11 Dez 2019

Beautiful Places, Perfect Spaces. Wo und wie sich Eventplaner und Hotels heute finden

Ein Gastbeitrag von Selina Gabriel und Stefani Bodza, Europe Marketing Team, Cvent

Beziehungen entstehen heute – sei es privat oder geschäftlich – immer mehr online. So helfen uns Dating-Apps dabei, neue Leute kennenzulernen und Buchungsportale machen das Buchen von Hotels und Flügen für uns einfach und transparent. Auch in der Eventindustrie bieten Online-Plattformen im heutigen Zeitalter einen simplen Weg der Kontaktaufnahme und des Kommunikationsaustausches zwischen Eventplanern und Veranstaltungsorten.

Damit diese Verbindungen, die online entstehen, aber auch langfristig halten und daraus eine langanhaltende Beziehung – sei es ein Event oder sogar eine mehrjährige Geschäftsbeziehung – entsteht, müssen wir uns fragen, was die verschiedenen Parteien eigentlich voneinander erwarten. Wonach suchen Teilnehmer? Was erwarten Eventplaner tatsächlich von einem Veranstaltungsort? Und wonach suchen Veranstaltungsorte eigentlich wirklich?

Wonach suchen Teilnehmer?

Dass Ihre Eventteilnehmer im Mittelpunkt Ihrer Eventplanung stehen sollten, um eine erfolgreiche Veranstaltung auf die Beine zu stellen, ist wohl kein gut gehütetes Geheimnis mehr: Als Eventplaner müssen Sie daher wissen, was Ihre Teilnehmer von Ihrem Event - und damit auch von Ihrem Veranstaltungsort - erwarten. Sind es die Networking- oder doch die professionellen Weiterbildungs-Möglichkeiten, die Ihre Teilnehmer dazu bewegen, zu Ihrem Event zukommen? Ist es der Veranstaltungsort oder sind es doch eher die interaktiven Sessions, die wesentlich zum positiven Eventerlebnis eines Teilnehmers beitragen?

Und aus diesem Grund hat Cvent in Zusammenarbeit mit Edelman über 3.000 Veranstaltungsteilnehmer aus den USA, Großbritannien und Deutschland befragt, was sie eigentlich wirklich dazu bewegt, auf Veranstaltungen zu gehen. Ein interessantes Takeaway: 57% aller deutschen Befragten würden eine Teilnahme eher in Betracht ziehen, wenn der Veranstaltungsort geografisch besser gelegen wäre. Es ist daher wichtig, die Wünsche und Ziele Ihrer Teilnehmer zu kennen und bei der Wahl des richtigen Veranstaltungsortes zu berücksichtigen. Sie möchten noch weiter in die Gedanken Ihrer Teilnehmer eintauchen? Dann können Sie mehr zu diesem Thema in Cvents kostenloser Studie Was denkt der Eventteilnehmer lesen.

Wonach suchen Eventplaner?

Als Veranstaltungsort ist es wichtig zu wissen, wonach Eventplaner suchen, damit Sie diese auf sich aufmerksam machen und langfristig an sich binden können. Cvent hat Eventplaner befragt, was deren häufigste Problemstellen sind. Veranstaltungsorte zu suchen, mit Veranstaltungsorten zu verhandeln, Angebote zu vergleichen und Antworten zusammenzustellen waren die häufigsten Antworten. Zudem sind begrenzte Networking-Möglichkeiten, Lage, Nichtverfügbarkeit von Wunschterminen, Kosten, Größe oder schlechte Erfahrung beim Buchungsprozess alles Gründe, warum ein Eventplaner nicht mehr zu einem bestimmten Veranstaltungsort zurückkehren würde.

Sie als Hotel können zum Beispiel beim Beantworten von RFPs einiges tun, um das Leben der Eventplaner einfacher zu machen. So helfen Sie ihnen beispielsweise, indem Sie schnell handeln und Acht auf Details geben. Seien Sie auch offen und bereit für Änderungen und seien Sie transparent.

Wenn Sie mehr Einblicke in das Kaufverhalten von Eventplanern erhalten möchten, laden Sie sich Cvents kostenlosen Planner Sourcing Report herunter.

Wonach suchen Veranstaltungsorte?

Als letztes stellt sich nun die Frage, was sich Veranstaltungsorte eigentlich von Eventplanern wünschen? Als Eventplaner sollten Sie sich über die Ziele Ihrer Veranstaltung klar sein und diese auch deutlich kommunizieren. Möchten Sie Engagement fördern? Möchten Sie wertvolle Inhalte teilen? Oder zielen Sie vor allem darauf ab, Geschäfte zu schließen? Genau darüber sollten Sie sich bewusst sein, damit der Veranstaltungsort sich entsprechend vorbereiten kann.

Ein kleiner Tipp am Rande: Bleiben Sie flexibel. Je flexibler Sie bei Ihren Bedingungen und Erwartungen an den Veranstaltungsort sind, desto eher können Sie am Ende sogar Bares sparen: So kann bei einem flexiblen Veranstaltungsdatum mit Sonderangeboten gerechnet werden, wenn das Event z.B. in die Nebensaison eines Hotels fällt.

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in Cvents Live Webinar „Wo und wie sich Eventplaner und Hotels heute finden“ am 21. Januar 2020 um 14 Uhr MEZ.

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Selina Gabriel

Selina Gabriel ist als Marketing Associate bei Cvent für die Entwicklung und Durchführung von Marketingkampagnen zur Bewusstseinsbildung und Lead-Generierung in Europa und der DACH-Region verantwortlich, insbesondere um die Umsatzwachstumspläne voranzutreiben. Selina Gabriel ist seit Juni 2019 im Cvent Hospitality Cloud Team tätig, nachdem sie Tourismus studiert und in der Tourismus- und Hotelbranche gearbeitet hatte.

Stefani Bodza

Seit März 2019 ist Stefani Bodza als Marketing Associate bei Cvent im Event Cloud Team für die Lead-Generierung in Europa und der DACH-Region verantwortlich. Nach Vollendung Ihres Masterstudiums und Ihrem CIM Diplom in Marketing, war Stefani Bodza bei Tough Mudder schon selbst auf der Eventplaner-Seite tätig.