Grobplanung

Verbandskongresse in Deutschland planen

Grundsätzlich sind im Vorfeld eines Kongresses folgende Dinge zu recherchieren und festzulegen:

1. Erstellung des Kongressprofils
   • Thema, Ziel
   • Dauer des Kongresses und der Ausstellung (inkl. Auf- und Abbautage)
   • Termin - sollte sich nicht mit anderen Branchentreffen überschneiden, örtliche Veranstaltungen, z. B. Messen beachten
   • Zuständigkeiten bei der Organisation innerhalb des internationalen und nationalen Verbandes
   • Programmablauf (zeitliche Abfolge, Abendveranstaltungen, Pre- bzw. Posttouren, etc.)
   • Anzahl der Abstracts
   • Eingeladene Redner
   • Räumliche Anforderungen (Anzahl der Meetingräume, Benötigte Fläche für Ausstellungen, etc.)
   • Technische Anforderungen des Kongresses
   • Anforderungen an die Infrastruktur des Veranstaltungsortes
   • Vorauswahl möglicher Regionen oder Orte passend zum Kongressprofil
2. Erstellung Teilnehmerprofil
   • Zusammensetzung der Besucher - Zielgruppen
   • Teilnehmerländer (Visaformalitäten)
   • Geplante Teilnehmerzahl
   • Begleitpersonen
3. Erstellung eines Kongressbudgets
   • Kostenaufstellung
   • wer trägt welche Kosten?
   • Erlöse (aus Teilnehmergebühr, Ausstellung, Sponsoren)
   • Weitere Finanzierungsmöglichkeiten recherchieren, z. B. Förderprogramme von Stiftungen und Gesellschaften, öffentliche Mittel
   • Steuerrechtliche und Rechtliche Fragen klären
4. Aufgabenverteilung innerhalb des Verbandes
   • Festlegung, für welche Aufgaben das International Committee und das National Committee zuständig sind
   • Ernennung eines wissenschaftlichen Komitees
   • Festelegung, welche Aufgaben verbandsintern übernommen werden und welche an eine professionelle Kongress-Agentur übergeben werden
5. Kooperation mit der gesamten Branche
   • Die Branche sollte als Partner hinter dem Kongress stehen und entsprechend unterstützen. Nur so ist ein Erfolg gewährleistet

Feinplanung

Planung eines Internationalen Verbandskongresses

Weitere Planungsschritte

Aufbauend auf das aufgestellte Kongress- und Teilnehmerprofil folgt die Planung

1. eines Veranstaltungsortes und der entsprechenden Veranstaltungsstätten

Sollten aus branchenrelevanten oder sonstigen Gründen die Städte nicht festgelegt sein, empfiehlt es sich, mehrere Städte um ein umfangreiches Angebot zu bitten.

• Bei der Auswahl entsprechend dem Veranstaltungsprofil ist Ihnen das GCB behilflich – berät Sie und holt Angebote ein. Anfragen an info@gcb.de
• Ohne Unterstützung des GCB empfehlen wir, sich an die Städtischen Convention Bureaus zu wenden, die Ihnen umfangreiche Angebote der Stadt zusammenstellen können. Adressen der Städte finden Sie unter http://www.gcb.de/

Um die geeignete Stadt für Ihren Kongress auszuwählen, sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Kongressprofil
• Höhe des Budgets
• Verkehrsanbindungen entsprechend der Herkunft der Kongressteilnehmer
• Infrastruktur in der Stadt
• Dienstleistungsinfrastruktur
• Kapazitäten der Veranstaltungsstätte sowohl für den Kongress als auch für die Ausstellung
• Hotelkapazitäten in unterschiedlichen Kategorien
• kulturelles Angebot der Stadt, landschaftliche Umgebung
• Sicherheitsaspekt, Kontrollen, etc.

Weiterhin ist je nach der Größe des Kongresses zu klären, in welchen Räumlichkeiten dieser stattfinden soll:

• Hotel
• Kongresszentrum
• Messe
• oder in einer sog. Special Location (z.B. in einer alten Brauerei)

Anregungen und Hilfe bei Ihrer Suche finden Sie u.a.

