Full Service aus einer Hand

Leistungen von Incentive-Agenturen

Eine Auflistung von Incentive-Agenturen im GCB finden Sie hier >

Eine Incentive / Event-Agentur ist ein Unternehmen, das sich auf die Planung, Koordination und Durchführung von Incentives und außergewöhnlichen Veranstaltungen (Events) spezialisiert hat. Häufig sind diese Agenturen darüber hinaus Incoming-Spezialisten für ein Land oder eine Region und bieten daher auch Leistungen einer Destination Management Company (DMC) an (wie Transport, Hotelbuchungen, Restauranttipps etc.)

Mit langjähriger Branchen- und Landesexpertise, weltweiten Kontakten und Netzwerken sowie der Erfahrung in der Organisation von landestypischen Programmen unterstützen und beraten Incentive- und Eventagenturen ihre Kunden über den gesamten Veranstaltungsprozess - von der ersten kreativen Ideenfindung bis zur Evaluation nach der Veranstaltung.

Die Agenturen stellen mit ihrem Insiderwissen über die Erwartungen ihrer Kunden und über die Wünsche der Gäste sicher, dass alles nach Plan läuft. Dabei bleiben sie aber diskret „hinter den Kulissen“, damit sich ihre Kunden als Gastgeber ausschließlich um die geladenen Gäste kümmern können.

Qualifizierte Incentive- und Eventagenturen verhandeln als Großhändler günstige Konditionen und können diese an ihre Kunden weitergeben. So können auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmte Programme und nachhaltige Erlebnisse kreiert und dabei viel Zeit und Kosten gespart werden. Denn eine Agentur bietet ihren Kunden einen erheblichen Mehrwert und Ressourceneinsparungen bezüglich Recherchearbeiten, Verhandlungen, Planung und natürlich der Veranstaltungskoordination vor Ort.

Die Vorteile in der Zusammenarbeit mit einer Agentur im Überblick

• One face to the customer - der Kunde hat mit der Agentur nur einen Ansprechpartner für die Abwicklung und alle Fragen rund um die Veranstaltung.
• Stellvertreter, die Agentur kennt die Zielsetzungen seiner Kunden, vertritt deren Interessen und kommuniziert die Unternehmensbotschaften.
• Deutliche Zeitersparnis bei der Realisation von Projekten jeder Größe.
• Qualitätssicherung durch Know How und bewährte, langjährige Partnerschaften.
• Günstige Konditionen durch Großeinkauf der Incentive- und Eventagenturen.
• Spezialisierung auf Meetings, Incentives, Kongresse und Events (MICE).
• Landeskenntnis, durch die ein landestypisches, authentisches Ausflugs- und Rahmenprogramm sichergestellt ist.
• Zeitersparnis bei der Suche nach qualifizierten Dienstleistern und Partnern vor Ort.
• Flexibilität: die Kunden bestimmen das Ziel und die Agentur bringt sie je nach Wunsch auf direktem oder auch ungewöhnlichem Weg dorthin.
• Sicherheit durch sorgfältige Überwachung aller gebuchten Services sowie landessprachliche Ansprechpartner und Koordinatoren vor Ort durch die Agentur. Es wird nichts dem Zufall überlassen.
• Einfachheit, denn eine gute Agentur übernimmt alle Vertragsabschlüsse mit lokalen Partnern, kommuniziert klar mit Lieferanten und verfügt über die Kenntnis der lokalen und nationalen Gesetze, den Schutz durch Versicherungen sowie Lizenzen und Genehmigungen.

Als Experten kennen Incentive- und Eventagenturen / DMCs Seiten von Land und Leuten, die selbst „Einheimische" manchmal noch nicht kennen, denn ein guter DMC weiß alles, was es über die gastgebende Stadt zu wissen gibt - durch stetige Recherche sowie Information und Erfahrungsaustausch auf Branchenmessen kennt ein DMC die typischen Locations, aber auch alle Geheimtipps seiner Stadt!

Incentive- und Eventagenturen stellen ihren Kunden mehrere Möglichkeiten in unterschiedlichen Budgetrahmen für erfolgreiche Incentives vor. Ob in der Luft, auf dem Wasser, in den Bergen, am Strand oder in den modernen Metropolen - vom luxuriösen Premium-Incentive zum einzigartigen Outdoor-Abenteuer.

Ideenfindung

• Kundenanalyse und Bedarfsanalyse
• Aufstellung und Bewertungen der Wirkungsweisen unterschiedlicher Maßnahmen
• Mottokreationen / Storytelling

Beratung und Konzeption

• Erstellung von budgetkonformen Kostenkalkulationen mit transparenter Kostenaufstellung
• Visualisierungen und Präsentationen
• Abstimmung von Inszenierungen und Dramaturgien (Entertainment und Inhalte)
• Planung und Durchführung von Vorreisen und Fam-Trips

Planung, Koordination & Supervision
Eine Incentive- und Eventagentur sorgt für einen perfekten, reibungslosen Veranstaltungsablauf vor Ort durch besondere Destinationskenntnisse, Insiderwissen und Branchenerfahrung sowie in der Zusammenarbeit mit lokalen und globalen Netzwerken.

• Begleitung, persönliche Betreuung und Koordination vor Ort durch mehrsprachigen Projektleiter
• Travel Management & Ticketing (An- und Abreise der Gäste)
• Logistik, Infrastruktur & Transporthandling (auch Unterstützung bei Zoll-, und Einreise-Formalitäten)
• Auswahl und Buchung ausgewählter Hotels vor Ort
• Auswahl und Realisierung von individuellen Rahmenprogrammen & Ausflügen
• Locationscouting sowie Restaurantempfehlungen
• Koordination der Transfers vor Ort
• Auswahl, Koordination, Buchung und Briefing von Event- und Messepersonal (Guides & Stadtführer, Hostessen, Chauffeure, Servicekräfte, Dolmetscher, Securities, etc.)
• Catering- und Gastronomiesupport
• Entertainment-Programme (Musiker, Artisten, Künstler aus aktuellen Datenbanken)
• spezielle VIP-, Referenten- & Künstlerbetreuung
• Erstellung von Bestuhlungsplänen und Ideen-Scribbles
• Dekorationskonzepte und Anmietung von Equipment sowie Licht-, Bühnen- und Tontechnik
• EDV-gestütztes Teilnehmermanagement (auch Online in Echtzeit)
• Text und Gestaltung von eventbegleitender Kommunikation
• Gestaltung und Produktion von Präsenten, Werbemitteln und Corporate Fashion
• Versicherungen (Veranstalterhaftpflichtversicherung, Reiserücktrittsversicherung, etc.)
• Überwachung der Einhaltung aller gesetzlichen Veranstaltungsvorschriften

Finanzmanagement

• Budgetcontrolling
• Berechnung und Messung des Return on Investments
• VAT-Refund in Kooperation mit Taxback International (TBI)
• Sponsoringmaßnahmen und Sponsorenakquise

Projektnachbereitung

• Dokumentation (Film- und Fotoaufnahmen)
• Erinnerungsaktionen
• Evaluierung/ Erfolgskontrolle
  

(© be frank-eventsupport GmbH )

Incentive-Agentugen