17 Oktober 2019

Teilnehmer-Experience als Schlüssel zum Erfolg: Wie man Veranstaltungen entwickelt, die Teilnehmer begeistern

Ergebnisse des Future Meeting Space Forschungsprojekts Phase 2: GCB Learning Nuggets zu Teilnehmertypen und Erfolgsfaktoren für Events

Teilnehmertypen – nur nicht über einen Kamm scheren

Wer erfolgreiche Veranstaltungen entwickeln möchte, muss die Anforderungen der Teilnehmer im Blick haben. Menschen sind allerdings verschieden, und da wir in einer digitalen Welt leben, in der Kundenzentrierung wichtig wie nie ist, ist es auch für Konferenz- und Kongressveranstalter entscheidend, die Bedürfnisse aller verschiedenen Teilnehmertypen zu erfüllen.

Vor dem Hintergrund der sechs verschiedenen Teilnehmertypen, die in der zweiten Phase des „Future Meeting Space“ Forschungsprojekts identifiziert wurden, hier zwei zentrale Punkte, die man immer im Hinterkopf haben sollte:

1. Denkt an die Introvertierten

Drei der sechs identifizierten Teilnehmertypen sind der Gruppe der zurückhaltenden Menschen zuzuordnen. Um sicherzustellen, dass auch Introvertierte angesprochen und integriert werden, sollten deren spezifische Bedürfnisse beim Event Design berücksichtigt werden, damit Networking und lernen auch für stille Typen funktionieren:

  • Technologie hilft bei der Einbeziehung und Aktivierung von eher schüchternen Menschen: Die Nutzung von interaktiven Apps bei Q&A-Sessions macht beispielsweise viel Sinn, denn dann können Introvertierte teilnehmen und gleichzeitig im Hintergrund bleiben.
  • Darauf achten, ruhige Menschen gezielt in die Kommunikation einzubeziehen und in Networking-Situationen zu unterstützen – wer introvertiert ist, warten manchmal nur auf eine aktive Ansprache und taut dann schnell auf!
  • Kleine Gruppen kreieren ein Umfeld, in dem sich zurückhaltende Teilnehmertypen sicherer fühlen und sich eher einbringen als im Plenum.
  • Design Thinking und agile Arbeitsmethoden bringen eine natürlichere und spielerischere Note ins Networking.

2. Setzt Technologie mit Bedacht ein

Ja, es gibt sie noch: Menschen, die nicht so super digital unterwegs sind, wie wir es alle im 21. Jahrhundert gerne glauben möchten. Unsere Untersuchungen habe zwei Teilnehmertypen identifiziert, die in diese Kategorie fallen. Auch diese sollen sich mit allen Veranstaltungsinhalten auseinandersetzen und darauf zugreifen können. Daher ist es ratsam, genau zu überlegen, wo und wann man welche Tech-Tools einsetzt, um den weniger Technikaffinen entweder Unterstützung oder Alternativen zu bieten. Analoges hat nach wie vor einen Platz bei Veranstaltungen und „old-school“ Formate, die ganz ohne Technologie auskommen, können genauso innovativ und inspirierend sein. Kurz gesagt: Man darf nie annehmen, dass jeder problemlos mit allem umgehen kann, was unsere digitale Welt anbietet. So stellt man sicher, dass man Menschen nicht abschreckt, wenn man eigentlich genau das Gegenteil erreichen möchte. 

 

Erfolgsfaktoren – Top Tipps für Eventprofis

Veranstaltungen, die begeistern, beruhen nicht auf Zufall. Die „Future Meeting Space“ Untersuchung hat sechs Haupterfolgsfaktoren identifiziert, die miteinander zusammenhängen und sich gegenseitig beeinflussen:

1. Networking

Warum nehmen Menschen, an Veranstaltungen teil? Mit anderen in Kontakt zu treten und sich auszutauschen sind die Hauptgründe. Daher müssen Veranstaltungsplaner diesen Bereich ganz besonders im Auge haben, damit alle eine gleichwertige Chance haben, ihren nächsten Geschäftspartner, Arbeitgeber oder Investor zu treffen.

Strategisch platzierte „Icebreaker“ sind eine Möglichkeit, Interaktion und Kommunikation zu Beginn einer Veranstaltung in Gang zu bringen. Auch im Veranstaltungsverlauf sollten spezielle Networking-Elemente immer wieder aufpoppen. Tipp: Matchmaking-Systeme wie Brain Dates sind interessante Plattformen, um Menschen für den Wissens- und Interessenaustausch gezielt zusammenzubringen.