• beim German Convention Bureau: 
• nutzen Sie unsere Online-Suche nach Tagungsorten
• bei den Kongressbüros der Städte
• in Verzeichnissen wie Hoppenstedts Tagungsorte

Nach Angebotseingang und der Auswertung empfehlen wir, sich die Stadt, die Veranstaltungsräumlichkeiten, die Hotels, etc. vor Ort anzusehen (Site Inspection). Zur Vorbereitung sollten Sie einen Fragenkatalog erstellen. Eine Checkliste finden Sie hier.

Nach der der Site Inspection sollten Sie Kenntnis haben über:

• ihre kompetenten Ansprechpartner
• Kapazitäten
• Buchungskonditionen, Zahlungsmodalitäten,
• Allgemeine Geschäftsbedingungen
• vorhandene Konferenztechnik
• Liste lokaler Lieferanten
• Ideen für die Rahmenprogrammgestaltung
• Referenzen

 

2. Veranstaltungsdatum

Nachdem Sie sich für eine Stadt und eine Veranstaltungsstätte entschieden haben, sollten Sie schnellstmöglich ein Datum festlegen.
Beachten Sie hierbei:

• andere Branchenveranstaltungen
• Veranstaltungen in der ausgewählten Stadt
• Messen – besonders in Deutschland sind bestimmte Daten aufgrund der Messen schon viele Jahre im Voraus nicht mehr verfügbar

3. Detailliertes Kongressbudget

Aufstellung aller möglichen Kosten. Dabei hilft ihnen dieses Kongressbudget

• Erlöse aus Teilnehmergebühren, Ausstellung, Sponsoring
• Evtl. Merchandising
• Öffentliche Zuschüsse und Subventionen von der Deutschen Forschungsgesellschaft, DFG (Link DFG) oder durch Stiftungen (Link Stifterverband)
• Steuerrechtliche und rechtliche Bestimmungen
• Beiträge ortansässiger Wirtschaftsverbände oder Firmen
• oftmals erhalten Sie auch Unterstützung durch die Stadtverwaltung z.B. mit einem Sektempfang beim Bürgermeister
  Unterstützung von Airlines
• Organisation der Buchhaltung
• Profitaufteilung

Denken Sie auch an eine mögliche Rückforderung der Mehrwertsteuer für ausländische Tagungsteilnehmer! Informationen und Ansprechpartner finden Sie unter http://www.meridianvat.com/ oder http://www.taxfree.se/.

4. Detaillierte Zeitplanung

Erstellen Sie sowohl für die Organisation im Vorfeld und die Nachbereitung als auch für das Kongressprogramm einen Zeitplan. In der Vorbereitungsphase sollte der Plan alle wichtigen Termine und Deadlines beinhalten. Darüber hinaus wird darin festgehalten, wer für die Aufgabe und damit für die Einhaltung des Termins verantwortlich ist.

Für den Kongress selbst empfiehlt es sich, einen Regieplan festzulegen. In diesem sind sowohl Auf- und Abbau als auch der gesamte Programmablauf inklusive der Verantwortlichen dokumentiert.

 

5. Auswahl der Dienstleister

Mit welchen professionellen Dienstleistern wollen Sie zusammen arbeiten? Dies richtet sich danach, welche Aufgaben Sie bei der Organisation selbst übernehmen wollen und welche Sie extern vergeben wollen. Hier ein Überblick:

Kostenlose Hilfestellung

Nationale oder städtische Kongressbüros (National/City Convention Bureaus)
Sie bekommen dort kostenfreie Hilfe bei der Suche nach einer geeigneten Tagungsstätte und neutrale Beratung. Auch die Zusammenstellung eines BidBooks ist kostenfrei. Viele städtische Convention Bureaus bieten darüber hinaus auch kostenpflichtige Dienstleistungen an, wie z. B. die Vermittlung von Hotelzimmern für Ihren Kongress, Teilnehmerregistrierung, u. a.
Die Convention Bureaus finanzieren sich meist durch die Stadt oder durch Mitglieder und Sponsoren. Informationen zu den städtischen Convention Bureaus in Deutschland finden Sie auf unserer Website.

