GCB-Mitgliederversammlung 2020: Hybrid in die Zukunft
Teilnehmende virtuell und vor Ort miteinander verbinden
Die Mitgliederversammlung des GCB German Convention Bureau e.V. am 29. Juni 2020 stellte eine Premiere dar: Neben der Präsenzveranstaltung im Estrel Congress Center in Berlin konnten die GCB-Mitglieder in diesem Jahr nämlich erstmalig auch virtuell an der Veranstaltung teilnehmen – die erste hybride Mitgliederversammlung des GCB war geboren.
Matthias Schultze, Managing Director des GCB, erläuterte das Konzept wie folgt: „Mit der hybriden Mitgliederversammlung sind wir auf die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Mitglieder im „New Now“ eingegangen. Gefragt ist nicht mehr nur eine einzige, monolithische Delegate Journey, sondern das gleichzeitige Angebot von analogen, hybriden und digitalen Formaten. Wir wollten all unseren Mitgliedern die Teilnahme entsprechend ihrer persönlichen Präferenzen ermöglichen.“
Der rechtliche Rahmen für diese Veranstaltung wurde sowohl durch den Berliner Senat, welcher im Juni Veranstaltungen mit bis zu 150 Teilnehmer*innen erlaubte, als auch durch die Bundesregierung, welche im Kontext des Coronavirus erstmalig virtuelle Mitgliederversammlungen ermöglichte, geschaffen. Grundlegend zum Erfolg der Veranstaltung haben aber vor allem auch die Kooperationspartner des GCB beigetragen.
Erfolgreich und sicher im Estrel Congress Center in Berlin
Parallel zur GCB-Mitgliederversammlung 2020 fand auch die Jahreshauptversammlung des Europäischen Verbands der Veranstaltungscentren e.V. EVVC im gleichen Setting statt, so dass auf gemeinsam genutzte Infrastrukturen gesetzt werden konnte.
Für die Präsenzveranstaltung erarbeitete das Estrel Berlin ein umfangreiches Sicherheits- und Hygiene-Konzept, welches den aktuellen Anforderungen mehr als gerecht wurde und allen Beteiligten eine sichere Veranstaltung ermöglichte. So wurde unter anderem jeder Sitzplatz mit einem kleinen reihenverbundenen Beistelltisch ausgestattet, der gleichzeitig als Abstandshalter zwischen den Teilnehmer*innen fungierte. Auch für das Catering wurden vom Estrel Berlin Vorkehrungen getroffen, um Warteschlangen zu vermeiden, Sicherheitsabstände zu wahren und Hygiene auf höchstem Niveau zu bieten.
Bei der Einhaltung der Sicherheitsabstände half auch die Kinexon SafeZone von WR Events, welche sowohl über ein Unterschreiten der Mindestabstände informierte als auch mögliche Infektionsketten nachvollziehbar hätte machen können. Hierfür wurden sogenannte SafeTags verwendet, welche am Lanyard befestigt wurden und miteinander kommunizierten. Sobald der Mindestabstand von 1,5m für mehr als sechs Sekunden nicht eingehalten wurde, ertönte ein akustisches Warnsignal. Zudem wurden diese kritischen Interaktionen verschlüsselt aufgezeichnet, um eine Rückverfolgung der Infektionsketten zu ermöglichen.
Virtuelle Teilnahme im Virtual Venue
Für die virtuellen Elemente der Veranstaltung konnten sich GCB und EVVC auf das Proske Virtual Venue verlassen. In einem virtuellen Veranstaltungshaus konnten die Teilnehmer*innen in unterschiedlichen Räumen online zusammenkommen, die Mitgliederversammlungen verfolgen und sich per Chat- und Kommentarfunktion auch direkt einbringen.
Zudem sorgte die Eventtechnik-Agentur Kickelhain für das einwandfreie Live-Streaming der Veranstaltung und der Technologieanbieter SwarmWorks ermöglichte eine sichere sowie rechtmäßige Stimmabgabe der Teilnehmer*innen vor Ort und online.
Mit hybridem Format den richtigen Nerv getroffen
Das neue Veranstaltungskonzept wurde von allen Beteiligten sehr gut aufgenommen und umgesetzt. Diese zeigte sich auch im Feedback der Teilnehmer*innen. Matthias Schultze führt hierzu aus: „Wir haben viele positive Rückmeldungen erhalten. Die Zahl der Anmeldungen für die persönliche Teilnahme in Berlin wie auch für die virtuelle Mitgliederversammlung zeigen, dass wir mit dem hybriden Format den richtigen Nerv getroffen haben.“