Transparenz und Orientierung in der Transformation

Da Technologie jedoch niemals Selbstzweck ist und stets auf die individuellen Bedürfnisse einer Organisation ausgerichtet werden muss, bildet der genaue Blick auf den Status Quo die Grundlage für jegliche strategische oder operative Entscheidung, die langfristig Erfolg haben soll. Als ein wesentlicher Baustein für diese Status-Quo-Ermittlung hat das GCB German Convention Bureau e.V. deshalb seinen eigenen digitalen Reifegrad ermittelt.

Die digitale Transformation ist in vollem Gange. Warum also sollten sich Unternehmen aus dem Ökosystem von Business Events gerade heute mit ihrem eigenen digitalen Reifegrad auseinandersetzen?

Viele Organisationen, die weder zu den „First Movern“ noch zu den „Late Bloomers“ in diesem Bereich gehören, haben vor etwa 20 oder 25 Jahren mit der Einführung erster digitaler Systeme und Programme für ihr Tagesgeschäft begonnen. Angesichts stetig steigender Komplexität, sich wandelnder Kundenbedürfnisse, einer unüberschaubaren Zahl neuer Angebote im Markt sowie der zunehmenden Möglichkeiten durch Künstliche Intelligenz ist in vielen Unternehmen über die Zeit ein komplexes und nicht immer konsistentes Geflecht aus Prozessen, IT-Systemkomponenten und Strategieelementen gewachsen, die inzwischen nur mit einer systematischen Analyse umfassend offen gelegt werden können. Gleichzeitig haben sich die Kompetenzprofile, Affinitäten und Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen mit Blick auf digitale Themen in den zurückliegenden Jahren massiv gewandelt, so dass auch der smarte Einsatz personeller Ressourcen und ggf. notwendige Weiterbildungen im Detail betrachtet werden sollten.

Um die eigene digitale Transformation in diesem Sinne weiter voranzutreiben, ist das GCB im Sommer 2025 in seine digitale Reifegradanalyse gestartet. Anhand der vier Handlungsfelder Strategie, Prozesse, Ressourcen und Systeme ging es zunächst um die zentrale Frage „Wo stehen wir?“.

Der Prozess, an dessen Ende ein übersichtliches Reifegrad-Dashboard stand, umfasste mehrere, aufeinander aufbauende Schritte.

• Zieldefinition und Stakeholder-Mapping:
  Am Beginn des Programms standen zunächst die unternehmensspezifische Zieldefinition, das Mapping der relevanten Stakeholder im GCB sowie die Erarbeitung eines Zeitplans zur Umsetzung der Reifegradanalyse.
• Team-Befragung und Gap-Analyse:
  Eines der Herzstücke der Reifegradanalyse war die Befragung des GCB-Teams anhand eines detaillierten, 55 Fragen umfassenden und anonymisierten Surveys in den genannten vier Feldern Strategie, Prozesse, Ressourcen und Systeme. Besonderheit des Konzepts: die Antworten von Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen werden separat ausgewertet, so dass anschließend eine Gap-Analyse zwischen strategischer Implementierung und operativer Umsetzung möglich ist.
• Tiefeninterviews und Detail-Insights:
  Im Anschluss an die Auswertung der Fragebögen wurden Teammitglieder aus unterschiedlichen Abteilungen zur Durchführung von Tiefeninterviews identifiziert. Ziel war dabei unter anderem die Betrachtung ggf. unterschiedlicher Bewertungen durch Geschäftsführung und Team sowie die explizite Analyse von Entwicklungspotenzialen im digitalen Reifegrad des GCB.
• Management Summary und Quick-Win-Empfehlungen:
  Das Resultat des mehrwöchigen Programms ist eine prägnante Management Summary mit allen wesentlichen Erkenntnissen sowie eine Reihe von Quick-Win-Tipps zur zeitnahen Auflösung identifizierter Pain Points. Darüber hinaus empfehlen die Experten von 123C, mit denen die Analyse im GCB umgesetzt wurde, eine Priorisierung der weiteren Follow-Up-Projekte, um die digitale Transformation mit klar definierten Zielen und Verantwortlichkeiten voranzutreiben.

Die Transformation im GCB bleibt nicht mit dem nun ermittelten digitalen Reifegrad stehen – ganz im Gegenteil: Die vom GCB-Business-Partner 123C umfassend analysierten Stärken und Schwächen bilden die Grundlage für die nächsten Schritte. Entlang der Daten- und KI-Strategie des GCB sowie der GCB Roadmap 2030+ und gemäß des Mottos „Powered by Data, Driven by People“ gehören dazu unter anderem die Analyse der IT-Systemlandschaft sowie die teaminterne Profilstärkung in unterschiedlichen Handlungsfeldern der digitalen Transformation. Das neu formierte GCB Digitalteam treibt diese Prozesse als internes Steuerungsboard gezielt voran.