Gesamte oder teilweise Organisation

Professional Congress Organizers, PCOs
Diese Agenturen sind auf die Planung und Organisation von Kongressen spezialisiert. Angefangen von der Suche nach der geeigneten Veranstaltungsstätte bis hin zu Sponsoring-Konzepten, Budgeterstellung, Teilnehmerwerbung, Registrierung, Hotelzimmervermittlung, Rahmenprogramme, usw. – ein PCO kann Ihnen den gesamten Kongress organisieren oder Teil-Arbeiten abnehmen.
Eine Liste ausgewählter Agenturen finden Sie auf unserer Website unter http://www.gcb.de/. Alle PCOs, die im GCB Mitglied sind, müssen bestimmte Qualitätskriterien erfüllen. Näheres zur Arbeit mit einem PCO finden Sie unter www.gcb.de/pco.

Auslagerung von Einzelaufgaben

Technikanbieter, Übersetzungsdienste, Hostessenservice
International erfahrene Unternehmen in dieser Sparte finden Sie auf unserer Website im Bereich "Kongressdienstleister". Kongresszentren und Hotels haben oft ihre eigenen Dienstleister und/oder führen Listen von Unternehmen, mit denen sie regelmäßig zusammenarbeiten.

Official Carrier
Bei großen Kongressen, lohnt es sich eine Airline als Official Carrier zu wählen. Über das GCB können Sie Kontakt mit der Deutschen Lufthansa aufnehmen, die einen attraktiven „official carrier“ Vertrag anbietet. Folgende Anforderungen sollte der Kongress mindestens erfüllen:

- Die Veranstaltung muss in Deutschland stattfinden.
- An dem Kongress sollten mindestens 500 Personen teilnehmen.
- Mehr als 50% der Teilnehmer müssen aus nicht europäischen Ländern kommen.

Alle Verhandlungen werden nach Weiterleitung des GCB direkt mit der Lufthansa geführt.

Incoming-Agentur/Destination Management Company (DMC)
Diese Agenturen übernehmen überwiegend die Aufgaben vor Ort, wie z. B. Hotelzimmervermittlung, Organisation von Bustransfers, Rahmenprogramme u. Ä.. Listen dieser Agenturen erhalten Sie bei den städtischen Convention Bureaus.

Reisebüro
Je nach Reisebüro werden Flugbuchungen, Hotelzimmervermittlung, Organisation von Rahmenprogrammen übernommen. Manche Reisebüros haben mittlerweile angegliederte Veranstaltungsagenturen.

Event-Agentur
meist speziell für außergewöhnliche Rahmenprogramme, Präsentationen und Abendveranstaltungen.

Werbe-, PR-Agentur
übernimmt meist nur die Bewerbung des Kongresses, Herstellung von Broschüren, Programmen, etc. und die Pressearbeit.

Messebau
Messebauer finden Sie  beim FAMAB – Fachverband Konzeption und Dienstleistung für Messe und Event e. V.

 

6. Wissenschaftliches Programm

Das wissenschaftliche Programmkomitee entscheidet über folgende Punkte:

1. Konzeption bzw. Struktur

• Workshops
• Vorträge
• Diskussionen
• Poster Sessions, etc.

2.  Zeitlicher Ablauf des wissenschaftlichen Programms inkl. Pausen

• Koordination der Einzelbeiträge (Abstracthandling)
• Manuskripte anfordern (call for papers)
• on-line?
• Auswahlkriterien zur Akzeptanz der Manuskripte/Vorträge
• Art der Präsentation (siehe oben)

4. Referenten/Redner/Moderatoren

• Kosten (Anreise, Übernachtung, evtl. Honorar, etc.)
• Voraussetzungen
• offizielle Einladungen an bestimmte Redner (evtl. Agentur beauftragen)
• Betreuung der Redner