2. Disruption

Disruption ist ein komplett neuer und hochinteressanter Erfolgsfaktor. Unsere Befragungen zeigen, dass Disruption im positiven Sinne den Erfolg von Events entscheidend beeinflussen kann. Veranstaltungen, die bei Teilnehmern Veränderungen auslösen, Lebensläufe in neue Richtungen drehen oder ein besonderes Gemeinschaftsgefühl hervorrufen, bleiben Teilnehmern nachhaltig in Erinnerung. Somit kann eine Veranstaltung also zur ultimativ positiven Erfahrung werden.

Wenn es um Disruption geht, kann man kreativ werden. Dabei ist es wichtig, veranstaltungs- und teilnehmerspezifisch vorzugehen. In diesem Rahmen ist dann alles erlaubt, solange es nicht reiner und inhaltsleerer Gimmick ist. Auch Redner können ein guter Startpunkt sein: Warum nicht jemanden integrieren, der mit der jeweiligen Industrie gar nichts zu tun hat und gerade deshalb eine unerwartete Perspektive bieten kann? Genauso können Locations für positive Disruption sorgen.

3. Digitalisierung

Viele Teilnehmer erwarten inzwischen ein bestimmtes Maß an Technologie-Tools bei Events. Diese werden als Ausdruck von Innovation wahrgenommen, was sich positiv auf den Veranstaltungserfolg auswirkt. Bei der Planung sollte genau überlegt werden, wo welche digitalen Instrumente eingesetzt werden sollten. Dazu gehören Technologien, die Interaktion fördern, Visualisierungstools, Virtual Reality oder Event-Apps. All das immer unter der Vorgabe der Sinnhaftigkeit – Technologie um der Technologie Willen macht keinen Sinn!

4. Wissenstransfer

Ohne erfolgreichen Wissenstransfer keine erfolgreichen Veranstaltungen. Eine einfache Formel, die vor komplexe Herausforderungen stellen kann. Teilnehmer sind nur dann wirklich zufrieden, wenn sie bei einer Veranstaltung Neues und Relevantes gelernt haben, das nach der Rückkehr ins Büro direkt Anwendung finden kann.

Inspirierende und interaktive Formate fördern den Wissenstransfer. Die Forschung zeigt zudem, dass die gemeinsame, praktische Arbeit an einem Thema Wissen langfristiger im Kopf verankert. Und auch hier kommen die Redner wieder entscheidend ins Spiel. Die jeweiligen Themen sollten von Experten, die mit den Teilnehmern spontan interagieren können, aus unterschiedlichen Blickwinkeln umfassend abgedeckt werden. Tipp: Gute Visualisierung hilft immer!

5. Interaktion

Interaktion ist nicht nur entscheidend für den Wissenstransfer, sondern spielte auch eine wichtige Rolle bei der Disruption. Unsere Untersuchungen haben beispielsweise gezeigt, dass sich Interaktion sowohl zwischen den Teilnehmern als auch im Hinblick auf die Redner positiv auf den Disruptionsfaktor auswirkt. Beim Event Design ist es hier wichtig, jede Session darauf zu überprüfen, wie Interaktion möglich gemacht werden kann. Ein guter Mix aus digitalen Optionen zur Interaktion und Face-to-Face-Momenten gehört genauso dazu wie die Beachtung der verschiedenen Persönlichkeitstypen, sprich: extrovertierten und introvertierten Menschen.

6. Zufriedenheit

Zufriedenheit ist eine Art „Meta-Erfolgsfaktor“, der insbesondere vom Wissenstransfer und Disruptionsfaktor beeinflusst wird. Wer auf der einen Seite etwas Neues lernt und auf der anderen positiv überrascht wurde, ist zufrieden. Was auch bedeutet: Der Experience-Faktor darf nicht unterschätzt werden. Ob innovative Formate, die ganz neue Arten von Wissenstransfer ermöglichen, eine ungewöhnliche Location oder Aktivitäten, die auf emotionaler Ebene ansprechen – Menschen wissen es zu schätzen, wenn sich jemand wirklich Gedanken gemacht hat und besonderes Engagement in eine Sache steckt. Und sind umso zufriedener mit Veranstaltungen, wenn das spürbar wird!