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Tipps & Tricks zur Tagungsplanung

Sie planen eine Tagung oder einen Kongress? Die Komplexität einer solchen Organisation wird oftmals unterschätzt. Von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung sind viele Einzelheiten zu beachten.

In unserer Broschüre: "Meetings planen in Deutschland. Ein GCB-Leitfaden" finden Sie Antworten auf die Fragen:

Wie steigt man am sinnvollsten in die Planung einer Tagung oder eines Incentive-Programms ein? Wie findet man die passende Destination? Was ist bei einem Request for Proposal (RfP) zu beachten? Und was macht gerade Deutschland als Veranstaltungsort für Tagungen, Kongresse, Incentives und Events so attraktiv?

Darüber hinaus haben wir hier ein paar Texte und Links für Sie zusammengestellt, die Ihnen die Organisation Ihrer Veranstaltung erleichtern können.

Arbeiten mit PCOs
Um eine Veranstaltung zum Erfolg werden zu lassen, ist eine professionelle Organisation notwendig. Auf diesen Seiten finden Sie Anregungen und Hilfen, die Sie bei der Durchführung unterstützen und Sie erfahren, wann es sinnvoll ist einen PCO zu verpflichten.

 

Ihre grundsätzlichen Planungsinstrumente

Ihre Aufgabe wird wesentlich einfacher sein, wenn Sie zunächst einige Managementhilfen zusammentragen.

Das erste ist das sogenannte „Veranstaltungsprofil”:
Es fasst die Veranstaltung kurz zusammen und beantwortet jedes Wer? Was? Wann? Warum? Wie? und Wo? Deshalb enthält es Daten, Zahlen, Ziele und - als Wichtigstes - Angaben über den Organisator (Sie!).

Das zweite ganz entscheidende Dokument ist das „Teilnehmerprofil”. Dies gewährt Ihnen einen Einblick in Ihre „Kunden“, jene Zielgruppe also, für die die Veranstaltung stattfindet. Jeder, der an dieser Veranstaltung arbeitet, muss den Besuchertyp kennen, um einen maßgeschneiderten Service bieten zu können. Machen Sie also allgemeine Angaben zu Alter, Geschlecht, Beruf, Nationalität, Sprache und dem Grund, aus dem die Teilnehmer zusammenkommen.

Sobald Sie mit der Planung beginnen, gibt es ein Dokument, das Sie so gut wie nie aus der Hand legen werden: das „Veranstaltungsbudget“.

Nutzen Sie unser Kongressbudget zur Erstellung Ihres eigenen Budgetplans!

Denken Sie beim Thema Budget auch an eine mögliche Rückforderung der Mehrwertsteuer für ausländische Tagungsteilnehmer! Und an eine Veranstaltungsversicherung, die bei evlt. Schäden einspring.

Ihr wichtigstes Werkzeug dürfte der „Aktionsplan” sein. Hier wird alles aufgeführt, was wann von wem gemacht werden muss.
Auch hier haben wir ein Dokument für Sie vorbereitet [PDF]…

Marketing
Für die Organisatoren von Verbändeveranstaltungen und kommerziellen Veranstaltungen kann erfolgreiches Marketing über Erfolg und Misserfolg, über Gewinn und Verlust entscheiden. Effektive Werbung kann Firmenveranstaltungen auch dann erfolgreicher machen, wenn die Teilnahme Pflicht ist.

Nutzen können Sie die verschiedensten Medien z.B.

• Anzeigen und Pressemeldungen in
• Fachzeitschriften der Zielgruppe
• der Regionalen Presse
• Pressekonferenzen
• Messen
• das Internet
• Veranstaltungsverzeichnisse
• ähnliche Veranstaltungen
• Mailings
• Fahnen
• Poster
  

Thema und Stil der Veranstaltung sollten sich auch in der Art und Qualität Ihrer Drucksachen zeigen!

Individuelle Planung einzelner Aspekte