Anzeige | 15 Juli 2020

VR revolutioniert Site-Inspections und steigert Effizienz im Planungsprozess

Gastbeitrag von AllSeated im GCB-Whitepaper "Digitale Tools"

AllSeated ist eine webbasierte Plattform für Hotels, Veranstaltungslocations, Planer*innen, Caterer und Dienstleister zur gemeinsamen Eventplanung und Location-Visualisierung auf jedem Endgerät. Die cloudbasierte Eventplanung revolutioniert die Zusammenarbeit zwischen allen an der Veranstaltungsplanung Beteiligten. Gerade in der aktuellen Zeit, in der Reisen und Vor-Ort-Besichtigungen nur eingeschränkt möglich sind, wird auf diese Weise eine ortsunabhängige Zusammenarbeit ermöglicht. Mit der innovativen Virtual Reality-Anwendung und den 3D-Räumen, basierend auf Matterport Realview, lässt sich das Event planen und erleben, bevor es stattfindet.

Während des Planungsprozesses von Veranstaltungen sind Site-Inspections für Kund*innen, Agentur, Location und Dienstleister äußerst wichtig, um einen strategischen Plan zu erstellen und zu garantieren, dass alle auf dem aktuellen Stand der Planung sind. Sie bieten dem gesamten Team die Möglichkeit, sich vor dem Veranstaltungstag mit dem Raum vertraut zu machen und stellen sicher, dass alle organisatorischen Bedürfnisse erfüllt werden: von der Verkabelung und der Energiezuteilung für Technikunternehmen bis hin zur Logistik für Dienstleister. Insbesondere Caterern helfen Site-Inspections, auf die Bedürfnisse der Location einzugehen. Sie können die Platzierung von Tischen, Buffetstationen und anderen Elementen besser visualisieren und so umsetzen, dass ein guter Zugang zur Küche besteht und das Catering-Personal ausreichend Platz und Bewegungsfreiheit bekommt.

VR-Site-Inspections: Räume von jedem Ort aus erleben

Während Site-Inspections Zeit und eine zusätzliche Koordination der beteiligten Anbieter erfordern, revolutioniert und vereinfacht die Virtual Reality-Lösung die Planung in diesem Bereich: Die Site-Inspections werden nicht mehr vor Ort durchgeführt, sondern ortsungebunden, digital und virtuell. Bereits im Vorfeld machen sich Kund*innne mittels einer verbesserten und präzisen Visualisierung mit dem Grundriss vertraut und können im Verlauf des Planungsprozesses Anpassungen am endgültigen Eventlayout vornehmen.

Die Grundrisse sind maßstabsgetreu ausgearbeitet: Nutzer*innen erhalten den Eindruck, sich tatsächlich im Veranstaltungsraum zu befinden. Auf diese Weise stellen sie fest, ob Tische neu positioniert oder Dekore verschoben werden müssen – das spart Zeit am eigentlichen Veranstaltungstag. All dies kann zu Hause, im Büro oder in einem Café erfolgen – ohne dass Anbieter, Planer*innen oder Dienstleister zum Veranstaltungsort reisen und ihn persönlich besuchen müssen. Darüber hinaus bietet VR eine einfache Zusammenarbeit und virtuelle Touren eines 3D-Grundrisses mit plattformübergreifendem Zugriff. Nutzer*innen können für die virtuelle Besichtigung ganz unkompliziert ein Laptop-, Desktop-, Tablet- oder VR-Headset verwenden.

Optimale Vorbereitung: Alle Mitarbeitenden kennenden Ort bereits

An Site-Inspections vor Ort können nur ausgewählte Mitglieder eines Unternehmens teilnehmen  - dem Rest des Teams entgehen wichtige Informationen. Beider Nutzung einer Virtual-Reality-Lösung hingegenhaben alle Beteiligten die Möglichkeit, das Layout zuerleben. So ist sichergestellt, dass jede*r Mitarbeiter*in weiß, wo sich Tische, Buffetstationen, Unterhaltungsbereicheund die Küche befinden. Das Personal kann im Team Verfahren und Protokolle durchlaufen und sich auf Herausforderungen im Bereich der Sicherheit sowieauf mögliche Hindernisse vorbereiten. Diese Vorbereitung verbessert am Tag der Veranstaltung selbst automatisch Effizienz, Genauigkeit und den reibungslosen Ablauf. Damit garantiert die virtuelle Site-Inspectioneine höhere betriebliche Leistung und in hohem Maßzufriedene Kund*innen.

Mehr Informationen unter www.allseated.com.

Dieser Beitrag ist Teil des Whitepapers "Digitale Tools", welches Sie hier herunterladen können.