit dem Ratskeller der Stadt Leipzig, Auerbachs Keller, Coffe Baum und Bayerischem Bahnhof standen zudem Traditionshäuser der Stadt im Programm, in denen beim Genuss regionaler Küche die Geschichte und Gegenwart der Stadt greifbar sind.

Je nach Zeit und Interesse führen die "do-it-at-leipzig.de"-Partner ihre Gäste auch in grüne Oasen oder zu Freizeitangeboten, zum Open-Air-Konzert oder auf Paddeltour. Immerhin trägt das besondere Lebensgefühl einer Stadt auch für Kongressteilnehmer zu einem gelungenen Aufenthalt bei. "Wir haben in jedem Fall einen guten Eindruck der Stadt gewonnen", sagt Liliane Emnet-Propper. Und diesen Eindruck hat das Team direkt weitergegeben - mit Beiträgen in den Social-Media-Kanälen, einem Blog-Eintrag auf der Homepage und einem Newsletter für die Partneragenturen. Damit machen sie nun ihren Kunden Lust auf die Stadt und Tagungsdestination.

Leipzig in Form einer Virtual Site Inspection entdecken – weltweit zu jeder Zeit

Für einen ersten Eindruck müssen Veranstalter aber nicht unbedingt persönlich nach Leipzig kommen. Mit der Virtual Site Inspection bietet die Kongressinitiative eine Webapplikation zur interaktiven und individuellen Erkundung der Kongress-, Tagungs- und Eventmöglichkeiten Leipzigs. Ausgehend vom Serviceportal www.do-it-at-leipzig.de ermöglicht die Virtual Site Inspection mit professionellen 360-Grad-Aufnahmen einen realistischen Gesamteindruck der Stadt und ihrer Tagungsräume in verschiedenen Locations - weltweit und jeder Zeit. Geografische Distanzen oder straffe Zeitpläne spielen in der virtuellen Realität keine Rolle. Nationalen und internationalen Veranstaltern wird damit ein leistungsfähiges Tool zur effizienten Recherche präsentiert, das beste Voraussetzungen für einen persönlichen Besuch schafft. Damit empfiehlt sich Leipzig auf den ersten Klick als attraktive und moderne Destination.

3 Fragen an...

Andreas Weigel, Gründer und CEO von diginetmedia

1. Wie war der Weg von der ersten Idee zur fertigen Umsetzung der Virtual Site Insepction für „Feel the spirit…do-it-at-leipzig.de“?I?

Für uns ist die Entstehung jeder virtuellen 360°Tour immer wieder ein gemeinsames Wirken auf Augenhöhe mit dem Auftraggeber. Dabei bleiben eine gewisse Spannung und eine große Neugier auf den Partner und sein Anliegen auch nach fast 20 Jahren Erfahrung auf diesem Gebiet. Sehr gern setzte unser Team die Wünsche und Ideen der Kongressinitiative um, machte weitere Umsetzungsvorschläge und suchte nach ganz individuellen Umsetzungswegen.

2. Welche technischen Voraussetzungen sind notwendig?

Unsere Kunden sind immer wieder erstaunt, wie gering der technische Aufwand bei Ihnen vor Ort ist. Unser Fotograf erscheint mit einem Stativ und einem speziellen Objektiv für seine Kamera und lichtet auch den kleinsten Raum oder den größten Saal ab. Jede Räumlichkeit sollte sich dabei von Ihrer Schokoladenseite zeigen, aber immer realistisch bleiben. Den Aufnahmen vor Ort folgt die Bearbeitung der 360° Panoramen und Programmierung der virtuellen 360° Tour in unserem Unternehmen.

Eine Freude für den Kunden ist die Präsentation der Vorabversion auf unserem Testserver. Nun hat der Kunde die Möglichkeit, Änderungswünsche zu senden. Stimmen alle Details bei der Beschriftung, sind die Panoramen richtig verbunden, stimmt die Farbstimmung, will ich mich so präsentieren?

Unsere Kundenberater, Bildbearbeiter und Programmierer kümmern sich um alle Kundenwünsche. Nach Kunden-Freigabe der 360° Tour integrieren wir die Virtual Reality Version und versenden einen Download-Link. Für den Einbau in die Kunden-Webseite stehen Tutorials und bei Bedarf ein persönlicher Ansprechpartner bei diginetmedia bereit.

3. Lässt sich der Erfolg der VSI messen?

Die Virtual Site Inspection bietet dem Nutzer jede Menge Information, aber auch ein großes emotionales Erlebnis. Grundsätzlich kann mit einer virtuellen 360° Tour die Conversion-Rate gesteigert werden, da die Tour mit all ihren Funktionen eine tolle Entscheidungshilfe ist. Mit Analysetools, wie z.B. Google Tagmanager, kann bei Bedarf das Anwenderverhalten analysiert werden.

Unsere Erfahrung ist, dass Nutzer immer öfter eine virtuelle 360° Tour einfach erwarten. Aus einer Studie des Bundesverbandes der digitalen Wirtschaft vom Juli 2018 geht hervor, dass jedes zweite Unternehmen VR-Filme in 360 Grad bereits nutzt oder plant zu nutzen.

Andreas Weigl © Kai Grieshammer

Andreas Weigel ist Gründer und CEO von diginetmedia. Diginetmedia ist Produzent und Lieferant von virtuellen 360° Rundgängen sowie Betreiber eines VR-Reisebüroportals, das weltweit über 10.000 Reisebüros nutzen.