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07 Oct 2016

Auf dem Weg in die Zukunft - die Delegate Journey durch die Morgenstadt

Workshop auf der Morgenstadt Werkstatt des Fraunhofer IAO

Autor: Anke Pruust; Director of Marketing – German Convention Bureau e.V.

Kennen Sie auch dieses Problem: Sie sind zu einer Tagung eingeladen und natürlich sind Sie vorbereitet und haben sich die Adresse der Location notiert. Auf der Anfahrtsskizze fehlt allerdings der entscheidende Hinweis, auf welcher Seite Sie die U-Bahn Station verlassen müssen, um direkt an den Veranstaltungsort zu gelangen. Wie wäre es also, wenn Sie in diesen Fällen einen digitalen Reisebegleiter oder einen persönlichen Reise-Assistenten als Hologramm zur Stelle hätten, der Ihnen mit Rat und Tat zur Seite steht. Das Buzzword an dieser Stelle heißt Delegate Journey.

Veranstaltungen als Innovationstreiber für die Morgenstadt

Welche Touchpoints ergeben sich für Tagungsteilnehmer in der Stadt der Zukunft? Und was können Städte, Veranstalter und andere Akteure tun, um die Customer Experience zu einem Erfolg zu machen? In unserer Session zum Thema "Veranstaltungen als Innovationstreiber für die Morgenstadt" auf der Morgenstadt Werkstatt des Fraunhofer IAO haben wir mit etwa zwanzig Teilnehmern aus Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft Ideen zu diesen Fragen diskutiert. Die interdisziplinäre Veranstaltung mit etwa 280 Teilnehmern fand am 27. und 28. September in Stuttgart statt und diente als interaktives Forum zum Austausch über die Stadt der Zukunft.

Delegate Journey: Wo sind die Berührungspunkte von Tagungsteilnehmern in der Stadt?

Aufgeteilt in zwei Kleingruppen entwickelten die Teilnehmenden in etwa eineinhalb Stunden die Delegate Journey durch die Stadt. Dabei war die erste Herausforderung, sich die Berührungspunkte von Teilnehmern in der jeweiligen Stadt vor Augen zu führen. Erste Kontakte entstehen bereits auf virtueller Ebene, aber vor allem die realen und persönlichen Kontakte vor Ort sind entscheidend für einen Tagungsteilnehmer. Ob Bahnhof, Flughafen, Hotel oder Location - Sie kennen es alle, auf dem Weg zu einer Tagung kommen wir mit vielen verschiedenen Menschen, Örtlichkeiten und Mobilitätslösungen in Kontakt. Was erleben wir oder wie fühlen wir uns dabei? Sind die Menschen freundlich oder genervt? Das alles beeinflusst letztendlich, wie ein Teilnehmer seinen Besuch vor Ort wahrnimmt und wie er darüber berichtet.

Stadt als Gastgeber und Feel-Good Manager: Mehr auf Mood-Management setzen

Wunsch vieler Workshop-Teilnehmer und erfahrener Business-Reisender war, dass sich Städte und Convention Bureaus dieses Thema stärker zu Eigen machen sollten. Digitalisierung und ein guter Webauftritt ist wichtig, aber noch wichtiger ist letztendlich doch der persönliche Kontakt. "Eine Stadt sollte sich noch mehr als Gastgeber verstehen", war ein klarer Wunsch der Workshop-Teilnehmer. Schließlich sind gelungene Kongresse und Tagungen sowie zufriedene Teilnehmer die beste Werbung und gleichzeitig ein zentrales Argument für die Stadt, um ihre Destination zu vermarkten.

Für die Stadtplanung der Zukunft bedeutet das, ein verstärktes Augenmerk auf die Inszenierung der Stadt und den Wohlfühlcharakter zu legen. Auch auf neue Bedarfe wie Coworking Spaces oder Public WLAN Spots muss im Zuge von sich etablierenden New Work Formaten reagiert werden. Vielleicht gilt es auch zukünftig nicht nur seine Kongresszentren und Hotels zu vermarkten, sondern auch neue sogenannte "Unorte" als Veranstaltungslocations anzubieten.

Der digitale Reisebegleiter als Rundum-sorglos-Paket auf dem nächsten Business Trip

Unabhängig voneinander entwickelten die beiden Arbeitsgruppen letztendlich zwei spannende Lösungen für die Morgenstadt: Ein digitaler Reisebegleiter in App oder Holografie-Form sollen die gesamte Delegate Journey abbilden und als persönlicher Berater zur Seite stehen sowie mögliche Fragen beantworten. Da es bereits verschiedenste Formate wie TripAdvisor, Airbnb oder ähnliche Angebote gibt, muss der persönliche Reise-Assistent alle Bedarfe in einer App abdecken und die anderen bereits bestehenden Apps darin integrieren.

Zudem sollte nicht nur die Delegate Journey, sondern auch die Customer Experience etwa in einer Timeline abgebildet werden, um Erlebnisse und Eindrücke direkt vor Ort in Form von Bildern, Videos und Kommentaren zu sharen. Tolle Ideen, doch wie lässt sich das in der Realität finanzieren? Auch hierüber hatten sich die Teilnehmer bereits Gedanken gemacht: Die Stadt könnte ein Rundum-sorglos-Paket anbieten, das von interessierten Teilnehmern entsprechend bezahlt werden müsse.

Tolle Impulse und spannende Ideen - wir freuen uns auf die Stadt der Zukunft

Nach drei Stunden intensivem Brainstorming haben wir uns besonders über die positiven Rückmeldungen der Teilnehmer gefreut: "Die guten Impulse und der Austausch mit alten und neuen Bekannten haben mir besonders gefallen. Ich hoffe, dass die Sichtweisen und spannenden Erkenntnisse aus dem Workshop weiter verfolgt werden.", sagt Tamara Bebion von der Deutschen Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen. Und auch der Leiter des MICE-Projekts Henning Deuter von der Ruhr Tourismus GmbH war begeistert von dem Workshop: "Die Kombination aus Stadtentwicklung und Veranstaltungsplanung ist ein hochspannendes Thema. Viele Berührungspunkte wie Mobilität etc. waren mir schon klar, aber durch den Workshop sind nochmal einige andere spannende Perspektiven und Aspekte aufgekommen."

Wir sind also zurück gefahren mit guten Impulsen und Ideen im Gepäck. Zurück von der Morgenstadt arbeiten wir aber auch über diesen Workshop hinaus in unserem Innovationsverbund zum "Future Meeting Space" mit dem Fraunhofer IAO zusammen an der Zukunft. Neue Ergebnisse zum Meetingraum der Zukunft werden am 13. Oktober 2016 veröffentlicht.

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