Tipps & Tricks

Individuelle Planung einzelner Aspekte

Der Termin:
Vermeiden Sie Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen der Branche oder vor Ort und Messen. Detaillierte Informationen finden Sie unter:  http://www.auma.de  oder  http://www.expobase.com

Denken Sie auch an Feiertage  und Schulferien  http://www.kmk.de.

Der Veranstaltungsort:
Welche Faktoren bestimmen Ihre Wahl:

• Veranstaltungsprofil
• Erwartungen der Teilnehmer
• Budget
• Angebot an Hotellerie und Gastronomie
• (inkl. Kapazitäten)
• Verkehrsanbindung
• kulturelles Angebot
• Dienstleistungsinfrastruktur
• Landschaftliche Umgebung und Klima
• usw.

In welchen Räumlichkeiten soll die Veranstaltung stattfinden?

• Hotel
• Kongresszentrum
• Messe
• oder in einer sog. Special Location (z.B. in einer alten Brauerei)

Anregungen und Hilfe bei Ihrer Suche finden Sie u.a.

• beim German Convention Bureau:  nutzen Sie unsere Online-Suche nach Tagungsorten
• bei den Kongressbüros der Städte
• in Verzeichnissen wie Hoppenstedts Tagungsorte
  

Request for Proposal:
Senden Sie Ihr Anforderungsprofil dann an potentielle Destinationen bzw. nutzen Sie für Ihre Tagungsanfrage in Deutschland doch unsere Online Suche. Sie können Ihr RFP dann direkt an die entsprechenden Hotels/Locations senden.

Site Inspection:
Wählen Sie aus den Ihnen vorliegenden Angeboten 2 – 3 aus und besuchen Sie die Tagungsstätten persönlich.

Zur Vorbereitung erstellen Sie am besten eine Checkliste mit Ihren Fragen.

Im Ergebnis Ihrer Site Inspection sollten Sie vor allem über folgende Informationen verfügen:

• kompetente Ansprechpartner
• Kapazitäten
• Buchungskonditionen, Zahlungsmodalitäten,
• Allgemeine Geschäftsbedingungen
• vorhandene Konferenztechnik 
• Liste lokaler Lieferanten
• Ideen für die Rahmenprogrammgestaltung
• Referenzen
  

Die Programmplanung:

Auf diese Punkte sollten Sie achten: 

• Erwartungen der Teilnehmer
• verfügbare Zeit
• Budget
• ein ausgewogenes Verhältnis von Spannung & Entspannung
• Möglichkeiten des Informationsaustauschs zwischen den Teilnehmern
• Flexibilität:  Lassen Sie Spielraum für Unerwartetes!
• Kreativität: Achten Sie auf Abwechslung, gehen Sie
• neue Wege!

Fachprogramm:
Zu welchen Themen sollen welche Referenten sprechen?
Wer moderiert z.B. eine Podiumsdiskussion?
Werden Workshops angeboten?

Ansprechpartner bei Ihrer Suche nach geeigneten Referenten, Rednern und Moderatoren finden Sie z.B.

• in Ihren Fachverbänden
• bei einer professionellen Rednervermittlung

Beziehen Sie die Teilnehmer aktiv in Ihre Planung ein! Denken Sie auch an neue Konzepte wie Open Space!

Rahmenprogramm:
Ob als offizieller Teil des Kongresses oder für Begleitpersonen parallel zu den Fachveranstaltungen– das Spektrum ist groß!

klassisch mit:

• Stehempfang (Get-together)
• Bankett
• Konzert
• Stadtbesichtigung
• ...

oder auf neuen Wegen mit:

• Mittelalterlichem Fest in Historischer Kulisse
• Barbecue-Abend
• Entspannungsprogramm
• Ballonfahrt
• Golf-Kurs
• ...

Hilfe & Anregungen erhalten Sie auch durch

• unsere Incentive- Angebote
• örtliche Fremdenverkehrs- bzw. Kongressbüros
• Incoming- und Event-Agenturen
• Ihr Tagungshotel
  

Das Catering:

Von der Pausenversorgung bis zum abendlichen Bankett – entscheidend ist die Qualität.
Dazu gehören z.B.:

• die Wahl der Speisen: regional typisch, exotisch oder allgemein beliebt?
• die Form der Darreichung: Menü oder Büffet, Stehimbiss
• das Angebot an Getränken: während der Tagung, in den Pausen, zu den Mahlzeiten
• die verfügbare Zeit
• das Ambiente im Restaurant: Beleuchtung, Dekoration, Akustik
• der Service

Lassen Sie sich auch vom Bankett-Team vor Ort beraten!

Beachten Sie bei Ihrer Planung die „Funktion“ der einzelnen Mahlzeiten, d.h. welcher Rahmen ist angemessen?

• repräsentativ oder sachlich geschäftlich
• kommunikativ oder entspannt

Planen Sie ausreichend Zeit für die Mahlzeiten ein!

Koordinieren Sie die Speisepläne zu den einzelnen Gelegenheiten! So verhindern Sie eine Wiederholung!

Am Tag der Veranstaltung:

Delegieren Sie Aufgaben in Ihrem Organisationsteam – Sie können nicht an allen Orten gleichzeitig sein!

Machen Sie eine letzte Ablaufkontrolle mit den Verantwortlichen!

Überprüfen Sie noch einmal:

• Räumlichkeiten
• Beschilderung
• Technik
• Menüplan
• Dekoration
• etc.
  

Die Nachbreitung:

Auch an die Nachbereitung müssen Sie schon vorher denken!
Dazu gehört:

• Veröffentlichung von Pressemeldungen, Fotos, Dokumentationen zur Veranstaltung (Poster, Proceedings,...)
• Auswertung der Teilnehmerbefragung
• interne kritische Nachbesprechungen zum Verlauf der Veranstaltung
• Berichterstattung (Protokolle, Teilnehmerstatistiken, Ausstellerlisten, Sponsoren)
• Abrechnung der Ausgaben und Einnahmen, Cash-Flow-Analyse, Budgetanalyse
• Dankeschön-Schreiben an die Beteiligten

Multi-Media zur Unterstützung Ihrer Arbeit:

Das Angebot moderner Informations- und Kommunikationstechnik umfasst z.B.

• Software zur Tagungsplanung
• Registrierungs- und Hotelreservierungssysteme
• das Internet

Bei größeren Veranstaltungen erleichtern Kongress-Informationssysteme die Kommunikation zwischen den Beteiligten.

Vorteile einer eigenen Internetseite sind u.a.

• zusätzliche Werbefläche für Sponsoren
• Zeit unabhängiger Zugriff auf aktuellste Informationen zur Veranstaltung

 

Checklisten im Überblick