Neue Formate in der MICE-Branche

Warum sie (erst) jetzt ein Trend sind

Gastautorin Dr. Christina Buttler, Director Experience Development, MCI Deutschland

Das Thema "Veranstaltungsformat" an sich - ob nun neu oder alt, innovativ oder klassisch - ist ja eigentlich kein besonderes. Es gehört in den ganz normalen Planungsprozess einer Veranstaltung. Zumindest dann, wenn man Veranstaltungen innerhalb eines ganzheitlichen Konzeptions- und Designprozesses betrachtet.

Am Beginn dieses Prozesses stellt sich der professionelle Veranstaltungsplaner einige Fragen: Was soll mit diesem Event erreicht werden? Wer soll erreicht werden? In welche übergeordnete Kommunikations- oder Marketingstrategie gehört es hinein? Erst wenn diese und ähnliche Fragen beantwortet sind, wenn vor den Augen des Planers der potentielle Veranstaltungsteilnehmer mit seinen Bedürfnissen und Interessen entstanden und das Veranstaltungsziel deutlich erkennbar ist, kann er eine Veranstaltung designen, die wirklich nachhaltig ist und eine Bindung über das eigentliche Ereignis hinaus ermöglicht.

Aktivierung und Einbindung der Teilnehmer durch neue Formate

Im Zentrum des Designprozesses geht es dann um das eigentliche Meeting Design und in diesem Zusammenhang auch um das Format der Veranstaltung. Erfordert mein Veranstaltungsziel eine Aktivierung meiner Teilnehmer oder sogar ihre partizipative Einbindung, dann bin ich als Veranstaltungsplaner beim Thema „Neue Formate“ bzw. bei den Prinzipien, die hinter den Neuen Formaten stehen, angekommen.

Dies sind Prinzipien wie Interaktion, Partizipation oder auch Net-Working im Sinne von „zusammen Arbeiten und Austauschen“. Ein gutes Beispiel für die Anwendung von Interaktion ist z. B. das immer noch als „neu“ bezeichnete, allerdings durchaus schon etablierte Format World-Café. Im World-Café setzen sich die Teilnehmer mit definierten Fragestellungen auseinander. Sie tun das auf Augenhöhe miteinander, ihr Gastgeber am Tisch hat keineswegs Expertenstatus und gibt nur insofern einen Input, dass er die Arbeitsergebnisse zusammenfasst.

Noch stärker erreicht man eine Aktivierung der Teilnehmer mit Partizipation z. B. in Unkonferenzen oder Barcamps. Das sind Veranstaltungsformate, die in Reinform angewendet, wegen vieler nicht planbarer Details vielleicht naturgemäß die Gegenwehr des mit Exceltabellen und Checklisten agierenden Veranstaltungsplaners hervorrufen. Hier werden die Themen von den Teilnehmern selbst definiert und gestaltet; sie sind auch selbst die Agierenden. Der klassische Unterschied zwischen Referenten mit Expertenwissen und Teilnehmern mit Wissensdefiziten ist aufgehoben. In derartigen Formaten agiert man deshalb auch auf Augenhöhe; ein weiteres Prinzip, das sich zusammen mit Grundsätzen wie dem gemeinsamen Erarbeiten von Inhalten, sozusagen Net-Working im eigentlichem Wortsinne, und Freiwilligkeit, der Möglichkeit jederzeit seine Gruppe zu verlassen und sich einer anderen anzuschließen, hinter vielen neuen Formaten verbirgt.

Gründe für den Trend der neuen Formate

Aber warum ist der Trend „Neue Formate“ - erst – jetzt so groß, obwohl das Thema Format an sich alltäglich sein müsste, jedenfalls für einen professionellen Planer? Ich sehe da vor allem zwei Gründe.

Erstens ist vielen Planern die eben beschriebene „Unplanbarkeit“ vieler neuer Formate wirklich nicht ganz geheuer. Deshalb richten sie sich, wenn sie sich damit beschäftigen, gern lehrbuchhaft nach den einmal von anderen designten Formaten. Und die passen dann eben vielleicht doch nicht perfekt zu ihrer Zielsetzung und ihrer Zielgruppe. Enttäuschungen sind also vorprogrammiert. Sehr viel sinnvoller wäre es, die neuen Formate als Inspiration zu begreifen und sich der Prinzipien dahinter zu bedienen. Und das funktioniert natürlich nur, wenn man seine Hausaufgaben hinsichtlich Zielsetzung und Zielgruppe gemacht hat.

Dr. Christine Buttler

Christina Buttler fand bereits während ihres geisteswissenschaftlichen Studiums in den 90er Jahren den Weg in die Veranstaltungsbranche. Zunächst als freie Projektmanagerin in einer Agentur für Pharma-Marketing, dann schließlich dort als Leiterin der Veranstaltungsabteilung entdeckte sie ihr Faible für Organisation und Konzeption und blieb mit viel Herzblut der Branche bis heute treu. Nach verschiedenen Stationen in Agenturen und einigen Jahren als Marketingleiterin eines Unternehmens für Veranstaltungstechnik ist sie seit Anfang 2015 bei MCI Deutschland. Sie leitet dort den Fortbildungsveranstalter MCI Academy und befasst sich als Director Experience Development mit der Konzeption von Events und Tagungen und mit der Entwicklung neuer Veranstaltungsformate.

Zweitens kommen wir aber gerade eben jetzt in einer Zeit an, in der sich Teilnehmer an sich massiv verändern. Generell werden sie weiblicher und jünger, technikaffiner und digitaler und insgesamt anspruchsvoller. Er bzw. sie erwartet einen eindeutigen Mehrwert von Präsenzveranstaltungen, der über interessanten Content und exzellente Referenten weit hinausgeht. Und wer diese geänderte bzw. sich ändernde Zielgruppe ins Visier nimmt, der landet eben häufiger bei Interaktion, Partizipation, (Net-) Working, Freiwilligkeit und Augenhöhe der neuen Formate.

Aus dem ersten Grund hat es etwas gedauert, bis neue Formate ein Trend geworden sind; aus dem zweiten Grund ist der Trend genau jetzt da.

Jetzt ist es also an der Zeit, neue Formate nicht nur selbst bei Branchen Events zu erleben – jetzt ist es Zeit, sie selbst zu gestalten. Wer sich ernsthaft mit Zielsetzung und Zielgruppe seiner Veranstaltungen auseinandersetzt, der sollte den Mut haben, neue Formate bzw. deren Prinzipien anzuwenden. Wer das nicht kann oder will, der sollte den Mut haben, andere einzuschalten.

Und wer ein bisschen mehr über ganzheitliche Designprozesse - wir bei MCI nennen das Experience Design - erfahren möchte, gelangt hier zum Download unseres Experience Guides.