20 Nov 2019

Der erste Eindruck zählt

Gastautor Markus Laibacher, Regional Manager, Event Solutions, Cvent

Bei Events kann so einiges schief laufen. Die meisten Probleme können allerdings gelöst werden, bevor die Teilnehmer überhaupt etwas merken. Was aber sicher wahrgenommen wird? Warteschlangen. Als eines der offensichtlichsten Probleme überhaupt vor Ort sind sie ein Fluch für jeden Eventplaner. Ihre Teilnehmer warten nicht gerne und haben sich Warteschlangen erst einmal gebildet, wird es schwierig, sie wieder loszuwerden. Wie lassen sich aber die gängigsten Warteschlangen vor Ort vermeiden?

Mit Eventmanagement-Technologie. Aufgaben hingegen manuell zu erledigen kann zu mehr Engpässen vor Ort führen und Teilnehmer verärgern.

Wo und weshalb manche Warteschlangen entstehen

Check-In + Namensschilder

All Ihre Teilnehmer treffen meist gleichzeitig bei Ihrer Veranstaltung ein und es ist deshalb nicht überraschend, dass eine Warteschlange entsteht. Müssen Ihre Teilnehmer mehr als einige Minuten in einer Schlange warten, ist dies ärgerlich. Nichts ist so wichtig wie der erste Eindruck. Durch den Einsatz von Kiosken für den Self-Check-In sowie das Drucken von Namensschildern auf Abruf können Sie Warteschlangen verkürzen. Ihre Teilnehmer wissen, wie der Check-In über einen Bildschirm funktioniert – sie haben an Flughäfen reichlich geübt – und bringen den Check-In so viel schneller hinter sich. Und falls sie Fehler in ihren Registrierungsinformationen finden, können sie sie selber schnell und einfach korrigieren. 

Sessionzugang

Als Eventplaner möchten Sie nachverfolgen, wer welche Session besucht. Als Teilnehmer wiederum möchten Sie ohne lange Wartezeit in die Session gelangen. Schnelles Einscannen, RFID (Radiofrequenz-Identifikation) und andere technologische Lösungen ermöglichen es Teilnehmern, schnell in die Sessions zu gelangen, und Sie als Planer haben die Übersicht, wer wo ist.  

Mahlzeiten

Sie können erfassen, wie viele Teilnehmer eine Mahlzeit oder ein Getränk konsumieren in einer Pause. Wissen Sie wie? Die Erfassung der Besucherfrequenz hilft Ihnen dabei, Tische oder Kaffeestationen besser anzuordnen, um höher frequentiertere Bereiche im Raum auszugleichen. Oder sie zeigt Ihnen, wo Sie mehr Essen hinbringen müssen.    

Manchmal funktioniert auch ein noch so gut geplantes Mahlzeiten-Layout nicht. Nutzen Sie Live-Daten des Teilnehmertrackings, um nötige Anpassungen vorzunehmen. 

Markus Laibacher

Markus Laibacher ist seit November 2013 in Frankfurt im Vertriebsteam für Cvent tätig. Als Regional Manager, Event Solutions ist er fürs Marktwachstum, hauptsächlich in der DACH-Region, verantwortlich. Er setzt alles daran, Eventplaner in der Region für Eventmanagement-Technologie zu begeistern, ihnen mögliche Zweifel zu nehmen und Fragen zu beantworten.

Orientierung

Oftmals entstehen Warteschlangen einfach nur, weil die Teilnehmer das Layout des Veranstaltungsortes nicht richtig verstehen. Möglicherweise gibt es Wege oder Bereiche, die niemand kennt und nutzt und deshalb stehen all Ihre Teilnehmer vor derselben Tür Schlange, um in die Keynote-Session zu gelangen. Setzen Sie eine mobile Event-App ein, um Push-Nachrichten zu versenden und so verschiedene Wege auf den in der App dargestellten Karten zu zeigen.  

Sessionänderungen / Verzögerungen

Sie suchen nach einer weiteren genialen Einsatzmöglichkeit für Push-Nachrichten Ihrer mobilen Event-App? Sessionänderungen oder Verzögerungen. Vermeiden Sie mögliche Warteschlangen und Verwirrung, indem Sie Ihren Teilnehmern eine Nachricht schicken. Des Weiteren werden sich die Lagepläne in der App im Falle von Raumänderungen als nützlich erweisen.

Was es beim Einsatz von Event Management Technologie zum Check-In zu beachten gilt und wie Sie sicher für einen guten ersten Eindruck sorgen, erfahren Sie in Cvent’s Webinar „Der erste Eindruck zählt: Den Check-In vor Ort mit Eventtechnologie beherrschen“. Schauen Sie sich die Aufzeichnung hier an.