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02 März 2020

Das kleine 1x1 der Planung von nachhaltigen Veranstaltungen

11 Tipps für eine nachhaltige(re) Eventplanung

Autorin: Christine Koch, Manager Administration & Finance, Database & Sustainability, GCB German Convention Bureau e. V.

Als Tagungs- und Kongressplaner*in gilt es bei der Planung von Veranstaltungen Vieles zu berücksichtigen. Das Thema Nachhaltigkeit stellt dabei im ersten Moment eine große Herausforderung dar. Aber keine Sorge, so schwer ist es gar nicht, ein Event wirklich nachhaltig zu gestalten.

Hier finden Sie ein paar einfach umzusetzende Tipps, wie Sie Ihre Messe oder Ihren Kongress nachhaltig(er) planen können.

1. Frühzeitig Weichen stellen und weiterbilden

Bei allen Anfragen sollten Sie von Beginn an „Nachhaltigkeit hat Priorität“ einschließen. Außerdem ist es wichtig, alle Mitarbeiter*innen entsprechend zu briefen und für das Thema zu sensibilisieren. Besser noch: Nutzen Sie Weiterbildungsangebote aus der Branche und bilden Sie Ihre Mitarbeiter*innen bspw. zum Nachhaltigkeitsberater aus. Machen Sie Ihre Mitarbeiter*innen fit für das Thema Nachhaltigkeit in der Veranstaltungsbranche. Zudem gibt es hilfreiche Online-Quellen mit konkreten Handlungsempfehlungen, die Ihnen helfen, Ihre Veranstaltungen nachhaltiger zu gestalten. Zum Beispiel: Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen des Umweltbundesamts (UBA).

2. Augen auf bei der Location- und Hotelwahl

Achten Sie bei der Wahl der Location und/oder des Hotels auf nachhaltige Zertifizierungen, das vereinfacht die Auswahl. Renommierte Labels sind z.B. fairpflichtet-Kodex für Nachhaltigkeit, Green Globe, EMAS, ISO20121, Green Conference Hotels, Biohotels oder Certified Hotels & Locations.
Ihr Veranstaltungsort sollte über eine gute Anbindung an den Fern- und Nahverkehr verfügen und Hotels sollten von dort aus möglichst fußläufig zu erreichen sein.

3. Teilhabe für alle - Barrierefreiheit

Barrierefreie und inklusive Veranstaltungsorte sollten für alle Teilnehmergruppen gut zu erreichen und uneingeschränkt nutzbar sein. Achten Sie außerdem auf optimale Lesbarkeit bei der Ausschilderung und eine einwandfreie Akustik und nutzen Sie ggf. entsprechende Dolmetscherdienste.

4. Klimaneutral „bewegen“.

Bei der An- und Abreise zu Veranstaltungen kommt es auf den richtigen Mobilitätsmix an, um die Umweltbelastungen so gering wie möglich zu halten. Für innerdeutsche Reisen empfiehlt sich zum Beispiel das Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn. Integrieren Sie in Ihre Tickets die Möglichkeit zur kostenlosen Nutzung des ÖPNV. Achten Sie bei der Nutzung von Shuttles auf emissionsreduzierte Transportmittel wie Elektro- und/oder Hybridfahrzeuge.

Christine Koch

Christine Koch
Manager Administration & Finance,
Database & Sustainability

+49 69 24293022
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5. „Grünes“ Catering.

Für die verwendeten Produkte gilt regional, saisonal, bio und fleischreduziert. Oder gehen Sie einfach mal ganz neue Wege. Wie wäre es mit rein vegetarisch oder vegan? Gut für Ihre Teilnehmer*innen, besser für die Umwelt. Vermeiden Sie kleine Verpackungseinheiten, stellen Sie Leitungswasser zum Nachfüllen bereit und achten Sie auf fair gehandelte Produkte bei Tee, Kaffee, Schokolade und Zucker. Meiden Sie, wenn möglich, Produkte auf Palmölbasis. Wieder-verwendbares oder zumindest recycelbares Geschirr und Mehrwegflaschen vermeiden unnötiges Abfallaufkommen.

6. Think global, act local.

Nutzen Sie so viele ortsansässige Partner und lokale Produkte wie möglich, um die Umweltauswirkungen Ihrer Veranstaltung so gering wie möglich zu halten und lange Wege zu vermeiden.

7. Nachhaltig einkaufen

Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Lieferanten neben Lokalität auch auf deren nachhaltige Ausrichtung. Stellen Sie sicher, dass diese europäische Sozialstandards einhalten und überwiegend recycelte bzw. ökologisch wertvolle Materialien verwenden.
Minimieren Sie Verpackungsabfälle und vermeiden Sie nicht recycelbare Verpackungen.

8. Energie & Ressourcen sparen

Ob Strom oder Wasser, wo gibt es „sparsame“ Alternativen wie LED, Spartaste & Co? Nutzen Sie bevorzugt erneuerbare Energien, Ökostrom und LED-Technologie. Achten Sie auf Energieeffizienz, auch bei der Nutzung von Klimaanlagen und meiden Sie Heizstrahler. Dokumentieren Sie Ihren Ressourcenverbrauch und nutzen Sie die Ergebnisse, um Maßnahmen für eine Verbesserung zu ergreifen.

Ebenso sind papierlose Veranstaltungen möglich. Das Teilnehmermanagement kann online erfolgen, Veranstaltungsunterlagen können Sie online zum Download bereitstellen und alle Infos zur Veranstaltung lassen sich unkompliziert über eine Veranstaltungs-App darstellen.

9. Aus alt mach neu.

Für Materialien aller Art gibt es sinnvolle Möglichkeiten zur Wiederverwendung. Entweder zweckentfremdet oder zur Mehrfachnutzung. Lagern Sie Ihre Materialien also ein und entsorgen Sie sie nicht direkt. Das gilt auch für Counter, Banner & Co. Hier sichert ein möglichst neutrales Branding eine Mehrfachnutzung.

10. Verzicht auf Giveaways

Wer kennt es nicht: Sie haben als Teilnehmer*in einer Messe oder eines Events den zehnten Kugelschreiber oder den fünften Jutebeutel mitgenommen. Wenn wir ehrlich sind, brauchen wir eigentlich keines von beiden. Viele Giveaways von Veranstaltungen finden im Alltag keine Verwendung und landen daher oft ungenutzt im Müll oder in der Schublade. Nutzen Sie doch lieber Giveaways mit Mehrwert. Zum Beispiel in Form von digitalen Goodie-Bags mit vielen nützlichen Infos, welche Ihre Teilnehmer*innen bzw. Kund*innen im Nachgang des Events zugeschickt bekommen.

11. Sich „neutralisieren“.

Ein CO2-Rechner hilft Ihnen, Ihre CO2-Performance zu errechnen. Mit den entsprechenden Kompensationsprojekten können Sie Ihr CO2 Aufkommen sinnvoll kompensieren und so die Balance wiederherstellen. Auch hierbei nutzt ein regelmäßiges Monitoring, um sich langfristig zu verbessern.

Aber denken Sie daran, die beste CO2-Kompensation nutzt nichts, wenn Sie im Vorfeld keine Maßnahmen ergriffen haben, um nachhaltig zu agieren.