Aus „High Touch“ wird eine „Low Touch Economy“, die den neuen Anforderungen an Sicherheit und Hygiene gerecht wird. Dabei sind smarte Ideen gefragt: „Digitale Held*innen“ gestalten als Wegbereiter oder aktive Teilnehmer*innen die Zukunft der Branche. Neue digitale Anwendungen und technische Tools erleichtern die Planung von Meetings und Events oder bieten ganz neue Möglichkeiten für die Veranstaltung der Zukunft.

Mit dem vorliegenden Whitepaper möchten wir aktuelle Beispiele und Inspiration für praxisorientierte Lösungen in der Customer Journey von Veranstaltungen vorstellen.

Bereits zu Beginn des Prozesses, bei der Suche nach der geeigneten Location, können Veranstaltungsplaner*innen auf digitale Plattformen zugreifen: Wie eine „Dating-App“ bringen sie Planer*innen und die jeweils passenden Veranstaltungsorte zusammen – mit verringertem Aufwand für beide Seiten. Wie das funktioniert, verrät der Beitrag von Cvent.

Eine weitere Plattformlösung – hier als Kombination von Eventvermarktung und einfacher Teilnehmerverwaltung – bietet Xing Events. Vor Ort unterstützt die Software auch beim Einlassmanagement. Details zur intelligenten Event-Plattform stellt der Artikel von Xing Events vor.

Ist die Entscheidung für die Location gefallen, dann können Planer*innen mit digitaler Unterstützung auf zeitaufwändige Site-Inspections verzichten: Virtuelle Rundgänge erlauben die detaillierte Planung von Mobiliar oder Catering von jedem Ort aus. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag von AllSeated.

In nahezu allen Phasen der Customer Journey stellen Chatbots ein attraktives Werkzeug dar: Sie können schon im Vorfeld einer Veranstaltung bis hin zur Post-Event-Kommunikation als personalisiertes Service-Tool zum Einsatz kommen, Fragen beantworten und hilfreiche Hinweise geben. Was es dabei zu beachten gilt, erläutert Mercury AI im Artikel zu Chatbots.

Vielfältige Potenziale bieten digitale Lösungen auch im Bereich Teilnehmermanagement: angefangen bei der Akquise über die Online-Registrierung und das Einlassmanagement bis hin zur Event-App, deren Daten im Nachgang analysiert werden können. Wie sich das ganz praktisch umsetzen lässt, erfahren Sie im Beitrag von Fastlane.

Auch Workshops – bislang ein relativ klassisch analoges Feld – werden zunehmend durch digitale Anwendungen unterstützt: So erleichtern zum Beispiel so genannte „Multitouch-Tables“ nicht nur die Kommunikation der Teilnehmer*innen während der Veranstaltung, sondern sammeln auch gleich die Ergebnisse, die im Nachgang bequemer weiterbearbeitet werden können. Mehr dazu im Beitrag von Gahrens + Battermann.

Digitale Technologien prägen zunehmend die gesamte Konzeption von Events, zum Beispiel zur ortsunabhängigen Vernetzung der Teilnehmer*innen untereinander: Wie sich dies konkret umsetzen lässt, zeigt der erste räumlich-verteilte Kongress „BOCOM – Experience Borderless Communication“ am 3. September 2020. Details zum Konzept hinter BOCOM erfahren Sie im Artikel des GCB.

Im Folgenden finden Sie die einzelnen Beiträge. Das gesamte Whitepaper steht Ihnen zum Download zur Verfügung.