31. ProfTreff: 2020 erstmalig hybrid

01.12.2020, Traditionsveranstaltung bringt Münchner Wissenschaftler*innen und Eventprofis zusammen

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Auf Einladung der Munich Congress Alliance e.V. (MCA) und des Kongressbüros der Landeshauptstadt München kamen am 6. Oktober rund 200 Gäste für den diesjährigen ProfTreff zusammen.

Neben ihrem 31-jährigen Jubiläum feierte die Veranstaltung in diesem Jahr aber auch eine Premiere: Erstmalig konnten sich die geladenen Gäste für eine Teilnahme vor Ort oder virtuell entscheiden – der erste hybride ProfTreff war geboren. Doch welche Geschichte steckt hinter dieser traditionsreichen Veranstaltung? Und wie hat das Coronavirus den ProfTreff 2020 beeinflusst? Im folgenden Beitrag erfahren Sie mehr.

Mit Tradition in die Zukunft

Bereits 1989 entstand innerhalb der Munich Congress Alliance – einem Netzwerk der Münchner Veranstaltungsprofis – die Idee, den persönlichen Austausch mit den Wissenschaftler*innen der Münchner Universitäten, Hochschulen und Forschungsinstitute zu fördern. Ziel war es schon damals, den Entscheidungsträger*innen aus Wissenschaft und Bildung die Vorzüge der Tagungs- und Kongressdestination München aufzuzeigen. Sie sollten als Fürsprecher*innen des Münchner Kongressangebots gewonnen werden und Verbandsveranstaltungen in die bayerische Landeshauptstadt bringen.

Dass dieses Ziel nicht nur über ein reines Networking-Format erreicht werden könnte, war den Veranstaltern bereits zu Beginn klar. Aus diesem Grund rückten sie schon beim ersten ProfTreff 1989 den Wissens- und Informationsaustausch in den Vordergrund. Zudem sollten die Gäste mittels außergewöhnlicher Locations und einem unterhaltsamen Rahmenprogramm nachhaltig von der Münchner Kongresslandschaft überzeugt werden.

Von diesem erfolgreichen Konzept sollte auch in diesem Jahr nicht abgewichen werden, doch das Coronavirus drückte dem ProfTreff seinen Stempel auf: Das ursprünglich als Präsenzveranstaltung geplante Event musste überdacht und angepasst werden.

Die Verantwortlichen entschieden sich daher erstmalig für das zukunftsweisende hybride Veranstaltungsformat. Hierbei handelt es sich um die Symbiose einer traditionellen Präsenzveranstaltung mit einer zusätzlichen virtuellen Event-Komponente. Dies gibt den Gästen die Wahl zwischen einer Veranstaltungsteilnahme vor Ort oder virtuell von jedem Ort der Welt.

Gerade in aktuellen Zeiten kann die Veranstaltungsreichweite somit deutlich erhöht werden. Die Munich Congress Alliance und die Landeshauptstadt München gaben die Veranstaltungsplanung in die Hände der trendhouse event marketing GmbH.

Live trifft Digital

Am 6. Oktober 2020 war es dann soweit: Unter dem Motto „Zukunft. Jetzt. Live trifft Digital“ wurde der diesjährige ProfTreff eröffnet. Rund 100 Wissenschaftler*innen und Vertreter*innen der Münchner Kongressbranche fanden sich zur realen, Corona-konformen Veranstaltung im Gloria-Palast, einem der ältesten und geschichtsträchtigsten Kinos Deutschlands, zusammen. Weitere 100 Gäste waren der Veranstaltung virtuell zugeschaltet.

Passend zum diesjährigen Motto wurde auch das Programm gestaltet: Anhand konkreter Best-Practice-Beispiele in Vorträgen, Diskussionen und audiovisuellen Beiträgen befassten sich die Veranstaltungsteilnehmer*innen mit der Zukunft digitaler und analoger Events sowie mit innovativen Konferenzkonzepten. Zu den Speakern gehörten unter anderem Felix Rundel, Geschäftsführer der Falling Walls Foundation, und Sami Benchekroun, Mitbegründer und Geschäftsführer des Berliner Startups Morressier. Das hybride Format selbst bot den Gästen aber vielleicht den eindrucksvollsten Einblick in die Veranstaltungsformate der Zukunft.

Dass die Konzeption hybrider Veranstaltungen aber auch ein Umdenken bedeutet, beschreibt Brigitte Nussbaum, Geschäftsführerin der trendhouse event marketing GmbH: „Live trifft Digital gehörte bereits zur Veranstaltungskonzeption. Wir hatten dazu zwei Regiepläne erstellt, einmal für das Live-Erlebnis, einmal für den Stream. Dies sind vollkommen unterschiedliche Welten, die jeweils anders gedacht und in der Inszenierung eingewoben werden müssen. Das fängt beim Mehrbedarf an den Kamerabildern an und hört bei der TV-tauglichen Moderation und Event@home-Catering für die Streaming-Gäste nicht auf.“

Die Mischung machts

Das Konzept ging auf und Veranstalter wie Teilnehmer*innen zeigten sich vom ersten hybriden ProfTreff begeistert. Clemens Baumgärtner, Referent für Arbeit und Wirtschaft der Landeshauptstadt München, und Wolfgang Kerkhoff, Business- und Kongress-Coach sowie Vorstand der Munich Congress Alliance e.V., sind überzeugt von den Vorteilen digitaler Formate, wie zum Beispiel der Reichweitenerhöhung oder den wegfallenden Reisezeiten. Dennoch stellen sie auch den Wert analoger Formate in den Fokus: „Auf persönliche Begegnungen werden wir langfristig nicht verzichten. Kongresse werden stattfinden.“

Mit dem hybriden ProfTreff 2020 zeigten die Veranstalter eindrucksvoll, welche analogen und virtuellen Events in München möglich sind. Mit seinen Erfahrungen und seinem Netzwerk steht das Kongressbüro München allen Planer*innen für ihre Veranstaltungen in München zur Seite – ganz gleich ob analog, virtuell oder hybrid.

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