Hybride Events – das Beste aus zwei Welten

Digitale und hybride Events erleben in der Veranstaltungswelt derzeit einen beispiellosen Boom. Neue Plattformen werden geschaffen, Tools zur Interaktion innerhalb der Communities entwickelt und Teilnehmer-Journeys ganz neu definiert. Grund genug für das GCB, seinen fünften „Digital and Innovation Day“ 2020 dem Thema hybride Events zu widmen. Dabei gingen Expert*innen aktuellen Entwicklungen und Erfahrungen sowie offenen Fragen auf den Grund und gaben den Teilnehmer*innen praktische Tipps für ihren Arbeitsalltag an die Hand.

In diesem Jahr gab es gleich zwei Premieren: Zum ersten Mal fand der #DigiDay20 – anders als ursprünglich geplant – rein virtuell statt. Die Teilnehmer*innen sowie Referent*innen waren remote zugeschaltet. Gestreamt wurde die Veranstaltung live aus dem darmstadtium in Darmstadt. Der #Digiday20 war zudem das erste Event, welches im neuen GCB Virtual Venue umgesetzt wurde. Dort finden künftig vielfältige Veranstaltungen, Seminare und Workshops sowohl des GCB als auch seiner Mitglieder statt. Mit dieser neuen digitalen Plattform bietet das GCB einen virtuellen Raum für Austausch und Wissenstransfer: „Die aktuelle Situation erfordert von uns allen, noch agiler zu sein und gemeinsam an Lösungen zu arbeiten. Die Zeit von Alleingängen ist vorbei, gefragt sind Plattformen für den Austausch“, sagt Matthias Schultze, Managing Director des GCB.

Der #Digiday20 startete mit der Keynote von Catharina van Delden zum Thema Innovationmanagement. Als Mitgründerin und CEO des Softwareunternehmens innosabi aus München ist sie überzeugt, dass Organisationen das Thema Innovation gerade in einer Krise ins Zentrum ihres Handelns rücken sollten. Der Schlüssel für eine erfolgreiche digitale Transformation, die Erschließung neuer Geschäftsmodelle oder die Entwicklung innovativer Produkte und Dienstleistungen liegt dabei vor allem in einem engen Dialog mit den eigenen Kund*innen und dem Aufbau von Communities. Innovation passiert nicht in abgeschotteten Räumen, sondern in offener, agiler Kollaboration und Ko-Kreation – dort, wo Menschen persönlich oder virtuell zusammenkommen.

Dieses „Campfire Gen“ des Menschen griff auch Colja Dams, CEO von VOK DAMS, in seinem Impuls zu den Potenzialen und Erfolgsfaktoren hybrider Events auf. Hybride Veranstaltungsformate können neue Möglichkeiten bieten – wenn sie holistisch gedacht werden. Einer der wesentlichen Vorteile dieses Formats ist es, so Dams, den Teilnehmer*innen die Wahl zwischen beiden Welten zu überlassen. Da digitale und physische Erlebnisse jedoch höchst unterschiedlich sind, ist es für Veranstalter*innen entscheidend, für beide Zielgruppen klare Mehrwerte zu schaffen. In Zukunft benötigen wir eine neue Herangehensweise an Events. Sie müssen neu gedacht und geplant werden. Es geht dabei nicht nur um den Einsatz neuer Tools, sondern um ein agiles Mindset und agiles Eventmanagement.

Die rund 150 Teilnehmer*innen aus ganz Deutschland waren auch remote ganz nah dran an den Expert*innen. Interaktives Herzstück der Veranstaltung waren insgesamt acht exklusive „Meet the Experts“-Sessions, bei denen sich die Teilnehmer*innen in kleinen Gruppen direkt mit den Expert*innen austauschen und fundierte Antworten auf ihre Fragen erhalten konnten. Im Fokus standen unter anderem das User Engagement und die User Experience hybrider Events, ihre Erfolgsmessung, die Lösung technischer Herausforderungen sowie der Einsatz künstlicher Intelligenz und die Rolle von Daten.

Kombinieren hybride Events wirklich das Beste aus zwei Welten? Um diese Frage drehte sich der Impulsvortrag von Tom Ritschel, FORMENFINDER. Die größte Herausforderung bei der Umsetzung von hybriden Events sei es, das Ungleichgewicht der User Experience von Online- und Offline-Teilnehmer*innen aufzulösen. Gelingt dies, können hybride Events die optimale Verbindung beider Welten sein. Von Dramaturgie, Content-Strategien bis zu Teilnehmer*innen-Kommunikation und -Interaktion bei hybriden Events – Tom Ritschel gab einen interessanten Ausblick auf das 2021 geplante GCB-Seminar „Hybride Veranstaltungen konzipieren“ am 2. und 3. Februar 2021. Im anschließenden Impuls zum Thema Erfolgsmessung hybrider Events ging Hannes Putzig, Director Strategic Solutions der VOK DAMS Gruppe, auf die Notwendigkeit eines holistischen Event-Controllings ein. Dabei sei es wichtig, sich vom Sammeln einzelner KPIs zu entfernen und ein Performance Measurement System zu entwickeln, um hybride Events ganzheitlich auswerten zu können. Mit Hilfe eines solchen KPI-Systems auf Basis eines Ziel-Commitments vor dem Event, einer Datengenerierung während des Events und einer Auswertung und Diagnose nach dem Event, können hybride Events ganzheitlich gesteuert, ausgewertet und verglichen werden.

Hybride Events fanden insbesondere in den letzten Monaten vielfach statt – doch ihre wissenschaftliche Evaluation und systematische Analyse ist nach wie vor Neuland. Aus diesem Grund wurde der hybride, räumlich-verteilte Kongress „BOCOM – Borderless Communication“ am 3. September 2020 durch das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO begleitet. Ausgewertet wurden dabei unter anderem die Motivation der Teilnehmer*innen, entweder virtuell oder physisch dabei zu sein, sowie die Auswirkungen eines hybriden, räumlich-verteilten Kongresses auf Wissenstransfer und Interaktion. Die Forschungsergebnisse präsentierte Tilman Naujoks, Fraunhofer IAO, exklusiv in seinem Vortrag beim #DigiDay20. Das GCB stellt die Resultate der Evaluation in Kürze auch der Öffentlichkeit zur Verfügung.

In einer abschließenden Paneldiskussion haben Veranstaltungsorganisator*innen ihre Erfahrungen und Herausforderungen der letzten Monate bei der Organisation von hybriden Events mit den Teilnehmer*innen geteilt und über ihre spezifischen Anforderungen an Locations und Dienstleister berichtet. Eines konnte der virtuelle #DigiDay20 deutlich zeigen: Die Verbindung von Austausch, Wissenstransfer und Interaktion ist auch bei digitalen Events gegeben. Durch Slido-Umfragen während und nach den einzelnen Sessions wurden die Teilnehmer*innen am Bildschirm aktiv in das Event einbezogen und konnten ihre Fragen direkt an die Referent*innen richten. Im Chat des GCB Virtual Venue oder auch bei den „Meet the Experts“-Runden kam zudem auch die persönliche Vernetzung und Interaktion nicht zu kurz. Ein großes Dankeschön gilt unseren Partnern und Sponsoren darmstadtium (exklusiver Location- & Livestream-Partner), Cvent, Xing und Clickit, ohne die der virtuelle #DigiDay20 nicht möglich gewesen wäre.